شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، مذاكره، فرآيندي حياتي در هر كسبوكاري است. هر سازماني روزانه با مجموعهاي از ذينفعان خود مذاكره ميكند كه اگر منجر به توافق شود، ميتواند فرصت هاي ارزشمندي خلق كند. براي رسيدن به بهترين نتيجه ممكن در مذاكره، نياز به كاربرد روشهايي است كه در موفقيت يك مذاكره نقش دارند. برخي از سازمانها نظر به اهميت مذاكرههاي نمايندگان خود، از كاركنان فروش يا خريد گرفته تا مذاكره براي مشاركتها به توانمند كردن كاركنان خود در اين زمينه اهتمام جدي ميورزند و شرايطي را فراهم ميكنند كه شيوههاي مذاكره را تبديل به يك مزيت رقابتي نسبت به رقبا كنند. اينگونه سازمانها اهميت مذاكره را در تمامي تعاملات سازمان از طريق مذاكره كه به يك رابطه حقوقي و تجاري منجر ميشود، درك كرده و مهارتهاي مذاكره را براي رسيدن به شيوههاي ناب توسعه ميدهند و البته از چنين مزيتي هم استفاده ميكنند.
در فرآيندهاي مختلف كسبوكار، مذاكره با ديگران اجتنابناپذير است، چرا كه تعارض و اختلاف نظر يا برداشتهاي متفاوت هميشه وجود دارد و برخي مواقع نياز به اقناع كساني داريد كه با شما توافق كنند و نسبت به آن تصميمگيري كنند. بدون ترديد افراد و سازمانها در تصميمگيريهاي خود بر اساس منافعشان اقدام ميكنند كه درك اين موضوع كليد اصلي يك مذاكره موفق است و نشان ميدهد افراد بايد راههاي خلاقانه و موثري را براي رضايت طرف مقابل از منافعي كه از توافق به آنها دست ميدهد، داشته باشند و براي چنين موفقيتي نياز به دانشي در مذاكره داريد كه بتواند شما را در اين زمينه ياري كند. طي ساليان، رويكردها و روشهايي براي موفقيت در مذاكره بهكار برده شده است. در چند سال اخير سازوكارهاي علم هيپنوتيزم به ادبيات مديريت در متدولوژي مذاكره وارد شده كه بسيار مورد استقبال قرار گرفته است.
در سالهاي اخير، سازمانها از متدولوژي هيپنوتيزم در مذاكره استفاده زيادي ميكنند و اين روش به سرعت در حال گسترش است، چرا كه يك مذاكره ناب دقيقا به دنبال اين است كه بتواند طرف مقابل در مذاكره را به واكنشهاي مثبت و تصميمگيريهايي وا دارد كه دلخواه آنها بوده و با هدفهاي قبل از مذاكره تطبيق داشته باشد؛ درست مانند كسي كه در معرض هيپنوتيزم بوده و هر آنچه از او خواسته ميشود را بيكم و كاست انجام ميدهد و شما طوري مذاكره را پيش ميبريد كه پاسخ منفي از طرف مقابل نميشنويد. بهمنظور دستيابي به يك نتيجه مطلوب در مذاكره، بايد به دنبال يك رويكرد ساختار يافته نسبت به مراحل انجام مذاكره باشيد. در بيشتر مذاكرات افرادي كه بايد با آنها مذاكره كنيد، تصميمگيرنده هستند؛ بنابراين ابتدا بايد احساس آنها را درگير كنيد و سپس در مرحله بعدي اين حس مثبت است كه به يك حس منطقي تبديل شده و عمل تصميمگيري اتفاق ميافتد، چرا كه تمام آنهايي كه در مذاكره با شما شركت ميكنند خود يك انسان هستند و قبل از درگير شدن منطق آنها، درگيري عاطفي و القاي يك حس خوب ميتواند مسير مذاكره را به يك توافق پيش ببرد.
