شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : پژوهش/ آسيب شناسي عملكرد روابط عمومي هاي ادارات شهرستان همدان
چهارشنبه، 17 شهریور 1395 - 08:52 کد خبر:25721
نقش روابط عمومي وحيطه فعاليت آن برهيچ كس پوشيده نيست. تمامي فعالان جامعه در بخش هاي مختلف فرهنگي، سياسي، اقتصادي و . . . جوياي روابط عمومي هايي هستند كه آنان را در طراحي روش هاي معقول و تعيين خط مشي هاي مرتبط با آينده ياري دهند.



چكيده
شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-  در دنياي پيچيده كنوني، تمامي سازمان هاي دولتي و غير دولتي كه به گونه اي با مخاطبان و مشتريان خود سر و كار دارند، بايد بتوانند از يك سو سازمان و توليدات خود را به آنان بشناسانند و از طرف ديگر، مشتريان و مخاطبان را نسبت به خدمات، كالاها و يا تسهيلاتي كه ارائه مي دهند، آگاه سازند. همچنين از نيازها، منافع و علايق آنان كه همواره در حال تغيير است، آگاهي يابند و از آنها در بهبود كالاها و خدمات خويش، بهره گيرند.


روابط عمومي ها عناصري قوي در ارزيابي و تقويت برنامه ها و پيشبرد اهداف سازمانها تلقي مي گردند. نقش روابط عمومي وحيطه فعاليت آن برهيچ كس پوشيده نيست. تمامي فعالان جامعه در بخش هاي مختلف فرهنگي، سياسي، اقتصادي و . . . جوياي روابط عمومي هايي هستند كه آنان را در طراحي روش هاي معقول و تعيين خط مشي هاي مرتبط با آينده ياري دهند.


در پژوهش حاضر تلاش شده است تا به آسيب شناسي عملكردهاي روابط عمومي ها پرداخته شود. پژوهش حاضر از دسته پژوهش هاي توصيفي است. جامعه آماري پژوهش متشكل از مديران و كاركنان روابط عمومي هاي شهرستان همدان است. جهت نمونه گيري از روش نمونه گيري تصادفي استفاده شده است. حجم نمونه برابر با 77 نفر تعيين گرديده است. ابزار گردآوري اطلاعات، پرسشنامه است. جهت تجزيه و تحليل اطلاعات پس از جمع آوري پرسشنامه ها، از آمار توصيفي استفاده شد. نتايج نشان دادند كه هر چه تخصص و تحصيلات كاركنان و مديران روابط عمومي بيشتر باشد، بهتر مي توانند وظايف خود را انجام دهند و سازمان را در رسيدن به اهداف، ياري نمايند. بنابراين، ضرورت دارد كه مديران سازمان ها جديدترين فناوري ها، دانش روز، آموزش و نيز بودجه لازم براي تجهيزات و آموزش را براي روابط عمومي ها فراهم نمايند


كليدواژه ها: روابط عمومي- عملكرد- چالش ها

مقدمه
امروزه از دانش و هنر روابط عمومي به عنوان يك نهاد شبه مدني در جهت تسهيل ارتباطات دو طرفه بين سازمان ها و مردم ياد مي شود و با پيچيده تر شدن نظام اجتماعي، بر ضرورت گسترش و توسعه اين علم و حرفه جديد اتفاق نظر حاصل مي آيد تا آنجا كه امروز كمتر نهادي يا سازماني خود را بي نياز از تشكيلات روابط عمومي مي بيند.


سازمان ها از اين مسأله آگاهند كه دنياي امروز، به سرعت در حال تغيير است و هر سازماني كه نتواند خود را با آن سازگار سازد، از گردونه رقابت خارج شده و امكان بقاء ندارد و از اين رو، وظيفه خود مي دانند تا با بهره گيري از فنون و شگردهاي ارتباطي گوناگون، به بقا و پيشرفت سازمان خود كمك كنند. اما اين به تنهايي كافي نيست؛ چرا كه شناخت علائق و ذائقه هاي مخاطبان و نيز تغييرات بازار، امر پيچيده اي است و علاوه بر شناخت مهارت هاي حرفه اي روابط عمومي، مستلزم آگاهي از نظريه ها و مفاهيم مرتبط با روابط عمومي است. نظريه ها، فهم روابط بين اعمال و حوادث مختلف را آسان مي كنند و از آنها مي توان براي توضيح يا پيش بيني نحوه وقوع اعمال، حوادث و يا رفتارهاي معين بهره جست (باسكين و لاتيمور، 1997، ص27-29).


