شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- معمولا براي تدوين گزارش هاي اداري به شيوه فوق عمل مي شود ولي از آنجا كه روابط عمومي ها تامين كننده بخشي از اخبار و مطالب مطبوعات مي باشند آشنايي كارشناسان روابط عمومي با ساختار گزارش مطبوعاتي ضروري به نظر مي رسد به همين جهت شيوه تهيه و تنظيم گزارش مطبوعاتي را نيز به اختصار بررسي مي كنيم.

گزارش گر كيست ؟

گزارش مطبوعاتي تلفيق (( خبر )) و (( تحقيق )) مي باشد به علاوه بازسازي هنرمندانه صحنه ها، موضوعات، حوادث و واقعيت مهم زندگي اجتماعي ))

 گزارش را مي توان كاملترين كار روزنامه نگار يدانست چرا كه مجموعه عناصر روزنامه نگاري را در خود دارد در گزارش خبر، مصاحبه و هنر مقاله نويسي به نوعي وجود دارد ديد و شم خبري و دانش و اطلاعات اجتماعي نويسنده نيز شرط مهمي است همچنين روش تحقيق كه يكي از دروس مهم رشته روزنامه نگاري است كاربرد پيدا مي كند. در تعريف گزارش گر و در يك جمله كوتاه مي توان گزارشگر را كسي دانست كه مي تواند حواس خود را به خواننده و بيننده، يعني حوادث و واقعيات را به طور عيني منعكس نمايد و علاوه بر آن بتواند مفصل و تحليل گر خوبي باشد.

انواع گزارش

 گزارش را مي توان به انواع مختلفي تقسيم كرد و مطبوعات بسته به دوره انتشار و زمينه انتشارشان مي تواند اقدام به تهيه و انتشار گزارش نمايند ولي در مجموع هيچ محدوديتي براي استفاده از انواع گزارش در نشريات مختلف وجود ندارد.

1. گزارش هاي خبري :

گزارش از رويدادها، سخنراني ها، كنفرانسها، مجامع، مراسم مختلف، گزارش درباره خبري كه اتفاق افتاده يا در شرف وقوع است يا در آينده اتفاق خواهد افتاد در اين قالب گزارش تدوين مي شود. اين گزارش شكل گسترش يافته خبر است كه در خلال آن مخاطب با جزئيات بيشتر در مورد كم و كيف يك رويداد آشنا مي شود.

2. گزارش هاي تحقيقي و اجتماعي:

 اين نوع گزارش ها مسايل، مشكلات و واقعيت هاي اجتماعي موجود در جامعه را با توجه به شرايط خاص مكاني و زماني و نيازهاي عمومي بررسي مي كند.

3. گزارش از محل:

 اين نوع از گزارش بر اساس بازديد از محلي خاص تهيه مي شود و براي مخاطبان خود جاذبه خاصي دارد مثل بازديد از آثار باستاني كارخانه اي مجهز، طبيعت يك منطقه و... در تهيه اين نوع گزارش، گزارشگر بايد در نظر داشته باشد كه با توصيف و فضا سازي امكان تجسم محل را در ذهن مخاطب به وجود آورد. در واقع گوش، چشم و حواس گزارشگر، بايد حواس كليه مخاطبان او باشد همچنين گزارشگر براي ذكر تاريخچه و مشخصات جغرافيايي محل نبايد به صورت مستقيم و مشابه كتب درسي عمل كند بلكه اين مشخصات تاحد امكان بايد به شكل هنرمندانه در ميان توصيف ها و تصوير ها مطرح شوند.

4. گزارش از شخص:

 اين گونه گزارش ها هم مي تواند در مورد اشخاص معروف و سرشناس باشد - چرا كه بسياري از مردم تمايل دارند بيشتر در مورد وضعيت زندگي و شخصيت آنها بدانند - و هم در اين گونه گزارش ها افراد غير مشهور و گمنام كه شخصيت زندگي، كار با خصوصيات آنها براي مخاطبان جاذبه داشته باشد، مي توانند سوژه اين گزارش ها واقع شوند. تهيه گزارش درباره شاعران، نويسندگان دانشمندان، استادان و مخترعان و افراد موفق در حرفه هاي مختلف از اين نمونه گزارش مي باشد.

