شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : مصيبت حرفه اي در برابر بحران حرفه اي
شنبه، 13 خرداد 1396 - 10:22 کد خبر:29846
چه مصيبت و چه بحران، هر دو براي يك كسب و كار زيانبار هستند، اما با هم تفاوت بسياري دارند. يك مصيبت حرفه اي رخدادي است كه طي آن لطمات بزرگي به يك كسب و كار وارد مي شود و اين صدمات مي توانند جاني يا مالي باشند، اما بحران در يك كسب و كار رسيدن به نقطه اي فوق العاده خطرناك است. مثلا جاري شدن سيل يك مصيبت است و البته بايد براي چنين شرايطي آماده بود.آماده بودن به معني داشتن برنامه براي مقابله با بحران است.

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، چه مصيبت و چه بحران، هر دو براي يك كسب و كار زيانبار هستند، اما با هم تفاوت بسياري دارند. يك مصيبت حرفه اي رخدادي است كه طي آن لطمات بزرگي به يك كسب و كار وارد مي شود و اين صدمات مي توانند جاني يا مالي باشند، اما بحران در يك كسب و كار رسيدن به نقطه اي فوق العاده خطرناك است. مثلا جاري شدن سيل يك مصيبت است و البته بايد براي چنين شرايطي آماده بود.آماده بودن به معني داشتن برنامه براي مقابله با بحران است.

در صورت داشتن برنامه، هنگام بروز مصيبت مي توانيد طبق برنامه با اين مصيبت روبه رو شويد. اما وقتي يك كمپاني شروع به جمع آوري محصولات خود از بازار مي كند (مانند آنچه براي شركت فاير استون) رخ داد و همه تاير هاي مربوط به اتومبيل هاي SUV  را جمع آوري كرد تا از اعتبارش دفاع كند، مي توان يك بحران ناميد. بعضي مواقع تشخيص اينكه هم اكنون در بحران هستيد كار دشواري است اما اگر نتوانيد با يك مصيبت حرفه اي به درستي روبه رو شويد آن زمان است كه دچار بحران شده ايد.

 برنامه ريزي براي مصيبت حرفه اي

وقتي يك مصيبت رخ مي دهد براي مدتي تنها هستيد و بايد خودتان دست به كار شويد. ماهيت يك مصيبت اين است كه به خاطر گستردگي بحران ارائه دهندگان خدمات عمومي مانند آتش نشان ها، پليس ها و خدمات پزشكي قادر نيستند به همه در زمان مناسب رسيدگي كنند. بنابراين اين حقايق كليدي را درباره يك مصيبت به خاطر بسپاريد

1- مصيبت رخ مي دهد

2- قبل از اينكه مصيبتي رخ دهد بايد برنامه اي براي روبه رو شدن با آن داشته باشيد

3- واكنش شما بايد اورژانسي باشد نه اينكه به دنبال مقصر بگرديد يا كسي را محكوم كنيد

4- بايد بر مشكل فايق آييد.

مديريت بحران

مديريت بحران به اين معناست كه شما براي مقابله با آن از قبل برنامه داشته باشيد. پيش بيني لازم را انجام داده و مشخص كرده ايد در چنين شرايطي هركس چه كاري را انجام دهد. به پرسنل خود آموزش هاي لازم را داده ايد تا در صورت مواجهه با اين شرايط چه بايد انجام دهند. آنها بايد تمرينات لازم را انجام دهند تا در چنين شرايطي به صورت خودكار بهترين واكنش را از خود نشان دهند.

بسياري از ما فكر مي كنيم كه واقعا مديران خوب و با كفايتي هستيم كه اگر مصيبت يا بحراني پيش آيد، مي توانيم به خوبي از عهده آن برآييم. بزرگ ترين آفتي كه در اين ميان دامن همه مديران را مي گيرد افراد چاپلوسي هستند كه اطراف مديران هميشه وجود دارند. آنها هيچ گاه جرات اين را ندارند كه به شما يادآوري كنند شما هم انساني هستيد با توانايي هاي محدود! و بايد براي چنين روزي آماده باشيد. اما بي تعارف بگويم بهتر است خود را مضحكه نكنيد. ماهيت بحران اين است كه مي تواند به راحتي كمر بزرگ ترين مديران را خم كند و افرادي كه چنين شرايطي را تجربه نكرده اند نمي توانند فشار آن را تصور كنند. بنابراين براي برنامه خود زمان و منابع كافي سرمايه گذاري كنيد و تصميمات هوشمندانه بگيريد.

هيچ سازماني انتظار ندارد روزي با يك بحران عمومي روبه رو شود اما بيشتر آنها با چنين بحراني روبه رو خواهند شد و در آن موقع بسيار مهم است كه آن سازمان براي چنين شرايطي آمادگي داشته باشد تا بتواند به موقع از بروز فاجعه بزرگ تر جلوگيري كند. بدون شك شما به يك نقشه جامع مديريت بحران نياز داريد.

اين برنامه در حقيقت بايد مجموعه اي از نقشه هاي مختلف باشد تا همه شرايط اضطراري را پوشش دهد. براي يك سازمان تجاري اين شرايط معمولاً به معناي افت شديد ارزش سهام، بي آبرويي سازمان كه ناشي از اعمال پرسنل باشد، شكايت از كالا و خدمات ارائه دهنده سازمان، اشكال در طراحي يا توليد كالا، تصادف ها و رخداد هاي ناخوشايند يا به سادگي يك سوءتفاهم كوچك است.

