شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، سوال: يكي از مشكلاتي كه انرژي زيادي را از مديريت سازمان ما مي‌گيرد، شايعاتي است كه در خصوص مسائل گوناگون سازمان بين كاركنان انتشار پيدا مي‌كند و اغلب هم نادرست بوده و موجب شده كاركنان ذهنيت بدي نسبت به مديران سازمان و تصميمات آنها پيدا كنند. مي‌دانيم كه اين شايعات با تاثير منفي بر نگرش كاركنان موجب كاهش بهره‌وري سازمان شده است. سعي كرديم افرادي كه معمولا اين صحبت‌ها را مطرح مي‌كنند، شناسايي كنيم اما شناسايي و برخورد با اين افراد كار دشواري است. چگونه مي‌توانيم جلوي اين شايعات را بگيريم.
پاسخ: شايعه جزء جدايي‌ناپذير زندگي سازماني است. اين ايده كه مي‌توان شايعه را به‌طور كامل از سازمان حذف كرد، اشتباه است. علاوه‌بر كانال ارتباط رسمي در سازمان، شايعه نيز به‌عنوان كانال ارتباطي غيررسمي، نقش مهمي در انتقال اطلاعات در سازمان بر عهده دارد. اثرات حاصله از شايعه در سازمان معمولا در جهت اهداف افرادي است كه آن شايعه را به‌وجود آورده و در سازمان منتشر مي‌كنند. اينكه شايعه در سازمان همواره داراي اثرات منفي است، جاي تأمل بيشتري دارد. درصورتي‌كه شايعه با اهداف سازمان در تضاد باشد مي‌تواند اثرات مخربي بر روي عملكرد سازمان داشته باشد. در اين حالت مديريت سازمان بايد سعي كند با استفاده از اقدامات مناسب، اين شايعات را مديريت كرده و با بي‌اثر كردن يا كاهش تاثير آنها، از اثرات مخرب آنها جلوگيري كند. در مقابل شايعاتي كه در راستاي اهداف سازمان باشد، مي‌تواند براي سازمان مطلوب باشد، بنابراين حتي شايعه مي‌تواند به‌عنوان ابزاري قدرتمند در دست مديريت سازمان باشد. زيرا يكي از ويژگي‌هاي مهم كانال ارتباط غيررسمي اين است كه بيشتر كاركنان به اطلاعات به‌دست آمده از طريق شايعه نسبت به اطلاعاتي كه از طريق كانال رسمي و مديريت منتقل مي‌شود، بيشتر اعتماد كرده و باور آن برايشان راحت‌تر است. پژوهش‌ها نشان مي‌دهد كه بيش از 70 درصد ارتباطات سازماني از طريق شايعه انجام مي‌گيرد.
شكل‌گيري شايعه: معمولا تصور بر اين است كه علت شايعه‌پراكني لذت‌بخش بودن سخن‌چيني است اما اين تصور معمولا صحيح نيست. شايعات در موقعيت‌هايي كه براي افراد مهم است و زماني كه ابهام وجود دارد و تحت شرايطي كه براي آنها اضطراب ايجاد مي‌شود، پديد مي‌آيد. به‌عنوان مثال زماني كه حقوق كاركنان به‌دليل مشكلات مالي شركت براي چند روز عقب افتاده است، زمينه براي شايعه‌پراكني فراهم شده و در چنين شرايطي بازار شايعات داغ مي‌شود. سختي‌هاي كار، رقابت‌هاي سازماني و اهداف سياسي گروهي از افراد، از جمله عوامل شكل‌گيري شايعه هستند.
مديران اغلب تصور مي‌كنند شايعات هميشه اطلاعات نادرستي را منتقل مي‌كنند. مطالعات نشان مي‌دهد كه حدود 75 درصد اطلاعاتي كه به وسيله شايعات جابه‌جا مي‌شوند، صحت دارد. اما با توجه به اينكه اين اطلاعات منتشر شده معمولا اطلاعاتي هستند كه مديران دوست ندارند منتشر شود، لذا مديران از شايعه‌پراكني در سازمان دلِ خوشي ندارند.
ويژگي‌هاي شايعه: شايعه داراي ويژگي‌هايي است كه هم مي‌تواند به‌عنوان مزيتي براي سازمان و هم به‌عنوان مانعي در جهت اهداف سازمان باشد كه برخي از آنها را مورد بررسي قرار خواهيم داد.