5. گزارش سفر:

اين نوع گزارش ها بر اساس يافته ها و دست آوردهاي خبرنگاران و گزارشگران در جريان سفرهاي حرفه اي يا غير حرفه اي تدوين مي شود. همچنين بايد درنظر داشته باشيم كه گزارش سفر با سفرنامه نويسي فرق مي كند چرا كه در گزارش سفر انتخاب سبك گزارش بسته به اقتضاي موضوع و سليقه گزارشگر تا حدودي آزاد است در حالي كه سفر نامه اساساً به سبك تاريخي و به ترتيب وقوع رويدادها و سير مشاهدات شكل مي گيرد از طرفي هم در گزارش سفر، گزارشگر محور گزارش نمي باشد بلكه آنچه مي بيند و مي يابد بطور دقيق بازگو مي كند ولي در سفرنامه، نويسنده محور مي باشد.

6. گزارش عملي - تخصصي:

رويدادها يا موضوعات علمي در زمينه هاي تخصصي همچنين انعكاس عملكردها، موفقيت يا شكست مراكز و مؤسسات علمي - تحقيقاتي در قالب اين نوع از گزارش تشريح مي شود. اكتشافات علمي، يافته ها و موفقيت هاي پزشكي، ارايه يك الگوي جديد توليد و با صرفه براي توليد يك كالا، و .... از جمله نمونه هاي قابل ذكر در اين باره مي باشد.

7. گزارش هاي مصور:

يكي ديگر از انواع گزارش، گزارش هاي مصور مي باشد كه در آن واقعيت ها، رويدادها و اطلاعات با بيان علمي و تصوير مطرح مي شود و مثل صحنه هاي مربوط به يك حادثه غير مترقبه همچون زلزله يا نحوه كمك رساني به آسيب ديدگان، جنگ و درگيري گروه ها در واقع اين گونه گزارش ها زماني كاربرد دارد كه جنبه تصويري موضوع قويتر و بر جسته تر از زبان نگارش است.

مراحل عملي تهيه گزارش

1. تعيين موضوع: موضوعاتي كه براي تهيه گزارش و درج در روزنامه ها انتخاب مي شود بايد اولاً موضوع (( روز )) باشد يعني تا گزارش تهيه مي شود مطلب كهنه نشود ثانياً فراگيري و پوشش هر چه وسيعتر داشته باشد. درمورد مجلات نيز بسته به تخصص و زمينه اي كه در آن  بستر حركت مي كنند سوژه هاي متناسب انتخاب مي شود غالباً در روزنامه ها دست براي انتخاب سوژه بازتر است زيرا روزنامه عام تر است و مخاطبانش از هر قشر و گروهي هستند ولي مجله معمولاً مخاطباني دارد كه علاقه مند به مالب بخصوص هستند.

2. مطالعه ابتدايي روي موضوع:  بعد از تعيين سوژه گزارش، گزارشگر يك مطالعه ابتدايي را روي موضوع شروع مي كند تا آشنايي اوليه با كم و كيف مسئله پيدا شود براي اين كار منابع مختلفي در اختيار گزارشگر است كه در مطبوعات و راديو، تلويزيون مي توان از آرشيو آنها استفاده كرد يا اينكه در كتابخانه نشريات آماري و ... به دنبال مطالب مورد نظر جستجو كرد.

 در واقع اگر گزارشگر بدون مطالعه و زمينه قبل به دنبال تهيه گزارش برود در تمام مراحل با مشكل و سردرگمي روبرو مي شود همچنين گزارشگري كه در حوزه كاري خود مطالعه و اطلاعات داشته باشد بتدريج و بعد از مدتي كار كردن بصورت يك كارشناس و صاحب نظر در آن رشته و زمينه در مي آيد.

3. گفتگو با مردم: يك پاي ثابت اكثر گزارش هاي اجتماعي مردم هستند. مگر در مورد نادري كه با مردم در آن مورد اطلاعاتي ندارند و يا موضوع بطور خاص به مسئولان مربوط مي شود. در اين مرحله، گزارشگر با اطلاعات اوليه اي كه درباره موضوع دارد به ميان مردم مي رود و به كمك نمونه گيري با مردم مصاحبه مي كند. گزارشگر بايد يكوشد كه با همه گروهها و اقشار ذيربط و ذينفع در مسئله گفتگو كند. اما درپاره اي اوقات ممكن است، افراد مورد مصاحبه - مردم - اطلاعات چنداني راجع به موضوعي خاص نداشته باشند كه از گزارشگر وظيفه دارد در اين موارد اطلاعاتي درست و بيطرفانه به مصاحبه شونده بدهد و بعد از او نظر خواهي كند.

