شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- روابط عمومي و روزنامه نگاري به عنوان دو شاخه از علم ارتباطات كاملاً مكمل يكديگرند و در حوزه علمي با هم پيوند ناگسستني دارند، مطبوعات ركن چهارم دموكراسي و زبان مردمند و روابط عمومي ها نيز براساس برخي از تعاريف  (( آينه تمام نما)) اتاق شيشه اي يا پل ارتباطي سازمان مي باشند كه بايد اخبار واطلاعات سازمان را از طريق رسانه ها در دسترس مخاطبان سازمان قرار دهند. از طرفي روابط عمومي ها در راستاي وظيفه اطلاع يابي خود بايد اطلاعات پيراموني راجمع آوري و به تصميم گيران مؤسسه ارايه كنند. بنابراين روابط عمومي ها در يك فرايند انتقال اطلاعات بايد دو نوع گزارش تهيه و تدوين نمايند.

 1. گزارش هايي كه با تحقيق وافكار سنجي وجمع اوري اطلاعات موثق وارايه آن به رئيس مؤسسه زمينه تصميم سازي صحيح را فراهم  مي سازد (گزارش اداري).

2. گزارش هايي كه روابط عمومي ها ضعف ها، قوت ها، مشكلات، مؤقعيت ها و كلاً اخبار واطلاعات سازمان را در قالب آن به مخاطبان سازمان ارايه مي كنند تا با ايجاد فضاي  همدلي وهمراهي، حركت بسوي اهداف تسهيل شود. بنابراين لازم است كارشناسان روابط عمومي با شيوه تنظيم و تدوين هر دو نوع گزارش اداري ومطبوعا تي و كاركردهاي خاص هر يك آشنا شوند.

گزارش اداري

واژه گزارش در اثار باقي مانده از دوره هاي قبل در معاني مختلفي بكار رفته است ولي آنچه امروزه گزارش ناميده مي شود ترجمه لغت ((راپرت)) مي باشد كه در نوشته هاي دوره ناصري بيشتر به چشم مي خورد و در سال1914ه  ش توسط فرهنگستان جايگزين همين واژه شده است، با اين اوصاف و در يك تعر يف كلي مي توان گفت گزارش اداري ارايه اطلاعات سازمان يافته يا نظر مشورتي در امري است كه بر مبناي آن اتخاذ تصميم اگاهانه امكان پذير باشد.

انواع گزارش اداري

گزارش هاي اداري را مي توان با در نظر گرفتن نكات گوناگون از جمله نحوه ارايه، موضوع، زمان، شكل و جهاتي از اين قبيل تقسيم بندي كرد اما طبق يك قاعده معمول و كاربردي بهتر است، گزارش هاي اداري را با توجه به محتوا و مضمون شان از يكديگر متمايز سازيم  كه در اين صورت دسته بندي  شامل گزارش هاي اطلاعي، تحقيقي وتحليلي خواهد شد.

1. گزارش هاي اطلاعي: اينگونه گزارش ها بر اساس وقايع وحقايق تهيه و تنظيم مي شود وگزارش گر پيش آمد ها وآمار وارقام را با ذكر جزييات در اختيار مخاطب قرار مي دهد، بدون آنكه در مورد  آن به تحليل و تفسير بپردازد همچنين تقسيم بندي اطلاعات موجود در متن گزارش با رعايت اولويت مطالب وارايه آنها با نظم وترتيب خاص اهميت فراوان دارد .گزارش هاي دوره اي (هفته اي-ماهانه) همچنين گزارش متصدي توليد يا فروش محصول و گزارش مربوط به پيشرفت كارها در بخش هاي ممختلف سازمان و اطلاعاتي از اين قبيل كه اغلب بدون توصيه وبطور مداوم ومرتب تهييه مي شود در رديف اين نوع گزارش قرار مي گيرد.

