شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- اثربخشي يك هدف مهم در ارتباطات برنامه ريزي شده است و در ارتباط با اهدافي كه برنامه ريزي ارتباطي براي پيكار معين مي كند سنجيده مي شود. اين اهداف بايد با هنجارها و ارزش هاي رايج همگام باشند.
منظور از اثربخشي در واقع بررسي ميزان موثر بودن اقدامات انجام شده براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده است.
به عبارتي ساده تر در يك مطالعه اثربخشي، ميزان تحقق اهداف اندازه گيري مي شود. اما به نظر مي رسد براي تعريف مفهوم اثربخشي مي‌بايست گامي فراتر نهاد، به اين معنا كه اثربخشي هنگامي در يك دوره آموزش حاصل خواهد شد كه اولا نيازهاي آموزشي به روشني تشخيص داده شود. ثانيا برنامه مناسبي براي برطرف ساختن نيازها طراحي شود. ثالثا برنامه طراحي شده به درستي اجرا گردد و رابعا ارزيابي مناسبي از فرايند آموزش و در نهايت دستيابي به اهداف انجام شود.
تعاريفــــي از اثربخشــــي:
اثربخشي سازمان عبارت است از درجه يا ميزاني كه سازمان به هدفهاي موردنظر خود نائل مي‌آيد. اثربخشي يك مفهوم كلي دارد. به‌بيان ساده‌تر اثربخشي را مي‌توان « انجام كارهاي درست » ناميد.
اثر بخشي عبارتست از درجه و ميزان نيل به اهداف تعيين شده.
به بيان ديگر اثربخشي نشان مي دهد كه تا چه ميزان از تلاش انجام شده نتايج مورد نظر حاصل شده است. در حاليكه نحوه استفاده و بهره برداري از منابع براي نيل به نتايج، مربوط به كارآيي مي شود.
پيتر دراكر معتقد است اثربخشي يعني انجام دادن كارهاي درست. از نگاه دراكر اثربخشي كليد موفقيت سازمان محســــوب مي شود
دركتاب فرهنگ جامع واژگان روابط عمومي در مقابل واژه اثربخشي نيز آمده است: در برنامه ريزي رسانه اي آن دسته از وسايل رسانه اي كه بهتر بتوانند پيام را منتقل نمايند و به مشتري احتمالي يا جمعيت مورد نظر دسترسي يابند و تماس برقرار نمايند اطلاق مي گردد.
ويژگي هاي اثربخشي
اين ويژگي‌ها به پنج ويژگي عمده قابل تفكيك‌اند. بايد توجه داشت كه هرچند اين پنج ويژگي‌در وهله اول كيفي به نظر مي‌رسند اما بايد گفت علاوه بر اين ويژگي‌هاي كيفي كه باعث افزايش اثربخشي ارتباطات مي‌شوند، مي‌بايد ميزان كميت آنها نيز ملحوظ نظر باشند. همواره وجود اين پنج ويژگي ممكن است به اثربخشي كنش ارتباطي نيانجامد و نيز نبود آنها ممكن است به غير اثربخش بودن كنش ارتباطي ختم نشود. اما شكي در آن نيست كه به طور معني‌داري بر اثربخشي تأثير دارند. اين پنج ويژگي عبارتند از: «گشودگي»، «همدلي»، «حمايتگري»، «مثبت‌گرايي» و «تساوي».
1.گشودگي: مفهوم كيفي گشودگي حداقل در سه جنبه اساسي ارتباطات ميان‌فردي اثر خود را بروز مي‌دهد و بر اين فعاليت اجتناب ناپذير بشري تأثير خود را مي‌گذارد. اول، و شايد يكي از واضح‌ترين و بديهي ترين جنبه‌هاي آن اين است كه، ارتباطات گيرنده مؤثر يا فرستنده پيام در ارتباطات ميان فردي مي‌بايد شايق باشد، كه خود را در مقابل طرف‌هاي ارتباطي خود بگشايد و با يك گشودگي نسبي با آنان مواجه شود. كه مي‌توان آن را خودگشودگي نام گذاشت. گشودگي به اين معني نيست كه هر انسان، مي‌بايد در اولين برخورد و اولين نشست تمام زواياي ناگشوده و نامفهوم زندگي خود را براي ديگري بگشايد. گاهي پيش مي‌آيد كه اين گشودگي بيش‌از حد نه تنها ارتباطي ايجاد نمي‌كند بلكه باعث دل‌زدگي طرف مقابل ارتباطي را فراهم مي‌آورد.
دومين جنبه از گشودگي بيانگر اشتياق فرستنده پيام يا مبدأ ارتباطي به وانمود كردن و بروز دادن صادقانه محركات وارد بر خود است و اينكه بر او چه تأثيري نهاده‌اند. هيچ كس دوست ندارد كه ديگران در برابر او با گاردي بسته قرار گيرند. هر انساني اين را حق طبيعي خود مي‌داند كه بداند و بفهمد ديگري در مقابل كارها و گفته‌هاي او چه عكس‌العملي از خود نشان مي‌دهد. هيچ چيز بدتر و دردآورتر از بي‌تفاوتي نيست. حتي عدم تفاهم و عدم توافق در بسياري از موارد از بي تفاوتي پذيرفتني‌تر است.