4. نظر خواهي از كارشناسان: در اين مرحله گزارشگر به سراغ كارشناسان و صاحبنظران مي رود و در زمينه مسايل مور نظر از آنها سئوالاتي مي كند چرا كه كارشناسان معمولاً بيطرف تر از مسئولان هستند و بدون ملاحظات اداري مي توانند نظرات صائب تري درباره موضوع بدهند و نظرات آنها  علاوه بر اينكه تكميل كننده گزارش است، مي تواند از  زوايه انتقادي در گزارش وارد شود و هم اينكه راه حل معقول و منطقي براي مسائل ارايه دهند.

گزارشگر در تمام مراحل تهيه گزارش

در جريان تهيه گزارش، گزارشگر يكسري مشاهدات و دريافت هاي شخصي دارد كه اين مشاهدات اگر در روند تهيه يك گزارش خبري باشد و در فضايي كه موضوع جريان داشته يا محلي كه اتفاق افتاده، مشاهدات شخصي اهميت بيشتري پيدا مي كند. گزارشگر مي تواند در برخي موارد و گزارش ها، برداشت و تلقي خاصي نسبت به موضوع گزارش داشته باشد.

اما بايد نظرات خود را طوري مطرح كند كه كاملاً مشخص باشد نظر خود اوست ولي در هر حال اصل بيطرفي گزارش و گزارشگر كه معيار آن واقعيت ها و قاونمندي هاي عيني اجتماع است نبايد فراموش شود.

گفتگو با مسئولان: مجموعه اطلاعات و نتايجي كه گزارشگر تا اينجا از مطالعات اوليه، گفتگو با مردم، گفتگو با كارشناسان و مشاهدات شخصي و عيني خود به دست آوردن با مسئولان در ميان گذاشته مي شود تا سئوالات، ابهام ها  و مشكلات از سوي آنها پاسخ داده شود و اگر طرح، برنامه، نظر يا توضيحي روشنگرانه وجود دارد مطرح شود. وقتي مرحله جمع آوري اطلاعات به پايان رسيد گزارشگر بايد به كار تنظيم و نوشتن گزارش بپردازد و در اين  راه مي تواند از سبك هاي مختلف استفاده كند ولي بايد توجه داشته باشد براي نوشتن هر گزارش سبك مناسبي را انتخاب كند و بالطبع در هر مورد همه تكنيك ها نمي تواند به يك ميزان جاذبه، گيرايي و در عين حال رسايي به گزارش بدهد.

ليدنويسي در گزارش: نخستين كاري كه يك گزارشگر بعد از تهيه مواد خام براي نوشتن گزارش انجام مي دهد نوشتن (( ليد )) گزارش است. ليد همچنان كه در خبر، مصاحبه و... از مهمترين عناصر نگارش است. در گزارش، حساسيت و اهميت مضاعف دارد چرا كه گزارش نسبت به مصاحبه و خبر حجم بيشتري دارد و وقت و حوصله بيشتري را مي طلبد بنابراين اگر ليد گزارش در نهايت زيبايي، انسجام، رواني و رسايي نباشد خواننده به مطالعه گزارش ترغيب نمي شود و همچنين بايد توجه داشت كه ليد در عين حال كه چكيده مهمترين مطالب گزارش را در بردارد نبايد چنان فشرده نوشته شود كه متن و ديگر بخش هاي گزارش ضرورت و اهميت خود را از دست بدهد. از طرفي ليد نويسي را نبايد با مقدمه نويسي اشتباه گرفت. در بسياري موارد مقدمه نوعي تعاريف و تبليغات است و در واقع دور كردن خواننده از اصل و اوج موضوع است در حاليكه ليد حساس ترين بخش گزارش است كه با پرهيز از حشو وزوايد خواننده را با عصاره و چكيده گزارش آشنا مي سازد.