در حال حاضر، از آنجا كه روابط عمومي، يكي از ابعاد حياتي مديريت راهبردي به شمار مي آيد، دست اندركاران اين رشته، صرفاً خود را يك متخصص كه پيام ها را از سازمان به مشتريان و يا از مشتريان به سازمان مي رساند، نمي دانند. مديران در سازمان هاي موفق و كارا به اين نتيجه رسيده اند كه روابط عمومي بخشي از جريان اصلي مديريت است و از اين رو، دست اند كاران روابط عمومي نيز، خود را مشاور مديريت در مسائل و مشكلات سازمان به حساب مي آورند. (متولي، 1373، ص3).


اين در حالي است كه در كشورهايي مانند كشور ما كه اصطلاحا با عنوان كشورهاي در حال گذار تعريف مي شوند، نقش ها و وظايف نهادهاي سنتي كمرنگ تر مي شود و به اعتبار تقسيم كار بيشتري كه در جامعه پيش مي آيد، نهادها و مناسبات جديد شكل مي گيرند كه بعضا در رشد فرايند شهرنشيني، سواد آموزي، گسترش ارتباطات به مفهوم عام يا افزايش سطوح مختلف مشاركت سياسي و اجتماعي خود را بيشتر نشان مي دهند. در اين وضعيت ها، قالب هاي قبلي ديگر پاسخگو نيست چرا كه نيازهاي جديد به وجود آمده است و براي برآوردن و تامين اين نيازها، ساختارها، نهادها و مناسبات تازه اي مورد مطالبه قرار مي گيرد.


بنابراين با اين مساله روبر هستيم كه: «با توجه به شرايط محيط كاري فعلي كه با پيچيدگي ها و تغييرات گسترده همراه است؛ چگونه مي توان جايگاه و وظايف روابط عمومي را بهبود بخشيد تا زمينه ارتقاء عملكرد سازمان فراهم گردد؟‌»

هدف پژوهش
هدف اصلي پژوهش حاضر، بررسي جايگاه و وظايف روابط عمومي و آسيب شناسي عملكرد روابط عمومي در ادارات شهرستان همدان است. اهداف فرعي اين پژوهش عبارتند از: آشنايي با وضعيت موجود روابط عمومي ها، شناخت زمينه ها و شرايط لازم براي اجراي اقدامات روابط عمومي، بررسي نقش استفاده از فناوري در روابط عمومي.

ادبيات تحقيق
در ايران پژوهش هاي نادري براي آسيب شناسي عملكرد روابط عمومي ها انجام شده است. با اين وجود، برخي صاحبنظران كوشيده اند موضوع كاستي هاي روابط عمومي را به اشكال گوناگون بررسي كنند.


مهدي محسنيان راد در مقاله اي در سومين همايش بين المللي روابط عمومي ايران به بررسي مديريت هياتي و تاثير آن بر روابط عمومي پرداخت. وي روابط عمومي ايران را در سيستم هاي مديريتي هياتي، داراي ارتباطات عوام فريبانه به جاي ارتباطات اقناعي مي داند كه به جاي توجه به همه، بر عوامل متمركز شده و تصوير سازمان در افكار عمومي را به شدت شكننده كرده و پيامدهاي ناهنجاري در اجتماع بر جاي مي گذارد.


هادي رئيسي در گزارشي در شماره 21 خرداد روزنامه ايران، گزارشي با عنوان آسيب شناسي روابط عمومي در ايران منتشر كرده است. وي معتقد است روابط عمومي خوب هميشه نزد مدير سازمان خود، مدعي العموم و نزد مردم، مدافع سازمان است.


محسنيان راد و اسماعيل قديمي (1388) عملكرد روابط عمومي چهار وزارتخانه را بررسي كردند و نتيجه گرفتند كه روابط عمومي ها در ايران با الگوي تبليغي سازگارند. آنها معتقدند اطلاع يابي از نيازها و انتظارات مشتريان و محيط در حال تغيير به عنوان فرايند اصلي كار در روابط عمومي ها و بستر لازم براي اطلاع رساني و برقراري روابط و مناسبات سازنده و دوسويه عامدا مورد غفلت قرار گرفته است و زيرساخت ها و ساختارهاي پژوهشي لازم براي تحقق اين امر وجود ندارد.

فرضيات تحقيق
1- بين ميزان آشنايي كاركنان روابط عمومي با وظايف خود و عملكرد روابط عمومي در سازمان ها رابطه وجود دارد.
2-بين ميزان شناخت مديران سازمان ها از روابط عمومي و عملكرد روابط عمومي در سازمان ها رابطه وجود دارد.
3- بين سطح تحصيلات كاركنان و عملكرد روابط عمومي در سازمان ها رابطه وجود دارد.
4- بين جايگاه روابط عمومي در سازمان ها و عمكرد روابط عمومي در سازمان ها رابطه وجود دارد.
5- بين ميزان آشنايي كاركنان روابط عمومي با فناوري هاي نوين و عملكرد سازمان ها رابطه وجود دارد.