سومين جنبه از گشودگي كه براي اولين بار توسط «آرتور بوچنر» و «كليفورد كلي» مطرح شده است با مفهوم تملك احساسات و تفكرات مرتبط است. با توجه به چنين مفاهيمي، گشودگي چنين تعبير مي‌شود كه شخص مورد نظر احساسات و تفكرات خود را كه كاملاًدر اختيار اوست و خود به آنها كاملاً واقف است و مسئوليت آن را به عهده دارد به اطلاع ديگري يعني دريافت كننده پيام برساند. عموماً افراد خود مسئول احساسات و تفكرات خويش هستند و سعي نمي‌كنند آن را از خود منفك كرده و به ديگران انتقال دهند. مگر آنكه مجبور شوند و يا اينكه هدف خاصي از آن داشته باشند.
2.همدلي: شايد يكي از دشوارترين جنبه‌هاي كيفي ارتباطات توانايي به كارگيري همدلي در يك رابطه متقابل است. به اين معني كه آغازگر فراگرد ارتباطي توانايي درست ارايه همدلي به ديگري را داشته باشد. كلمه همدلي كه از زبان آلماني گرفته شده است به معني «با ديگري حس كردن» است. همدلي كردن با كسي يعني احساس او را درك كردن. در نقطه مقابل، «همدردي كردن» عبارت است از احساس كردن براي فرد ديگر. يا به عبارت ديگر نسبت به ديگري حسي در درون خود پديد آوردن.
مثلاً براي كسي متأسف شدن به علت مشكلي كه براي او پديد آمده است. همدلي كردن يعني احساسي را داشته كه ديگري نيز بدان احساس دست يافته است. همدلي يعني ايجاد احساس مشترك با يكديگر. يعني فرستنده پيام و گيرنده پيام هردو به يك احساس يگانه دست يافته‌اند. اگر ما توانايي همدلي با ديگران را بيابيم بي شك در وضعيتي خواهيم بود كه آنان را درك كنيم و دريابيم كه از كجا آمده‌اند و اينك در كجا هستند و به كجا خواهند رفت و يا مي‌خواهند بروند. براي تشريح همدلي و به كارگيري آن در زندگي روزمره بايد سه مهارت را بالا برد:
1.پرهيز از ارزيابي و قضاوت رفتار طرف مقابل
2.درك خواسته‌ها و نيازها، آرزوها، آمال و توانايي‌هاي طرف مقابل
3. بايد بكوشيم آنچه ديگري بر اساس نگرش و توانايي خود تجربه كرده است ما نيز تجربه كنيم.
3.حمايتگري: يك رابطه ميان فردي مؤثر و قابل اتكاء رابطه‌اي است كه در يك فضاي حمايتگرانه شكل گرفته باشد. ارتباطات ميان فردي باز و همدلانه نمي‌تواند در يك فضاي توأم با هراس و تهديد دوام يابد و دير يا زود به دشواري كشيده شده منجر به گسستگي رابطه مي‌شود. در يك فضاي حمايتگر ارتباطي، سكوت را ارزشي منفي نيست. بلكه در مقابل سكوت بستري مناسب براي ايجاد فضاي مناسب و حمايتگر ارتباطي است. از اين سكوت مي‌توان به عنوان بهترين محمل براي القاي مفاهيم و پيام‌هاي غير كلامي استفاده كرد. علاوه بر سكوت، ارايه حالات توأم با همدلي، نه توأم با بي تفاوتي به فضاي مناسب براي ارتباطات حمايتگرانه كمك مي‌كند. از ديگر فضاي مناسب حمايتگرانه براي ارتباطات مي‌توان از تساوي با ديگران يا مخاطبان ياد كرد. هر اندازه خود را از نظر رفتاري و پايگاه اجتماعي در تراز مخاطبان خود قرار داده و از نشان دادن برتري‌هاي خود به آنان پرهيز كنيم، در اينجا فضاي مناسب ارتباطات حمايتگرانه موفق‌تر خواهيم بود. از عوامل ديگر مؤثر بر فضاي حمايتگرانه براي ارتباطات ميان فردي، مي‌توان ترديد و يا عدم جزميت در برابر «يقين و اطمينان» نام برد. هر اندازه ما در گفتار و نظرات خود جزمي‌تر بوده و با اطميناني غير قابل ترديد با مخاطب خود برخورد كنيم، فضا را براي ارتباطات حمايتگر نامناسب‌تر مي‌كنيم.
4. مثبت‌گرايي: يك ارتباط ميان فردي مؤثر، زماني رخ مي‌دهد كه علاوه بر موارد ياد شده فوق از مثبت گرايي نسبي بهره‌مند باشد. مثبت گرايي در يك ارتباط ميان فردي حداقل به سه جنبه يا عوامل مختلف تكيه دارد.