2. گزارش هاي تحقيقي: گزا رش هاي تحقيقي بر پايه تحقيق و پژوهش استوارند. گاهي اين گزارش ها پژوهشي است كه گزارشگر در آن تحقيقات و كشفيات تازه خود را ذكر مي كند در اين حالت گزارش جنبه علمي وفني دارد. مثلاً فلان دانشمند بر طبق تحقيقات خود گزارش مي دهد كه سرطان ناشي از فعاليت بعضي از سلول ها مي باشد. گاهي هم گزارشگر علاوه بر اينكه يافته هاي تازه خود را مطرح مي كند راه هاي استفاده از كشفيات خود را نيز بيان مي كند. در اين حالت گزارش هاي فني نيست و جنبه اجرايي هم دارد.

3. گزارش تحليلي: در اين تقسيم بندي گزارش هاي تحليلي را كامل ترين نوع گزارش مي نامند. چرا كه آميخته اي از گزارش اطلاعي و تحقيقي است در اين گزارش ها از طرفي اطلاعات و تجربيات ارايه مي شود و از طرف ديگر تحليل و تفسير مطالب در راستاي حل مسائل و مشكلات مطرح مي شود. اين نوع گزارش ها معمولاً آينده را پيش بيني مي كنند و بر اساس يافته هاي آن مي توان پيشنهادهاي علمي ارايه كرد - در واقع ميدان عمل اينگونه گزارشها زمان گذشته، حال و آينده مي باشد به همين دليل استفاده از گزارش هاي تحليلي معمول تر و متداول تر است و كاربرد بيشتري از ديگر گزارش ها دارد.

به عنوان مثال فرض كنيد طرح ايجاد مجتمع صنعتي در يك منطقه پيشنهاد مي شود، صدور مجوز و ايجاد اين مجتمع صنعتي مستلزم يك  تحقيق تحليلي مي باشد به اين صورت كه موضوع از طرف كارشناسان بررسي مي شود و آنها با جمع آوري اطلاعات و بررسي امكانات بالقوه در مورد آن منطقه به طور علمي و بر اساس تحقيقات اظهارنظر مي كنند كه اين كار امكان پذير است يا خير.

گام نخست در تهيه گزارش اداري

گزارش نويسي مانند پيمودن يك راه عادي بايد از جايي شروع ودر جايي ديگر پايان پذيرد. طبيعي است كه هر گزارش روشنگر مطلبي باشد يا راه حل مشكلي را نشان دهد و اين كار تنها با پژوهش و تحقيق عملي است. پس قدم اول در تهيه گزارش بعد از انتخاب موضوع دست زدن به تحقيق و جمع آوري اطلاعات مي باشد. براي تحقيق شيوه هاي مختلفي وجود دارد كه بسته به نوع موضوع براي جمع آوري اطلاعات از تكنيك هاي مختلفي استفاده مي شود. در واقع اطلاعات مورد نياز را مي توان به وسيله پرسش نامه، مصاحبه، مشاهده و مطالعه جمع آوري كرد كه هر يك مشخصه هاي خاص خود را دارا مي باشد.

 به عنوان نمونه جمع آوري اطلاعات از طريق مشاهده تا حدود زيادي نسبت به ديگر روش ها قابل اعتماد و صحيح تر مي باشد ولي در عوض دشوار و وقت گير است.  با اينكه جمع آوري اطلاعات از طريق پرسش نامه سريع و پر دامنه و كم هزينه مي باشد ولي ممكن است به دليل خود سانسوري شخص پاسخگو، اطلاعات حاصله با نظر واقعي او هماهنگ نباشد. در هر صورت بعد از اينكه اطلاعات جمع آوري شد اين اطلاعات به همان شكل - به صورت بي منظم و در هم - قابل استفاده  نمي باشد و گره اي از كار نمي گشايد و هر اندازه هم كه عميق و دامنه دار باشد نتيجه مطلوب نمي دهد. به همين سبب مطالب و اطلاعات خام بايد بر اساس اصول و قواعدي در كنار هم قرار گيرد.

شكل گزارش اداري

گزارش اداري از نظر شكل شامل سه قسمت است:

الف - بخش مقدماتي شامل: جلد، صفحه، عنوان، شناسنامه، پيشگفتار، فهرست مطالب و فهرست پيوست ها ( جداول، نمودار ها ).

ب- بخش اصلي شامل: مقدمه، متن و نتيجه.