انجام موفقيتآميز يك مذاكره
براي يك مذاكره موفق بايد بتوانيد همانند متدولوژي هيپنوتيزم عمل كنيد. براي اين مهم نياز اصلي شما آماده كردن ذهني طرف مقابل است. سختي كار در اينجا اين است كه طرفهاي مقابل شما براي مذاكره آنجا هستند، نه كساني كه داوطلبانه آماده هيپنوتيزم شدن هستند. اولين و مهمترين مرحله، آماده كردن ذهني طرف مقابل در مذاكره است كه براي اين كار به روش تاييدگيري ابتدايي بايد متوسل شويد، يعني در شروع مذاكره چند پاسخ مثبت دريافت كنيد. براي اين كار از هر موضوعي كه ميدانيد حتما پاسخ مثبت ميگيريد، استفاده كنيد. به اين ترتيب ضمير ناخودآگاه را در مسير تسهيل پاسخهاي مثبت هدايت ميكنيد. در اين زمينه نياز داريد اطلاعات زيادي از كسبوكار و افراد تصميمگير در مذاكره داشته باشيد.
كانوني كردن توجه
به علاوه، براي موفقيت در مذاكره نياز به تمركز ذهني بيشتر مذاكره كننده داريد و عميق كردن موضوع و تاكيد بر قابليتها و منافعي كه ميتواند در مذاكره توافق ايجاد كند، كمك شاياني به ادامه مذاكره ميكند. براي اينكه در اين مرحله موفق شويد، نياز به پاسخهاي مناسب به طرف مذاكره داريد كه در برخي مواقع سكوت و گوش كردن شما ميتواند كمك شاياني كند و نبايد مانند فروشندگان آماتور و مثل يك نوار ضبط شده از قبل فقط حرف بزنيد. گاهي اوقات بهتر است به يادداشتبرداري در مراحل مذاكره بپردازيد و اجازه دهيد طرف مقابل تمام نظر خود را بدون اينكه شما آن را قطع كنيد، ادامه دهد و در پايان توضيحات خود را ارائه دهيد.
افراد در تصميمگيري از ناخودآگاه و خودآگاه خود استفاده ميكنند، ولي در شيوه هيپنوتيزم، شما فقط ناخودآگاه افراد را درگير ميكنيد. در صورتي كه بتوانيد پاي خودآگاه طرف مذاكرهكننده را به مذاكره باز نكنيد، نتيجه مذاكره مطلوب نخواهد بود. ضمير تصميم ساز انسان از دو بخش تشكيل شده است: ضمير خودآگاه و ضمير ناخودآگاه. در زمان خواب كليه رفتارها و حركات ما توسط ضمير ناخودآگاه اداره و كنترل ميشوند. در روياهايي كه در خواب مشاهده ميكنيم و فعاليتهاي زيادي كه در روز به شكل غير ارادي انجام ميدهيم، از ناخودآگاه خود بهره ميبريم.مطالب زيادي در مورد ضمير ناخودآگاه وجود دارد و اين بخش از عملكرد مغز پيچيدگي خاصي داشته و فرمانده كليه رفتارهاي انسان است و هر رفتار كنترل نشده را چه مثبت و چه منفي، تحت هدايت خود دارد و بايد به اهميت آن توجه كرد. بر اين اساس انديشه ها، احساسات و حسهاي غريزي ناآگاهانه كه هميشه يا گاهي در زمانها و شرايط خاص، باعث رفتار «ناخوداگاه» و «غيرارادي» در فرد ميشوند را ميتوان يك جزء اصلي در تقسيم بندي روان انسان در نظر گرفت. ضمير ناخودآگاه در واقع مسوول كليه رفتارهاي ما است. براي اينكه ناخودآگاه افراد را درگير كنيد بايد 6 گام زير را انجام دهيد:
1- شروع و پايان مناسب
شروع و پايان مناسب ميتواند شما را در مذاكره به موفقيت برساند. در شروع مذاكره بايد از متد گرفتن چند «پاسخ بله» كمك بگيريد. ميتوانيد با تمركز بر ناخودآگاه طرف مقابل با سوالهاي باز كه پاسخي مثبت داشته باشند، شروع كنيد.در شروع مذاكره وقتي اجازه بدهيد طرف مذاكرهكننده صحبت كند، بيشترين راهنما براي شما خواهد بود كه شناخت بهتري داشته باشيد، البته پايان مناسب كه بتواند احساس برنده بودن هر دو طرف مذاكره كننده را القا كند، بسيار در دوام توافق و توسعه آن ميتواند موثر باشد.