روش تحقيق
اين تحقيق از نوع توصيفي است. روش گردآوري اطلاعات در پژوهش حاضر، پرسشنامه اي متشكل از 26 سوال مي باشد كه شامل تعدادي سوال عمومي (ويژگي اعضاي جامعه آماري) و تعدادي سوال تخصصي (وضعيت متغيرهاي مورد بررسي) است. سوالات تخصصي بر پايه فرضيات پژوهش تنظيم شده اند.


شيوه توزيع پرسشنامه بدين گونه بود كه پس از كدگذاري پرسشنامه ها و مشخص ساختن دقيق اعضاي نمونه در هر واحد، با مراجعه به مسئول واحد و ارائه اطلاعات و راهنمايي لازم، پرسشنامه هاي مذكور به افراد تعيين شده تحويل شد و پس از مدت معيني جمع آوري گرديد (در صورت نياز موضوع براي آنان توضيح داده شده است). نهايتا 77 پرسشنامه جمع آوري و پس از بازنگري اوليه آنها و تجزيه و تحليل هاي آماري به كار گرفته شده اند.

بحث
نتايج به دست آمده از آزمون فرضيه هاي تحقيق نشان داد كه در ابعاد مختلف، رابطه معني دار بين متغيرهاي مستقل و وابسته وجود دارد.
در فرضيه اول، بحث آشنايي كاركنان روابط عمومي با وظايف خود مطرح شده كه نشان مي دهد ميزان اين آشنايي با عملكرد آنها رابطه معني دار دارد. هر چه ميزان آشنايي آنها با وظايف خود و نحوه انجام آن بيشتر باشد، عملكرد موفق تري خواهند داشت. بنابراين، مديران سازمان بايد به دنبال دادن آموزش هاي لازم و بالا بردن سطح تخصص كاركنان روابط عمومي خود باشند.
در فرضيه دوم نيز ميزان شناخت مديران سازمان ها از روابط عمومي با عملكرد آنها رابطه معني دار دارد. مديران بايد به روابط عمومي به عنوان يك بازوي قوي در جهت عملكرد موفقيت آميز سازمان توجه كنند، نه اينكه آنها را رقيبي براي اقتدار خود بدانند و آنها را تا سطحي تنزل دهند كه تنها اجرا كننده خواسته هاي مديران باشند.


فرض سوم نيز نشان دهنده وجود رابطه معني دار بين سطح تحصيلات كاركنان روابط عمومي و عملكرد سازمان هاست. مديران سازمان ها بايد توجه خاصي نسبت به آموزش كاركنان روابط عمومي خود معطوف دارند و از هر تلاشي در اين زمينه دريغ ننمايند. از آنجايي كه وجود روابط عمومي قوي باعث عملكرد قوي و موفق سازمان مي شود، هر چه تخصص و تحصيلات كاركنان و مديران روابط عمومي بيشتر باشد، بهتر مي توانند وظايف خود را انجام دهند و سازمان را در رسيدن به اهداف، ياري نمايند.


فرض چهارم بيان مي كند كه جايگاه روابط عمومي رابطه معني داري با عملكرد سازمان ها دارد. اگر جايگاه روابط عمومي به درستي در سازمان ها شناخته شود و به عنوان يك بخش فرعي يا كم اهميت درنظر گرفته نشود، بلكه اهميتي كه شايسته اين جايگاه است براي روابط عمومي قائل شوند، اين امر بر عملكرد سازمان ها نيز تاثير خواهد داشت و روابط عمومي ها با درك اهميت جايگاه خود، تلاش بيشتري براي بهبود عملكرد سازمان مي نمايند.


فرض پنجم نشان مي دهد بين ميزان آشنايي كاركنان روابط عمومي با فناوري نوين و عملكرد سازمان ها رابطه معني دار وجود دارد. بنابراين، ضرورت دارد كه مديران سازمان ها جديدترين فناوري ها، دانش روز، آموزش و نيز بودجه لازم براي تجهيزات و آموزش را براي روابط عمومي ها فراهم نمايند.

