شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- حضور موفق در يك رويداد بين‌المللي نيازمند برنامه‌ريزي بلندمدت و بادقت است. زماني كه مي‌خواهيد در يك رويداد شركت كنيد و در آن به موفقيت‌هاي تجاري برسيد بايد با روزشمار برپايي غرفه آشنا باشيد.
۶ تا ۱۲ ماه قبل: در اين مدت بايد بودجه مورد نياز حضور در نمايشگاه را مشخص كنيد و همچنين با چند تيم متخصص بهترين رويداد را براي حضور انتخاب كنيد. دقت داشته باشيد انتخاب درست يك رويداد تجاري عامل نخست موفقيت در آن به‌شمار مي‌آيد.
۴ ماه قبل: اين مدت به نظر زياد مي‌آيد اما بايد ۴ ماه قبل از آغاز يك رويداد به فكر طراحي غرفه و همچنين دستورالعمل‌هايي باشيد كه مي‌خواهيد در رويداد انجام دهيد. همچنين اهداف اصلي از حضور در رويداد را شفاف‌سازي كنيد تا كارمندان بيشتر با وظايف خود آشنا شوند.
۳ ماه قبل: در اين مدت بايد با چند نفر از مديران شركت جلسه‌اي را ترتيب دهيد و برنامه روزانه نمايشگاه خود را منتشر كنيد. داشتن برنامه به شما كمك مي‌كند تا در مدت برگزاري به تمامي اهداف خود برسيد و بازديدكنندگان نيز دچار سردرگمي نخواهند شد. در اين فرصت به دنبال اطلاعات چاپي مانند بنر و برشورها نيز باشيد.
۶ تا ۸ هفته قبل: در اين مدت بايد تبليغات خود را درباره حضور در نمايشگاه آغاز كنيد و همچنين به ياد داشته باشيد كه در اين مدت مي‌توانيد به دنبال اجاره وسايل و تجهيزاتي باشيد كه ممكن است در نمايشگاه به درد كار شما بخورد.
۳ تا ۴ هفته قبل: يكي از برهه‌هاي حساس براي حضور در نمايشگاه‌ها همين دوره است. در اين مدت بايد با دقت تمامي شركاي تجاري و همچنين افرادي كه قصد ارتباط با آنها را داريد به بازديد از رويداد دعوت كنيد. همچنين برگزاري كلاس‌هاي آموزشي براي كارمنداني كه قصد دارند در غرفه حضور داشته باشند اجباري است. در اين مدت برنامه افراد سرشناسي كه قرار است از غرفه شما بازديد كنند را ايجاد كنيد.
يك تا ۲ هفته قبل: وسايل مورد نياز خود را جمع كنيد و دقت داشته باشيد كه همه پرداخت‌هاي لازم براي سرويس‌هاي رفت‌وآمد يا هزينه غرفه انجام شده باشد و همچنين بايد برنامه انتقال و چينش وسايل در غرفه را بريزيد.
روز برگزاري نمايشگاه: كارت‌هاي ورود و خروج كاركنان را دريافت كنيد، تمامي وسايلي كه در غرفه چيده شده را با فهرست ارسالي خود مطابقت دهيد و بار ديگر اهداف را براي كاركنان غرفه شفاف‌سازي كنيد.