• همان‌طور كه پيش از اين اشاره شد، كاركنان به اطلاعات دريافت شده از كانال ارتباطي غيررسمي بيشتر اعتماد مي‌كنند. مدير مي‌تواند از اين ويژگي استفاده كرده و از كانال ارتباط غيررسمي به‌عنوان مكملي براي كانال ارتباطي رسمي استفاده كند. مديريت آگاهانه و شكل‌دهي مناسب به شايعات مي‌تواند آنها را در راستاي اهداف سازمان قرار دهد.
• سرعت انتقال اطلاعات در كانال شايعه پراكني بالاتر از كانال رسمي است. در مواردي كه انتقال اطلاعات نيازمند سرعت بالايي است، اين كانال ارتباطي مي‌تواند اثربخشي بيشتري داشته باشد.
• در جريان شايعه‌پراكني، افراد نظرات خود را آزادانه و بي‌پروا به ديگران منتقل مي‌كنند، از اين‌رو يكي از ابزار‌هاي خوبي كه مدير مي‌تواند از آن در جهت سنجش نظر واقعي كاركنان استفاده كند، شايعه‌پراكني است. در ارتباطات رسمي، احتمالا افراد به‌دليل نگراني‌هايي كه دارند، از بيان نظر واقعي خود خودداري مي‌كنند. بنابراين بررسي و علت‌يابي شايعات در سازمان مي‌تواند به‌عنوان ابزاري مناسب در جهت سنجش نگرش كاركنان باشد.
• يكي ديگر از ويژگي‌هاي شايعه اين است كه احتمال تحريف اطلاعات در اين كانال ارتباطي بسيار زياد است، بنابراين درصورتي‌كه مدير قصد استفاده از اين ابزار را دارد بايد به اين مساله توجه كند و تمامي شرايط را در نظر بگيرد.
• وقتي افراد عضو يك گروه، آزادانه ديدگا‌ه‌هاي خود را با يكديگر به اشتراك گذاشته و مورد بحث قرار مي‌دهند، اين موضوع مي‌تواند باعث نزديك شدن بيشتر آنها به يكديگر شده و از اين طريق انسجام گروه افزايش پيدا كند. البته اين مساله براي افرادي كه عضو آن گروه نيستند چندان خوشايند نخواهد بود.
• درصورتي‌كه كاركنان سازمان اطلاعات مهم و صحيح را به جاي اينكه از طريق مجاري رسمي به‌دست آورند از طريق شايعه كسب كنند، اعتماد آنها نسبت به سازمان و مديريت كم خواهد شد. اين مساله زماني خطرناك خواهد شد كه اطلاعات به‌دست آمده از كانال رسمي، مطابق واقعيت نباشد. بنابراين بايد در صحت اطلاعات كانال ارتباط رسمي دقت بيشتري انجام گيرد زيرا اعتماد كاركنان سرمايه‌اي غيرقابل جايگزين براي مديريت است.
توصيه‌هاي كاربردي: به نظر مي‌رسد بهترين راهكار براي كاهش پيامدهاي منفي ناشي از شايعات، كاهش ابهام موجود در زمينه موضوع موردنظر است. اگر اطلاعاتي كه امكان انتقال آنها به كاركنان وجود دارد، پيش از اينكه از طريق شايعه‌پراكني منتشر شود، به صورت صحيح و از طريق كانال رسمي به كاركنان انتقال داده شود و آنها از دلايل و نتايج تصميم‌هايي كه گرفته مي‌شود آگاه شوند، علاوه‌بر اينكه از اثرات مخرب شايعه در سازمان جلوگيري مي‌شود، زمينه بي‌اعتمادي در سازمان نيز از ميان مي‌رود. در مواردي كه خواسته يا انتظاري موجب شايعه‌پراكني شده است، بهتر است حتي‌الامكان آن خواسته مرتفع شده يا نگراني‌ها در خصوص آن كاهش يابد. به‌عنوان مثال درصورتي‌كه پرداخت حقوق كاركنان به‌دليل مشكلات مالي شركت، به‌طور موقتي به تاخير افتاده است، پرداخت حقوق كاركنان يا آگاه كردن آنها از دلايل وقوع اين مساله و اطمينان دادن اين موضوع كه مديريت سازمان سخت در تلاش براي رفع اين مشكل است، مي‌تواند از داغ‌شدن بازار شايعات گوناگون در سازمان جلوگيري كند.
منبع: روزنامه دنياي اقتصاد – شماره 3756