نتيجه گيري
به رغم اين كه در كشور گرايش زيادي براي حركت به سمت " جامعه مدني " و توانمندي و قابليت هاي روابط عمومي وجود دارد، تاكنون كمتر روابط عمومي توانسته است از اين وضع براي تسريع روند جريان توسعه خود استفاده كند. مشكل دوم روابط عمومي، وابستگي صرف روابط عمومي به مديريت سازمان است. اين وابستگي كامل گاه " خطر مديريت مداري " را در روابط عمومي يك سازمان افزايش مي دهد. مشكل سازماني سوم "آميختگي تشكيلاتي" روابط عمومي با ساير بخش هاي تشكيلاتي سازمان چون اطلاعات، انتشارات، امور بين الملل و حوزه رياست است. مشكل ديگر روابط عمومي، چالش حرفه اي بودن كاركنان و كارشناسان آن است. متأسفانه تعداد نيروهاي متخصص و كارشناس در روابط عمومي بسيار اندك است. به طوري كه اين نيروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص، جوابگوي نياز دستگاه ها نيستند. در طراحي ساختار سازماني روابط عمومي در هر سازمان بايد ويژگي هاي خاص آن سازمان را لحاظ كرد.


نحوه طراحي تشكيلات روابط عمومي در ايران بيانگر ناهمگوني در عنوان هاي شغلي، واحدهاي سازماني و نحوه نگرش به فعاليت هاي روابط عمومي است. براي اين منظور تدوين الگوي مشخص و ايده آل براي واحدهاي روابط عمومي در سازمان ضروري است.


مشكل ديگر، ناآگاهي مديران ارشد سازمان ها از نقش و مؤثر روابط عمومي در اقناع و جلب مشاركت مردم است كه اين امر مستلزم آموزش هاي لازم جهت تغيير نگرش مديران ارشد است. دليل اينكه روابط عمومي در كشورمان جايگاه واقعي خود را ندارد آن است كه مديران نگرش مثبتي به نقش مديريتي روابط عمومي ندارند و آن را واحد زائد و مزاحم تلقي مي كنند. روابط عمومي كانال ارتباطي سازمان و مخاطبان و انتقال دهنده نظرات، پيشنهادات و انتقادات مخاطبان به سازمان است.


در نحوه فعاليت روابط عمومي آسيب هاي وجود دارد كه موجب ناكارآمدي روابط عمومي مي شود. مهمترين اين آسيب ها عبارتند از:
1- جابه جا شدن وظايف
2 - گسترش يافتن وظايف
3 - ناهمگون بودن وظايف
4 - پيش بيني شدن وظايف
5 - موازي بودن وظايف


با توجه به نتايج به دست آمده و پاسخ هاي مطرح شده، بيشتر پاسخ گويان مواردي را به عنوان آسيب ها و چالش هاي روابط عمومي بيان كرده اند كه عبارتند از:
1- كمبود اختيارات و آزادي عمل در جهت انجام وظايف
2- كمبود آموزش هاي لازم در زمينه روابط عمومي
3- عدم ثبات جايگاه روابط عمومي
4- كمبود نيروي متخصص در زمينه روابط عمومي
5- عدم انتخاب مديران بر اساس تخصص
6- عدم شناخت از روابط عمومي از جانب مديران سازمان ها و مراجعه كنندگان
7- كمبود اعتبارات و بودجه
8- عدم توجه به روابط عمومي ها در سازمان ها
9- نبود انگيزه كافي در كاركنان روابط عمومي

محدوديت ها
1- ناآشنايي و نداشتن تخصص كافي مديران روابط عمومي در زمينه دانش روابط عمومي و ارتباطات اجتماعي.
2- نامشخص بودن جايگاه و تشكيلات روابط عمومي درمجموعه سازماني
3- نداشتن نيروي انساني متخصص و پژوهشگراني كه بتوانند موضوعات مورد توجه مخاطبان را مطالعه و مسائل مربوط به سازمان را آسيب شناسي كنند .

پيشنهادات
1 - توجه جدي به افكار همه كاركنان در ايجاد حركت، اصلاح و جريان سازي سالم بدون در نظر گرفتن اميال و رويكردهاي سياسي مخرب.
2 - دفاع از جايگاه روابط عمومي در مقابل دخالت هاي غيرمسئولانه واحدها و افراد.
4- خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال.
4- تغيير فرهنگ سازماني غلط، به اين نكته بايد توجه كرد، كارگزار روابط عمومي موقعي در جهت تغيير فرهنگ سازماني مي تواند حركت كند كه با مقوله فرهنگ آشنايي داشته و ديگر اين كه با علم رفتار سازماني مأنوس باشد.
5- تدوين نظام ارتباطي منسجم و تبليغي شفاف و روشن.
6- تغيير نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومي و جايگاه و اهميت آن.
7 - همكاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
8 - تأكيد هماهنگ بر بهبود روابط درون سازماني و برون سازماني.
9- انعكاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان و دريافت بازخورد آن جهت ارائه به كاركنان.
10 - ارايه آموزش كوتاه مدت به طور مستمر براي كاركنان روابط عمومي ها


دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت اجرايي، دانشگاه آزاد اسلامي، واحد كميجان
 

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)