ج- بخش پاياني شامل: پيوست ها، واژه نامه ها، نام نامه‌( فهرست اعلان و فهرست منابع و ماخذ ) بعد از اينكه غالب و شكل ظاهري گزارش را شناختيم بايد بدانيم بخش اصلي گزارش كه شامل مقدمه، متن و نتيجه مي باشد از نظر محتوايي به چه صورت بايد تنظيم شود.

1. مقدمه گزارش : در مقدمه، گزارشگر موضوع را به طور دقيق توضيح مي دهد كه به مسئله از كدام زاويه نگريسته و در تهيه گزارش خود، تشريح چه مطالب اساسي را مورد نظر قرار داده است همچنين از روش و شكل تحقيق سخن به ميان مي آورد و در صورت لزوم به بيان موانع و دشواري هايي كه در تهيه گزارش با آن روبه رو شده مي پردازد. در  مقدمه همچنين مي توان به تحقيقاتي كه تاكنون درمورد موضوع مورد نظر  صورت گرفته و پاره اي از مسائل كه حل نشده باقي مانده، اشاره نمود. در يك جمله اينكه ، گيرنده گزارش بايد با خواندن مقدمه نسبت به موضوع اشراف و تسلط كامل را كسب نمايد و با آمادگي و روشن بيني متن گزارش را دنبال كند.

2. متن گزارش: براي تنظيم متن گزارش بايد سعي شود بين مطالب متنوع و پراكنده ارتباط منطقي برقرار شود و هر يك از عناوين و مطالب در جاي خود قرار گيرند، به طوري كه خواننده در مسير مستقيمي در بستر گزارش هدايت شود. چيدن مطالب و قرار دادن آنها در جاي خود به طوري كه خواننده در مسير مستقيمي در بستر گزارش هدايت شود چيدن مطالب و قرار دادن آنها در جاي خود به طوري كه خواننده با اشتياق و بدون سر در گمي مسئله رادنبال كند و مسائل براي او قابل لمس باشد را اصطلاحاً در گزارش نويسي ((فصل بندي)) مي گويند كه در تدوين متن گزارش اهميت زيادي دارد و باعث مي شود كه خواننده راه خود را در انبوه مطالب مطرح شده پيدا كند و به راحتي و بدون سر در گمي اطلاعات مورد نظر را برداشت نمايند.

به عنوان نمونه اگر خواسته باشيم گزارشي در مورد سازماني تهيه كنيم بعد از تحقيق و جمع آوري اطلاعات، بايد اطلاعات را بر اساس اصولي در جاي خود و در بطن گزارش قرار دهيم. فرض كنيم اطلاعاتي كه ما در مؤسسه مورد نظر جمع آوري كرده ايم شامل: سازمان مؤسسه،  هدف و وظايف، تاريخچه و سابقه، نگاهي به آينده كار نيروي انساني و گزارش فعاليت ها  مي باشد كه به خودي خود پراكنده و غير منسجم مي باشد و استفاده از آنها براي خواننده ملال آور. ولي با فصل بندي و اولويت دهي اطلاعات مي توان متن گزارش را با گيرايي و در عين حال رسايي لازم تنظيم نمود.

در مورد همين مثال هم اطلاعات مربوط به تاريخچه مؤسسه را در فصل اول مي آوريم چرا كه خواننده در ابتدا بايد با مؤسسه آشنا شود. اولويت بعدي اهداف و وظايف  مؤسسه مي باشد كه دليل تشكيل مؤسسه را مطرح مي كند در بخش هاي ديگر گزارش به ترتيب سازمان مؤسسه، كارد اداري، گزارش فعاليت ها و نگاه آينده از طرف مؤسسه را قرار مي دهيم.

3. نتيجه گيري: در مورد نتيجه گيري هم بايد در نظر داشته باشيم كه اين بخش جنبه تفنني ندارد بلكه بر عكس بايد طوري نوشته شود كه بر ارزش و اعتبار گزارش بيافزايد همچنين نتيجه گيري بايد با مقدمه هماهنگي داشته باشد و مطالبي كه در متن گزارش آمده مورد تاكيد قرار دهد.