شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- سبك هاي و روش هاي مختلفي براي برقراري ارتباط وجود دارد. در حالي كه هيچ سبك ارتباطي برتر از ديگري نيست، انتخاب سبك غلط براي مخاطبان نه تنها مانع از گوش دادن فعال مي شود، بلكه مي تواند به طور كامل تلاش هاي ارتباطي شما را از بين ببرد.
 

تقريبا همه به يكي از چهار سبك ارتباطي زير بر اساس نيازها و انتظارات خود مي رسند:

    تحليلي - تاكيد بر روي داده هاي سخت، تعداد واقعي، آمار و حقايق.
    بصري - اجتناب از جزئيات غير ضروري و تمركز بر روي تصوير بزرگ.
    عملكردي - جزئيات مهم، جدول زماني، فرآيندهاي خاص و برنامه هاي جامع.
    شخصي - ارتباطات غيركلامي و روابط انساني.
 

فهرست اشتباهات ارتباطي ما شاغلان روابط عمومي بسيار زيادند. اينجا هشت اشتباه رايج ارتباطي معرفي مي شود:

1. به احساس ارزشمندي و اعتماد همكاران و مخاطبان خود بي توجه هستيد.
همكاران و مخاطبان شما مي خواهند احساس ارزشمندي و اعتماد داشته باشند و اشتباهات ارتباطي قطعا باعث مي شود آنها احساسات واقعي شان را بروز ندهند.

اگر همكاران رفتارهاي غير قابل اعتماد از خود نشان مي دهند، لازم است فضاي مناسب براي از بين بردن فضاي بي اعتمادي فراهم شود. بي توجهي به انتقادات و خواسته هاي برحق ايشان تنها منجر به خشم و انحراف و هزينه هاي بسيار زياد مي شود.
 

2. از خود واكنشهاي احساسي بروز مي دهيد.
 واكنشهاي احساسي از هر طريقي كه صورت گيرد مي تواند به اعتبار سازمان شما آسيب برساند.

شاغلان روابط عمومي بايد يك شنونده فعال و ارتباط دهنده باشند. آنچه را كه همكاران شما مي گويند به رسميت بشناسيد، بنابراين آنها احساس ارزشمندي مي كنند و شنيده مي شوند.

پنج اصل زير را براي گوش دادن استفاده كنيد:
    دريافت - پيام را بشنويد.
    درك - تفسير و پردازش پيام و  درك آن.
    ارزيابي - افكار و عقايد خود را در مورد اطلاعاتي كه قبلا شنيده ايد، شكل دهيد و ارزيابي كنيد.
    به ياد داشته باشيد - اطلاعات را به عنوان يك مرجع براي آينده حفظ كنيد.
    پاسخ - بازخورد ارائه دهيد.
 

3. به ارتباطات يكپارچه توجه نمي كنيد.
ارتباطات الكترونيكي و پيام هاي متني به طور چشمگيري كمك مي كند تا ارتباطات خود را سريعتر و ساده تر انجام دهيد. با اين حال، رمز ايجاد و حفظ يك ارتباطات قوي دوطرفه نيازمند پياده سازي و بكارگيري يك سيستم ارتباطات يكپارچه است.

 ارتباطات يكپارچه، سيستم‌هاي جدا از هم ارتباطي، رسانه‌ها، ابزارها و نرم‌افزارهايشان را با هم بكار مي‌گيرد.

4. پيگيري نمي كنيد.
درست است كه همه ما اشتغالات فراواني داريم، اما عدم پيگيري مي تواند به اعتبار سازمان شما لطمه بزند و حتي ممكن است روابط شما را با مخاطبان مختل كند.

براي مثال،اگر يك مخاطب يا همكار ايميلي را براي شما فرستاد تصديق كنيد كه ايميل شان را دريافت كرديد و در حال بررسي و پيگيري موضوع و در كوتاه ترين زمان ممكن پاسخگو  هستيد.

در همه زمينه ها پيگيري بايد صورت گيرد و براي پاسخگويي يك تقويم مناسب تنظيم نماييد.  اين بخش بزرگي از وطايف يك شاغل روابط عمومي را تشكيل مي دهد.

5. پرسشگري نمي كنيد.
پرسشگري براي پاسخ به ابهامات و در نتيجه موفقيت يك سازمان و روابط عمومي آن بسيار حياتي هستند.

اگر با مواردي در سازمان مواجه مي شويد كه 100 درصد روشن نيست، مطمئنا براي روشن شدن موضوع بايد پرسشگري كنيد. اين وظيفه شاغل روابط عمومي است كه ابهامات را برطرف نموده و فرهنگ پرسشگري را در سازمان رواج و نهادينه كند.

6. عذرخواهي نمي كنيد
عذرخواهي در روابط عمومي كاربرد بسياري دارد. اگر مشخص شود كه سازمان شما كار اشتباهي مرتكب شده حتما بايد عذرخواهي صورت گيرد.

براي عذرخواهي موارد زير را مدنظر داشته باشيد:

- مسئوليت كامل را به عهده بگيريد.
- زمان مناسبي را براي عذرخواهي پيدا كنيد.
- يك متن عذرخواهي تهيه كنيد.
- از جايي شروع كنيد كه اوضاع خراب شده بود.
- بگوييد: ببخشيد. از يك بيان واضح، شفاف و مستقيم استفاده كنيد.
- جبران كنيد.
- عذرخواهي خود را با قدرداني به پايان برسانيد.
- درخواست بخشش كنيد.
- به عهد خود پايبند بمانيد.

7. پيام هاي نامفهوم ارسال مي كنيد.
از تهيه و ارسال پيامهاي نامفهوم و منفي پرهيز كنيد. پيامهاي شما بايد رسا و واضح باشد تا درك و عمل شود.

8. اخبار بد را مخفي مي كنيد.
هر چند طبيعت انساني به سمت جلوگيري از درگيري و اجتناب از مشكلات و موارد منفي است اما راهش مخفي كردن اخبار بد يا تحريف آنها نيست.
 

به جاي تلاش براي قائم كردن اخبار بد زير فرش سازمان، بهتر است آن را تبديل به يك فرصت كنيد.

شما هم مي توانيد برخي اشتباهات ديگر كه در اين مطلب از قلم افتاده به اين فهرست اضافه كنيد. منتظر نظرات شما هستيم.

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)