بايد يك بانك اطلاعاتي از همه بحران ها و مصيبت هايي كه ممكن است سازمان شما با آن روبه رو شود داشته باشيد و اين اطلاعات را مرتب به روز كنيد. چه بسا پتانسيلي كه امروز بي خطر است فردا عامل اصلي بحران باشد چون شرايط امروز متفاوت است. مثلا در يك كارخانه كه بهره برداري از آن به تازگي شروع شده به خاطر عمر كم قطعات پوسيدگي مشكل بزرگي نيست، اما به مرور كه عمر تجهيزات بالا مي رود و فرسودگي آنها بيشتر مي شود اين عامل به عاملي خطرساز تبديل مي شود كه مي تواند منجر به يك فاجعه يا بحران شود.

هدف از توسعه يك برنامه مديريت بحران اين است كه به كمك همه افراد سازمان روي آنچه ممكن است رخ دهد، بحث و تبادل نظر انجام شود و همه به آنچه ممكن است رخ دهد فكر كنند. و هدف نهايي اين است كه همه افراد سازمان، ابزار لازم براي كنترل بحران در كمترين زمان ممكن داشته باشند و آسيب ها را به حداقل برسانند.

براي اين منظور حتما بايد در آموزش هايي كه براي پرسنل مي گذاريد آنها را توجيه كنيد كه عنصر زمان بسيار كليدي است چون در شرايط بحراني هر چه زودتر اقدام مناسب انجام گيرد وسعت فاجعه كمتر خواهد بود. به عنوان مثال فرض كنيد در يك كارخانه توليد كننده مواد شيميايي، گازي سمي نشت مي كند. اگر همه پرسنل آن كارخانه براي چنين شرايطي آموزش ديده باشند فقط با بستن يك شير مشكل حل مي شود اما اگر زمان از دست برود جان افراد زيادي به خطر خواهد افتاد.

يكي از كار هايي كه در مديريت بحران بايد انجام شود اين است كه پس از شناسايي عوامل خطر و انواع بحران هايي كه سازمان ممكن است با آن روبه رو شود، آنها را ارزيابي و اولويت بندي كرده و با توجه به اولويت سرمايه گذاري بيشتري روي آن انجام شود، مثلا اگر كارخانه اي روي يك گسل زلزله واقع شده است، زلزله در اين كارخانه از اولويت بحران زايي بالايي برخوردار است و بايد براي پيشگري بروز از فاجعه سرمايه گذاري لازم انجام شود.

برنامه اي براي ايجاد ارتباط در شرايط بحراني

يكي از مهم ترين قسمت هاي يك برنامه مديريت بحران برنامه برقراري ارتباط است. هميشه در شرايط بحراني افراد اميدوارند كه خود از پس مشكل برآيند و كمتر به اين فكر مي كنند تا از نيرو هايي خارج از سازمان خود كمك بگيرند اما برخي موارد عمق فاجعه آنقدر زياد است كه شما نمي توانيد خود به تنهايي از عهده آن برآييد بنابراين در چنين شرايطي افرادي در سازمان كه قدرت تصميم گيري دارند براي اين كار آموزش داده شوند تا در صورت لزوم و بدون از دست دادن زمان تقاضاي كمك كنند.

وقتي از دنياي بيرون تقاضاي كمك مي كنيد ناگهان متوجه مي شويد افراد زيادي براي كمك به شما وجود دارند. گاه يك آگهي آنلاين يا حتي داشتن ليست، شماره تماس و آدرس افرادي كه در شرايط بحراني مي توانند به شما كمك كنند بسيار سودمند واقع مي شود. حتي مي توانيد در شرايط بحراني به ديگر سازمان ها كمك كنيد. به خاطر داشته باشيد روزي مي رسد كه شما هم به آنها نياز داشته باشيد و در اين هنگام است كه ارتباط خوب و سازنده شما در خارج از سازمان به كمك شما خواهد آمد. هنگامي كه نياز به كمك داريد مي بينيد بسياري داوطلبانه آماده هستند باري از دوش شما بردارند.

نتيجه

براي مديريت بحران ابتدا بايد بدانيم با يك بحران روبه رو هستيم يا يك مصيبت و با توجه به مشكل بهترين راه حل را انتخاب كنيم تا مشكل به وجود آمده مهار و كنترل شود.

ديگر اينكه براي روبه رو شدن با شرايط دشوار از قبل بايد پيش بيني هاي لازم انجام شده باشد و پرسنل و امكانات براي چنين روزي برنامه ريزي شده باشد، همچنين بايد پيش بيني شود در صورت لزوم بدون فوت وقت از امكانات خارج از سازمان استفاده شود و همه اينها در شرايط بحراني امكان پذير نخواهد بود مگر اينكه يك برنامه مديريت بحران داشته باشيم كه با همفكري همه اعضاي يك سازمان يا حتي افرادي خارج از سازمان نوشته شده و طبق برنامه تمرين شده باشد.

 

منبع: فرصت امروز