شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، كيت هارمون، مدير بخش توسعه بانك واشنگتن‌تراست مي‌گويد: «تبديل شدن به يك مدير در گام نخست امري فوق‌العاده و يك موفقيت بزرگ به شمار مي‌آيد و اگر با نگرش درست همراه شود، قطعا خواهد توانست خط سير شغلي شما را دگرگون سازد. اعتقاد من اين است كه كليد اين امر در ايجاد روابط عميق‌تر و كسب اعتماد به‌عنوان يك رهبر سازماني قابل احترام است». يكي از مهارت‌هاي ضروري كه براي مديران تازه‌كار بسيار مفيد است داشتن مكالمات معني‌‌دار با زيردستان، همكاران و رهبران سازماني‌شان است. در يك مكالمه سازنده، دو طرف درك واضح و احساس مثبتي نسبت به يكديگر دارند اما مكالماتي كه به‌طور منفي پايان مي‌يابند نه تنها شفافيت ايجاد نمي‌كنند بلكه مي‌توانند روابط را تنزل داده يا به آن آسيب برسانند. مهم‌ترين مكالماتي كه مديران تازه‌كار نياز به تسلط يافتن بر آنها دارند را به چهار دسته طبقه‌بندي مي‌كنيم: تنظيم هدف، تحسين و تعريف، تعيين جهت و گزارش پاياني.
1- مكالمه پيرامون تنظيم هدف. چون همه عملكردهاي خوب با اهداف واضح شروع مي‌شوند، «مكالمه پيرامون تنظيم هدف» منطقي‌ترين نقطه براي مديران تازه‌كار براي شروع روابط با كاركنان خود است. در اين مكالمه، مدير و زيردستان در كنار هم اهدافي را مي‌نويسند كه استانداردهاي عملكرد را دربرمي‌گيرد؛ استانداردهايي كه هر دو طرف در مورد اينكه به چه نيازهايي در چه تاريخي پاسخ داده شود به توافق مي‌رسند. اين مكالمه توضيح مي‌دهد كه عملكرد خوب چگونه است، چرا وظايف بايد اجرا شوند و چگونه انجام اين وظايف تاثير مثبتي بر فرد، تيم و سازمان دارد. پس از اينكه اهداف واضح خلق مي‌شوند، ارائه بازخورد كارمندان نسبت به عملكردشان بسيار مهم است. اين جايي است كه دو نوع مكالمه بعدي وارد عمل مي‌شوند.
2- مكالمه تحسين و تمجيد. مكامله تعريف و تحسين زماني بين مدير و فرد زيردست رخ مي‌دهد كه همه چيز خوب پيش‌مي‌رود و در مسير درستي حركت مي‌كند. بسيار مهم است كه مدير رفتار درست را بدون معطلي تحسين كرده و افراد زيردست را براي حفظ كار خوب تشويق كند. اين امر زماني كه كسي در حال كار كردن روي مهارت يا وظيفه جديد است به شدت درست است چرا كه تحسين شما به ايجاد اعتماد به نفس در فرد كمك شاياني خواهد كرد. مكالمه تحسين‌آميز به معناي چاپلوسي و تملق نيست بلكه گفت‌وگويي است كه اعتماد را بيشتر مي‌كند و ارتباطات را بهبود مي‌بخشد چرا كه مبتني بر حقايق است. تنها بيان يك تشكر ساده براي ايجاد ارتباط كافي نيست. اما اگر يك مدير به كارمندش بگويد: «از اينكه چند روز زودتر از موعد گزارش‌هايت را تحويل گرفتم از تو متشكرم. اين كار تو اطلاعات موردنياز براي جلسه امروز را به من داده است. به كارت ادامه بده». گفتن اين عبارات به‌طور واضح از عملكرد كارمند موردنظر تقدير مي‌كند و موجب دلگرمي او مي‌شود.
