شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، در هر كسب و كاري كه باشيد، جلسات و سمينارهاي مختلفي وجود دارد كه به آنان دعوت خواهيد شد. برخي از اين جلسات در راستاي تنظيم اهداف بلند مدت شركت هاي يك صنف خاص است، برخي ديگر نيز صرفا جنبه عمومي داشته و در راستاي معرفي يك كسب و كار معين به شركت كنندگان است.
همچنين به طور معمول هر شركتي در طول سال تعداد قابل توجهي نشست و جلسه تشكيل خواهد داد. گذشته از موضوع اين جلسات و هزينه هايي كه براي برگزاري آنها بايد پرداخت شود، اين نشست ها مي توانند يكي از عوامل اصلي اتلاف وقت مفيد شركت شما باشند. به منظور درك صحيح اين موضوع بهتر است سري به آمار و ارقام نيز بزنيم. در واقع پژوهش ها نشان دهنده آن است كه حدود نيمي از جلسات اغلب شركت ها بدون در پي داشتن دستاورد مشخصي به پايان مي رسند.
يكي از علت هاي اصلي عدم جلوگيري از چنين نشست هايي باور غلط مديران مبني بر تاثيرگذاري جلسات روي كسب و كارشان است. در وهله دوم، نبود وقت كافي به منظور لغو همايش نيز مي تواند يكي از دلايل مهم در اين زمينه باشد. با اين حال من ترجيح مي دهم تنها يك دقيقه مانده به آغاز جلسه از لغو آن مطلع شوم و مجبور به تحمل آن جلسه خالي از فايده نباشم.
از همه مهم تر در اين جلسات آن چيزي كه قرباني مي شود زمان با ارزش همه افراد شركت كننده است.در عين حال نبايد منكر ارزش ها و فوايد برخي جلسات مهم نيز شد. در واقع اگر بخواهيم براساس آمار نيز دست به تحليل بزنيم، تنها نيمي از نشست ها خالي از فايده و به تبع آن اتلاف كننده وقت هستند. در سوي ديگر ما نيمه ديگر ليوان را كه پر است، داريم كه جلسات مفيد را تشكيل داده است.
آنچه در اينجا بايد مدنظر قرار گيرد ايجاد تعادل ميان تعداد نشست هاي برگزار شده و كيفيت آنهاست. از سوي ديگر بايد توجه داشت كه نشست هاي خالي از فايده را پيش از برگزاري لغو كرد.
ايده
بنابر آنچه در بالا ذكر شد، حدود نيمي از نشست هاي شركت ها به طور معمول بدون دستاورد معيني پايان مي پذيرند. نكته مهمي كه در اين ايده قصد بررسي بيشتر آن را داريم كاهش تعداد جلسات مطابق آنچه در بالا گفتيم نيست، بلكه تاثير برگزاري جلسات پرتعداد روي تصور ديگران از برندهاي برگزار كننده آن جلسات است.
بدون شك شناخته شدن در فضاي كسب و كارتان به عنوان برندي كه با جلسات آموزشي يا گردهمايي هاي صنفي طولاني، كسالت بار و از همه مهم تر بي نتيجه وقت همه را تلف مي كند به هيچ وجه براي موقعيت شركت تان مناسب نيست.
به عنوان مدير يك شركت لازم است تصور قديمي خود مبني بر تاثيرگذاري نشست هاي گوناگون بر جلب نظر ديگران را فراموش كنيد. امروزه با توجه به اهميت روزافزون مديريت بهينه زمان، ديگر برندها كمتر وقت خود را در جلسات صرف مي كنند. در واقع حتي اگر نياز به برگزاري جلسه نيز باشد، اينترنت كار را بسيار آسان كرده است.
در پايان توصيه اساسي در اين زمينه توجه به تاثير نامطلوب جلسات متعدد و همچنين نداشتن ترس نسبت به لغو نشست هاي بي مورد است. در اين صورت نه تنها در زمان خود صرفه جويي كرده ايد، بلكه از پرداخت هزينه هاي بي مورد نيز نجات خواهيد يافت.
آنچه در عمل بايد انجام دهيد
- در راستاي تحقق اين ايده بهتر است از يك ليست حاوي جلسات آتي شركت تان استفاده كنيد. در اين ليست علاوه بر اينكه تمامي نشست هاي يك سال آينده برندتان را مشاهده خواهيد كرد، توانايي محدود ساختن تعداد جلسات را نيز خواهيد داشت و به اين ترتيب به آساني بر مديريت بهينه زمان شركت تان تسلط خواهيد يافت.
- در عين حال كه از ليست يك ساله براي نشست هاي شركت استفاده مي كنيد، ليست هاي كوتاه مدت هفتگي و ماهانه نيز با مشخص كردن هر كدام از جلسات بي فايده مي تواند كمك شاياني به شما در راستاي دستيابي به هدف تان كند.
منبع: فرصت امروز