1. ارتباط ميان فردي زماني به درستي شكل مي‌گيرد كه احترام مثبت و معيني براي خويشتن در نظر داشته باشيم. فردي كه احساس ناخوشايندي نسبت به خود دارد بي ترديد اين احساس ناخوشايند را به نحوي به ديگران منتقل مي‌كند و در آنان نيز اين احساس ناخوشايند و منفي را شكل مي‌دهد.
2. ارتباطات ميان فردي زماني به درستي شكل مي‌گيرد كه احساس خوشايند خود را نسبت به طرف مقابل به او منتقل كنيم. به عبارت ديگر فقط كافي نيست كه ما نسبت به كسي احساس خوشايندي داشته باشيم بلكه بايد اين احساس خوشايند را به ديگران انتقال دهيم و به آنان بفهمانيم كه احساس ما در مورد آنها چگونه است. به عنوان مثال مثبت انديشي و انتقال آن، مخاطب ما را بر آن مي‌دارد كه با خودگشودگي بيشتر برخورد كرده و حتي به گشودگي منطقه كور پنجره «جوهري» ما نيز كمك شايان توجهي كند.
3. يك احساس مثبت و خوشايند در مورد وضعيت عمومي حاكم بر ارتباطات، براي تعامل يا ميان كنش اثر بخش بين دو يا چند نفر بسيار حياتي و مهم است. چيزي ناخوشاندتر از رابطه يا ارتباطي با كس يا كساني نيست كه از آن رابطه يا مبادله لذتي نبرند و يا اينكه پاسخ خوشايندي به عمل ارتباطي واقع شده ندهند. به عبارتي عدم مشاهده تمايل و اشتياق از سوي مخاطب، فرستنده پيام را به سوي انصراف از ارتباط و گسستگي ارتباطي مي‌كشاند.
5.تساوي: تساوي خاصيتي ويژه است. در هر وضعيتي احتمالا يك عدم تساوي خواهد بود. يك فرد ممكن است باهوش‌تر، قوي‌تر، ثروتمندتر، زيباتر و حتي سالم‌تر باشد. هرگز دو نفر از تمام جنبه‌ها با يكديگر مساوي نخواهند بود. با وجود اين عدم تساوي، ارتباطات ميان فردي عموماً زماني مؤثرتر خواهد بود كه فضاي حاكم، فضايي مبتني بر تساوي باشد. اين بدان معني نيست كه افراد غير مساوي نمي‌توانند ارتباط برقرار كنند. بدون شك آنها مي‌توانند با يكديگر ارتباطي داشته باشند. در حالي كه اگر بخواهد ارتباط آنان با يكديگر ارتباطي مؤثر باشد، مي‌بايد تساوي در شخصيت آنها مورد توجه باشد و يا اينكه به نقاط مشترك كه نوعي تساوي است تأكيد بيشتري شود. اين بدان معني است كه مي‌بايد در ارتباطات ميان فردي سياست يا خط مشي خاصي وجود داشته باشد كه از طريق آن به شناسايي ويژگي‌هاي فردي طرفين ارتباط، دست يافت. نكته‌اي كه حايز اهميت است اين است كه طرفين ارتباط در نظر داشته باشند كه هر دو انسان هستند و موجوداتي گرانبها و هر يك داراي خصيصه‌اي هستند كه به نوبه خود مي‌تواند براي ديگران بسيار ارزشمند باشد. تساوي مي‌بايد ارتباطات ميان فردي را از نظر گفتاري در مقابل شنيدار نيز مشخص و معين كند و تعادلي ميان آن دو پديد آورد.
افراد در حرفه‌هاي مختلف اغلب از نظر ارتباط به نوعي خودفريبي و يا تظاهر كشيده مي‌شوند. مثلا يك مدير عالي رتبه يا پزشك عالي قدر ممكن است گفتگو با يك فروشنده ساده را ارزشمند تلقي نكرده و فضاي تساوي مناسب را براي او ايجاد نكند . هر يك از افراد در موارد فوق از نظر ارتباطي ممكن است دچار نوعي خودفريبي و يا تظاهر شده باشند. همه آنها ممكن است در آن وضعيت اين تصور را داشته باشند كه از آن ارتباط چيزي به دست نمي‌آورند و براي اينكه چيزي به دست آورند بايد با هم ترازان خود ارتباط داشته باشند. اين نگرش بسيار زيانبار و خارج از معيارهاي صحيح ارتباط است. زيرا اين نگرش موجب آن مي‌شود كه افراد نتوانند به يكديگر نزديك شده از يكديگر نكات فراواني را فراگيرند. اكثر كساني كه از نظر ارتباطي از مهارت‌هاي بالايي برخوردارند درست برعكس اين نگرش رفتار مي‌كنند. آنان اغلب از اطلاعات فراواني بهره‌مند مي‌شوند.
نكته مهم: پنج صفت ذكر شده براي اثربخشي ارتباطات ميان فردي، كيفيت‌هايي هستند كه آموختني مي‌باشند و از نظر اهميتي كه داشتند هر يك به طور مجزا مورد مطالعه قرار گرفتند.