شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، بعضي افراد از ابتدا به‌عنوان مدير تربيت مي‌شوند و سپس بر مسند مديريت تكيه مي‌زنند. برخي ديگر سلسله مراتب كاري را طي مي‌كنند و به مقام مديري مي‌رسند و هستند كساني كه بنا به نياز فوري شركت و به‌صورت كاملا ناگهاني و گاه ناخواسته به‌عنوان مدير منصوب مي‌شوند كه در اين حالت به فردي دست و پا بسته و شوكه شده در كارزار سخت مديريت تبديل مي‌شوند. تمام صنايع و شركت‌ها و سازمان‌ها به مدير نياز دارند و گاه پيدا كردن مديران لايق و كاربلد آنچنان سخت و پيچيده مي‌شود كه مالكان و تصميم‌گيران شركتي را وادار مي‌سازد تا از بسياري از آرمان‌ها و اولويت‌هايشان صرف‌نظر كنند.
در چنين شرايطي است كه مديران تازه‌كار و بي‌تجربه خود را با كوله‌باري از مشكلات و ابهامات روبه‌رو مي‌بينند كه مقابله با آنها امري بسيار دشوار و طاقت‌فرسا خواهد بود. در چنين شرايطي، رعايت پاره‌اي اصول و پياده كردن توصيه‌هايي چند مي‌تواند مديران تصادفي را قادر سازد به تدريج بر اوضاع مسلط شوند و مشكلات موجود را از سر راه بردارند. در ادامه به چند مورد از كارهايي كه مديران تصادفي بايد انجام دهند اشاره شده است.
1) براي درك كامل كاري كه در حال مديريت كردنش هستيد وقت بگذاريد. هيچ چيز بدتر از اين نيست كه مديري در مجموعه‌اي فعاليت كند كه نداند در آنجا چه كاري انجام مي‌شود و كارها چگونه انجام مي‌شوند. افراد تحت رهبري چنين مديري هيچ‌گاه او را جدي نخواهند گرفت و حتي ممكن است از بي‌اطلاعي او نسبت به اوضاع سوءاستفاده كنند. بنابراين در هفته‌هاي اول فعاليت‌تان در مجموعه‌اي جديد و ناشناخته حتما براي شناخت كامل ابعاد كارها و فعاليت‌ها وقت بگذاريد و سعي كنيد نسبت به مسائل و نحوه انجام شدن امور تسلط يابيد.
2) مهارت‌هاي مديريت زمان‌تان را ارتقا دهيد. در منصب مديريت آن چيزي كه بيش از هر چيز ديگري براي شما اهميت دارد زمان است. پس آن را به بهترين شكل ممكن مديريت كنيد. هميشه به ياد داشته باشيد كه مديريت زمان براي يك مدير با مديريت زمان براي كارمندان معمولي متفاوت است، چرا كه حجم كاري و مسووليت‌هاي محوله به آنها كاملا با هم فرق دارد. پس ياد بگيريد مثل يك مدير زمان‌تان را مديريت كنيد.
3) مهارت گوش كردن فعال را در خود تقويت كنيد. كارمندان براي مدير تازه‌واردي كه به حرفهاي آنها گوش مي‌كند و به آنها توجه دارد ارزش بيشتري قائل مي‌شوند. پس وقتي كاركنان به شما مراجعه كردند با روحيه‌اي باز و گوشي شنوا به اظهار نظر‌هاي آنها توجه كنيد.
4) ياد بگيريد چگونه به كاركنان‌تان انگيزه بدهيد و آنها را رهبري كنيد. بايد اين واقعيت را پذيرفت كه افراد عادي اغلب نمي‌دانند و نمي‌توانند كاركنان را به شكلي حرفهاي رهبري كنند و به آنها انگيزه دهند اما بايد اين كار را ياد بگيرند، چرا كه مديري كه نتواند به افرادش انگيزه دهد و رهبري‌شان كند اصلا مدير نيست.