2- متفاوت باشيد
اگر متفاوت نباشيد در واقع موثر نيستيد و زماني كه متفاوت نيستيد وارد مذاكره نشويد، چون شانس برنده بودن شما در مذاكره بسيار پايين خواهد بود و تكنيكهاي مذاكره هيچ كمكي به شما نخواهند كرد.
3- دادههاي ساده
بايد طوري صحبت كنيد كه طرف مذاكرهكننده شما را بفهمد. راز موفقيت رهبران بزرگ در ساده صحبت كردن آنها بوده است. وقتي ساده صحبت نكنيد، طرف مقابل براي درك موضوع مجبور است به برداشتهاي خود مراجعه كند كه ميتواند شما را از مسير موفقيت خارج كند.
4- بزرگ كردن طرف مقابل
اين بزرگ كردن با چاپلوسي كردن تفاوت دارد. بايد با مهم شناختن افراد اجازه دهيد آنها بدرخشند و احساس برنده بودن را داشته باشند. در همين رابطه افرادي كه همراه مذاكره كننده اصلي حضور دارند مانند مشاوران يا مديران مياني نيز بايد مورد توجه قرار گيرند تا بتوانند حس خودمحوري داشته باشند. آنها شايد تصميمگير اصلي نباشند ولي در تصميمگيري نفر اصلي ميتوانند تاثير بسزايي داشته باشند.
5- حس افراد را درگير كنيد
با آرامش، صبوري و همراه با لبخند حس افراد را نسبت به خود تقويت كنيد. همچنين با نگاه كردن به چشمان فردي كه صحبت ميكند، فعالانه گوش دهيد.
6- محركهاي تصويري
يعني زبان بدن را در مذاكره بهكار بگيريم كه يكي از مهمترين بخشهاي مذاكره است. طبق يك تحقيق ميداني در دانشگاه هاروارد، اعلام شد كه 55 درصد موفقيت در هر مذاكرهاي مديون زبان بدن است، چرا كه تصوير از صدا ماندگاري و اثر بخشي بيشتري دارد. محركهاي تصويري به شيوه لباس پوشيدن شما و حركات دست و طرز نگاه و هرگونه تصويري كه ارائه ميدهيد،مربوط ميشود.براي اينكه سازماني ناب داشته باشيد بايد همه فرآيندهاي مديريتي را در سازمان به شكل ناب داشته باشيد و از كنار هيچ عاملي كه در خلق ارزش در سازمانتان تاثير ميگذارد به راحتي عبور نكنيد.موضوع مذاكره بهرغم اينكه بسيار ساده انگاشته ميشود، اما يكي از فرآيندهايي است كه ميتواند بيشترين ارزشها را بهوجود آورد. به همين دليل سازمانهاي موفق با رويكردي نوين نسبت به اين موضوع، از همه دانش هاي كمككننده در اين زمينه استفاده ميكنند. ورود روشهاي هيپنوتيزم در مذاكره مبتني بر همين رويكرد است، ولي قبل از همه اينها بايد به يك خودباوري در مذاكره رسيده باشيد و با اين رويكرد در مذاكره مطمئن باشيد موفقيتهاي چشمگيري خواهيد داشت.در ادامه اين مجموعه نوشتار به موارد ديگري از آنچه استراتژيستها بايد بدانند خواهيم پرداخت. سهشنبهها با ما باشيد.
منبع: روزنامه دنياي اقتصاد - شماره 3894