شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، به همان ميزان كه محتويات يك جلسه مهم است، مكان برگزاري آن نيز از اهميت بالايي برخوردار است. براي مثال به درازا كشيدن جلسه امري طبيعي و معمول است اما اگر مكان جلسه در جايي باشد كه عبور و مرور حاضران با دشواري همراه بوده يا زمان زيادي را از افراد براي بازگشت به محل كار خود بگيرد، جلسه به موردي بد تبديل خواهد شد.
البته در رابطه با مكان تنها بحث كجا واقع شدن آن مطرح نيست و فضاي داخلي آن، امكانات، بزرگي يا كوچكي و... نيز از ديگر عواملي است كه در رابطه با مكان جلسه بايد مورد بررسي قرار گيرد. اگر فضاي جلسه كوچك تر از حدي باشد كه بتوان فضاي كافي در اختيار همگان قرار داد يا امكانات شايسته در اختيار نباشد، احتمال بي نتيجه ماندن يا حتي نيامدن افراد به آن بسيار بالا خواهد بود.
ايده
با توجه به اين امر كه افراد براي برگزاري جلسه خود همواره خرج هاي كم و زيادي مي كنند به همين خاطر عدم مديريت درست آن مي تواند باعث هدر رفتن وقت و هزينه شان شود. به همين دليل برگزار كنندگان جلسات بايد علاوه بر تلاش براي مفيد ساختن مطالبي كه قرار است مطرح شود، فكري براي انتخاب مكان و ويژگي هاي محيط جلسه كنند. يكي از نخستين مواردي كه بايد مورد توجه قرار بگيرد اين است كه مكان برگزاري جلسه در كجا بايد باشد.
در اين رابطه لازم است بدانيد كه اولويت در داخل خود شركت است. حال اگر سالن مناسبي در اختيار نداريد بايد مكاني را انتخاب كنيد كه تمامي دعوت شدگان بتوانند به راحتي حضور يابند. در اين رابطه اگر بر فرض مثال جلسه در رابطه با پوشش گياهي است مي توان جلسه را در مكاني برگزار كرد كه ارتباطي با موضوع داشته باشد تا در صورت نياز بتوانيد به صورت عملي مواردي را نشان دهيد.
مورد ديگري كه بايد حتما مورد توجه قرار بگيرد اين است كه آيا امكانات موجود در سالن محل برگزاري جلسه كافي است يا خير. اين امر بسيار مهم است زيرا بارها پيش آمده است كه سخنران نياز به وسيله اي خاص دارد اما نمي تواند بيابد و اين باعث دلخوري وي خواهد شد. به همين خاطر بايد از قبل امكانات موجود را بررسي كرده و در صورت نياز آن را تجهيز كنيد. مورد ديگر آنكه بزرگي سالن بايد به قدري باشد كه جا براي همگان وجود داشته باشد و احساس ناراحتي نكنند.
منظور از امكانات سالن تنها امكانات لازم براي سخنران نيست و نكات ريز را حتي بايد مورد توجه قرار داد. براي مثال اگر جلسه قرار است براي ساعت ها ادامه يابد بهتر است تا در انتخاب نوع صندلي ها به نحوي عمل كنيد كه راحتي آنها را فراهم آورد و بتوان به درستي از آنها پذيرايي كرد. يكي ديگر از موارد مهم اين است كه بايد بدانيد نحوه چيدمان به چه شكل باشد.
براي مثال اگر جلسه به نحوي است كه بايد تمامي افراد صحبت كنند نبايد مكان نشستن آنها خيلي دور از سخنران باشد. يا اگر تعداد افراد كم است و بحث حالت مناظره دارد بهتر است همگي به دور يك ميز جمع شوند. تمامي موارد بايد با توجه به نوع جلسه اي كه قرار است برگزار شود باشد. براي مثال اگر جلسه براي معرفي محصول به افراد كم سن است لازم است تا از فضاي جدي يك جلسه فاصله گرفته و محيطي جذاب را براي آنان مهيا سازيد.
آنچه در عمل بايد انجام دهيد
- جلسه حكم زندان را ندارد و اگر فردي مشكلي دارد بايد امكان مطرح كردن و رسيدگي به آن وجود داشته باشد. حتي در شرايطي لازم است براي دقايقي جلسه متوقف شده تا اگر مشكلي براي فردي پيش آمده يا نقصي وجود دارد برطرف شود.
- يك جلسه خوب همواره به معناي پرهزينه ترين آن نيست بلكه تنها كافي است كه نشان دهيد نهايت تلاش خود را كرده ايد.
- اگر تمام تلاش خود را كرديد و بازهم نقصي وجود داشت شايسته است در ابتداي جلسه آن را مطرح كرده و صميمانه عذرخواهي كنيد.
- همواره بايد افرادي در جلسه حضور داشته باشند كه نظم را برقرار ساخته و با مواردي كه روند جلسه را مختل مي كنند برخورد كنند. همچنين اين افراد بايد به نوعي راهنماي حاضران باشند و نظم را برقرار سازند.
منبع: فرصت امروز