شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| بدون شك واكنش سريع و به موقع از سوي مديران روابط‌عمومي دقيقا همان چيزي است كه در راستاي مديريت بحران نياز است.
در واقع نحوه عملكرد تيم مديريت روابط عمومي هر شركتي نه تنها براي خود آن شركت بلكه براي مشتريان، كاركنان و حتي سهامداران نيز امري مهم محسوب مي‌شود. امروزه در عصر ارتباطات به كمك انواع تكنولوژي‌ها امكان ارسال و دريافت پيام‌ها كه امري حياتي براي هر مجموعه‌اي محسوب مي‌شود، ميسر شده است و اين مسأله بركار تيم روابط عمومي در زمان مديريت بحران تأثير خواهد گذاشت.
ايده
در سال2007 يكي از دانشجويان دانشگاهي در ايالت ويرجينياي آمريكا طي اقدامي وحشيانه همكلاسي‌هاي خود را به گلوله بست كه اين رويداد خونبارترين حادثه مسلحانه در ايالات متحده آمريكا به شمار مي‌رود.اين حادثه اسفبار در حالي رخ داد كه نشريات و رسانه‌ها علت را ضعف مقامات مربوطه دانستند.
فرد مسلح كه سابقه عدم تعادل رواني را در پرونده خود داشت، ابتدا به ساختمان اصلي دانشگاه يورش برد و قبل از اقدام به خودكشي در مجموع 32 نفر از همكلاسي‌هاي خود را به قتل رساند. اين فاجعه در حالي رخ داد كه اگر مسئولان مربوط و به‌خصوص حراست دانشگاه اقدامي هوشيارانه و سريع از خود نشان مي‌دانند، شايد اين اتفاق ناخوشايند هرگز رخ نمي‌داد.
اكثر تحليلگران نبود پل ارتباطي بين مسئولان و دانشجويان را عامل اصلي وقوع اين حادثه مي‌دانند. در همين راستا از سال 2008 تمامي دانشگاه‌ها و مدارس ايالت‌هاي آمريكا ملزم به استفاده از پيام‌رسان‌هاي هوشمند كه امكان ارسال پيام‌هاي نامحدود را در كمترين زمان به شبكه‌هاي اجتماعي دارد، شدند تا بدين شيوه از وقوع حادثه‌اي ديگر جلوگيري شود.
نظر اوليه استفاده از صندوق پستي (ايميل) بود اما تحقيقات نشان داده كه افراد به‌طور متوسط هفته‌اي يك يا دوبار ايميل‌هاي خود را چك مي‌كنند درحالي‌كه اين آمار براي شبكه اجتماعي فيس‌بوك 30 بار در روز است و همين ويژگي باعث شد تا فيس‌بوك به گزينه‌اي جدي‌تر در اين زمينه تبديل شود.
گسترش روز افزون تلفن‌هاي همراه، خصوصا در بين دانشجويان عاملي شد تا از سرويس پيام كوتاه نيز در كنار شبكه‌هاي اجتماعي براي اطلاع‌رساني در اين‌گونه موارد استفاده شود. در واقع كشور آمريكا پيشگام استفاده از موبايل در دانشگاه‌ها در عين در اختيار داشتن شماره تمامي دانشجويان بود.
مسئولان دانشگاه حتي دانشجويان خود را ملزم به دنبال كردن صفحه رسمي خود در فيس‌بوك و ديگر شبكه‌هاي اجتماعي جهاني مي‌كردند. اگرچه مسئولان هر دانشگاه آدرس ايميل تمامي دانشجويان خود را نيز در كنار شماره تلفن آنها داشتند اما به علت مشكلاتي كه ذكر شد، اين صندوق پستي الكترونيكي بيشتر در زمينه‌هاي علمي به كار گرفته شد.
امروزه اين نياز (ارتباط سريع افراد با يكديگر) باعث شده شركت‌هاي گوناگوني پا به اين عرصه گذاشته و پيام رسان‌هاي منحصر به فردي توليد كنند و همين امر به تنوع بسيار زياد اين محصول در بازار منجر شده است.
در آخر لازم است اين نكته گفته شود كه اگر تاكنون در شركت سيستم پيام رسان خاص خود را نداشته‌ايد هرچه زودتر نسبت به راه‌اندازي آن اقدام كنيد.
آنچه در عمل بايد انجام دهيد
- گروه‌بندي كردن افراد يا دسته‌بندي كردن مطالب قبل از ارسال هر پيام امري ضروري است، به علت آنكه هرگروه نياز به مطالب خاص خود دارند و به همين جهت ارسال پيام‌هاي كلي عملا كاري بيهوده است.
- اگر در استفاده از سيستم‌هاي پيام‌رسان اهداف صرفا تجاري را مدنظر داشته باشيد بدون شك نتيجه لازم را نخواهيد گرفت و افراد مدنظر خود را به سادگي از دست خواهيد داد.
- فراموش نكنيد كه قشر جوان شبكه‌هاي اجتماعي خود را بيشتر از ايميل‌شان چك مي‌كنند.
منبع: فرصت امروز