3- مكالمه تعيين جهت. مكالمه تعيين جهت زماني رخ مي‌دهد كه مسائل با يك زيردست طبق انتظار پيش نمي‌رود. تمركز اين گفت‌وگو بر پرسش و پاسخ‌‌هايي براي يافتن نقاط اشتباه است. فرض كنيد كارمند مورد قبل گزارش خود را در زمان مورد نظر تحويل ندهد. اگر مدير او نطقي در مورد اينكه تا چه حد نااميد شده است ارائه دهد، اين كار او اعتماد به نفس كارمند مورد نظر را سلب مي‌كند و رابطه مدير با كارمند را تحليل مي‌برد. در مكالمه تعيين جهت مدير كارمند با گفتن اين جملات شروع مي‌كند؛ «شما گزارش خود را به موقع به من نرسانديد. به من بگوييد چه اتفاقي افتاده است». با اين كار در مورد كارمنداتان قضاوت نابجا نكرده‌ايد و احساسات‌تان را نيز وارد ماجرا نكرده‌ايد و با احترام از او خواسته‌ايد تا علت اين اتفاق را توضيح دهد. مديري كه به دقت و با حوصله طي اين مكالمه به صحبت‌ها گوش مي‌دهد اطلاعات مفيدي مانند مسائل شخصي و فرآيندهاي داخلي بي‌فايده‌اي را كه بر توانايي انجام وظيفه كارمند تاثير مي‌گذارد، مي‌آموزد. هدف مكالمه تعيين جهت ايجاد فرصت براي فردي است كه مشكل عملكردي دارد. با اين مكالمه كارمند موردنظر با مديرش در محيطي غيرتهديدآميز و در عين حال حامي صحبت مي‌كند.
4- مكالمه گزارش پاياني. مكالمه گزارش پاياني در تكميل يك وظيفه يا پروژه انجام مي‌شود. اين مكالمه فرصتي براي يك مدير ايجاد مي‌كند تا از دستاورد يك كارمند به به علاوه دانش و مهارت‌هاي به‌دست آمده در فرآيند تجليل كند. همچنين فرصت خوبي براي بحث در مورد اين موضوع است كه مي‌توان در آينده چه چيزهايي را بهبود بخشيد.
5- تاكتيك براي تضمين يك ارتباط موثر. وقتي مديران تازه‌كار شروع به مكالمه با مديرانشان مي‌كنند، بايد به چهار روش مهم زير براي موثرتر كردن گفت‌وگوها توجه كنند.
گوش كنيد تا بياموزيد. شايد مهم‌ترين ابزار گوش دادن است. گاهي مديران تازه‌كار به‌جاي اينكه به حرف‌هاي كارمند خود گوش دهند، دچار پيش‌داوري مي‌شوند و صحبت‌هاي او را از قبل پيش‌بيني مي‌كنند. مديران در نقش جديدشان براي درك و يادگيري بهتر بايد صحبت‌هاي كارمندان را بشنوند.
ديدگاه‌ها را جويا شويد. مديران بايد از سوالات براي كسب اطلاعات، جمع‌آوري ايده‌ها، شناسايي موانع و تعيين مراحل بعدي استفاده كنند. پرسيدن سوالات آزاد به كارمندان كمك مي‌كند تا بر رفتارشان تمركز كنند. استفاده از سوالات «چه چيزي» و «چگونه» تمركز اين مكالمه را بر آينده مي‌گذارد. تا حد امكان از سوالاتي كه با «چرا» شروع مي‌شوند اجتناب كنيد؛ چرا كه اين سوالات تمركز را بر گذشته مي‌گذارند و اين احساس را به فرد تلقين مي‌كنند كه شما تنها به دنبال مقصر هستيد. مديران ماهر از اين تكنيك‌هاي پرسش براي ايجاد فضاي مثبت و اعتماد استفاده مي‌كنند.
حقيقت خود را بيان كنيد. مديران بايد براي تسهيم اطلاعات مفيد، آزمون فروض و مواجهه با موارد اختلاف آماده باشند. تسلط بر اين روش مهم به مديران كمك مي‌كند تا بر اين مكالمه تمركز يابند و آن را در يك حالت مثبت و شفاف پيش ببرند.
اطمينان‌تان را بيان كنيد. مديران تازه‌كار بايد روشن كنند كه به توانايي‌هاي زيردستان خود اعتماد دارند. براي هر فردي بسيار مهم و ضروري است كه احساس كند شريك قابل اعتمادي است. زماني كه يك مدير رشد زيردست و همكاري‌هاي خاص او را تاييد مي‌كند، اين كار به فرد قدرت بيشتري براي عملكرد بهتر مي‌دهد. زماني كه مديران تازه‌كار يكي از چالش‌برانگيزترين و ارزشمندترين گذارهاي زندگي خود را آغاز مي‌كنند، ايجاد ارتباطات موثر و گفت‌وگوهاي مفيد بين مديران و كارمندان و مواجهه با اين موضوع و ديگر واقعيت‌هاي جديد براي آنها يك ضرورت است.
منبع: روزنامه دنياي اقتصاد – شماره 3783