5) به خودآموزي و افزايش دانسته‌هاي خود ادامه دهيد. مديران موفق هيچ‌گاه فرآيند يادگيري و پيشرفت خود را متوقف نمي‌كنند. پس اگر شما بنا به اتفاق يا اجبار به مديريت شركتي رسيديد، به‌طور پيوسته يادگيري و خودآموزي داشته باشيد.
6) خودتان را در اتاق‌تان محصور نكنيد. مديران تصادفي به شدت از حضور فعال در جمع كاركنان هراس دارند چرا كه خود را فاقد اعتماد به نفس كافي مي‌دانند در حالي كه زنداني كردن خود در اتاق كار نه تنها مانعي بر سر راه بهبود اعتماد به نفس مديران تصادفي است بلكه كاركنان را نيز نسبت به توانايي‌هاي مديرشان دچار ترديد مي‌سازد. بنابراين بهتر است با شجاعت تمام در محيط شركت و در ميان كاركنان حضور يابيد تا هم در برابر كاركنان باشكوه جلوه كنيد و هم به تدريج اعتماد به نفس لازم براي يك مدير را به دست آوريد.
7) وانمود نكنيد كه همه چيز را مي‌دانيد. بعضي از مديران تصادفي كه قاعدتا اطلاع چنداني از چند و چون قضايا ندارند ترجيح مي‌دهند، به گونه‌اي وانمود كنند كه گويا از همه چيز خبر دارند و همه چيز را مي‌دانند، در حالي كه چنين نيست و اين ناشي‌گري به قيمت تداوم يافتن ناآگاهي آنها و عدم اطلاع‌رساني كاركنان به آنها تمام خواهد شد. پس به ياد داشته باشيد كه كاركنان هيچ تمايلي به اطلاع‌رساني به مديري كه به نظر مي‌رسد همه چيز را مي‌داند ندارند.
8) اعتبار موفقيت‌هاي به دست آمده را فقط متعلق به خود ندانيد. هر موفقيت و دستاوردي كه توسط يك تيم كسب مي‌شود حاصل تلاش تمام اعضاي تيم و نه فقط رهبر آن است. پس اگر تيم يا شركت تحت مديريت شما به موفقيتي دست پيدا كرد، تمام اعتبار آن را به خود نسبت ندهيد و بدانيد كه كاركنان يك مجموعه از مديري كه همه موفقيت‌ها و نكات مثبت را به خود نسبت مي‌دهد و در مقابل تقصير كمبود‌ها و نارسايي‌ها را به گردن افرادش مي‌اندازد بدشان مي‌آيد.
9) انتظار نداشته باشيد همه كاركنان‌تان بي‌نقص و عالي باشند. مديران تصادفي به اشتباه فكر مي‌كنند كه همه كارمندان بايد از هر گونه خطا و اشتباهي مبرا باشند در حالي كه چنين برخورد ايده‌آل‌گرايانه‌اي به هيچ عنوان درست نيست و در هر فعاليت و پروژه‌اي نكات مثبت و منفي وجود دارد.
10) ياد بگيريد چگونه مي‌توان و بايد تفويض اختيار كرد. مديران تصادفي فكر مي‌كنند كه تمام تصميمات و فعاليت‌ها را خودشان بايد انجام دهند و نبايد انجام اين كارها را از ديگران بخواهند، در حالي كه اين كار نتيجه‌اي غير از شلوغ شدن سر مدير و كاهش بهره‌وري او نخواهد داشت. بنابراين از طريق شناسايي پتانسيل‌ها و توانمندي‌هاي كاركنان‌تان ياد بگيريد كه چه كارهايي را مي‌توانيد و بايد به آنها بسپاريد.
به هر حال حتي اگر به‌طور تصادفي و ناگهاني به مقام مديريت يك شركت يا رهبري يك تيم كاري برگزيده شده‌ايد و از قبل خود را آماده و مهياي اين آزمون سخت نكرده‌ايد، مي‌توانيد با عملي كردن توصيه‌هاي ذكر شده و اقدامات هدفمند و آگاهانه خيلي زود از قالب يك مدير ناشي و تصادفي به يك مدير حرفهاي و كاربلد تبديل شويد.
منبع: روزنامه دنياي اقتصاد - شماره 4016