شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، نظارت مستمر و دقيق بر عملكرد كاركنان از اهميت و جايگاه شايان‌توجهي در فرآيند مديريت و هدايت افراد در سازمان‌ها برخوردار است و لذا يكي از چالش‌هاي مهمي كه مديران تازه‌كار و كم‌تجربه در ابتداي فعاليت‌شان به‌عنوان مدير با آن بايد دست و پنجه نرم كنند، همين نظارت بر عملكردها و كاركردها است. چراكه نظارت درست و مستمر بر عملكرد كاركنان است كه زمينه بهبود و تقويت فرآيند پاداش‌دهي و قدرداني از عملكردهاي مثبت و اصلاح عملكردهاي ضعيف را تسهيل مي‌كند و در نهايت افراد سازمان را به سمت تحقق اهداف مقرر سوق مي‌دهد. در اينجا 10 توصيه براي كساني كه به تازگي وارد عرصه مديريت و نظارت بر عملكرد شده‌اند ذكر شده كه آنها را قادر مي‌سازد تا به نحو بهتري امر خطير نظارت بر عملكرد و ارائه بازخورد‌هاي لازم را انجام دهند. مطالعه اين توصيه‌ها حتي براي كساني كه سال‌هاست در زمينه نظارت و ارزيابي عملكرد فعاليت مي‌كنند نيز خالي از لطف نيست.
1- رايج‌ترين نوع كم‌كاري و ضعف عملكردي را در درون سازمان‌تان شناسايي كنيد: يكي از اولويت‌ها و ضرورت‌هاي عرصه نظارت بر عملكرد افراد در سازمان‌ها عبارت است از شناسايي الگوهاي رفتاري و عملكردي كاركنان و تشخيص نقاط ضعف عملكردي در ميان كاركنان. ناگفته پيداست كه تا پيش از شناسايي مشكلات و ضعف‌ها نمي‌توان در راستاي حل آنها گام برداشت و پس از انجام اين كار است كه راه براي بهبود عملكردها فراهم مي‌آيد.
2- عملكرد كاركنان را با استاندارد‌هاي شركت مقايسه كنيد: يكي از اشتباهات رايج بين مديران و ناظراني كه به تازگي وارد عرصه ارزيابي عملكرد و نظارت شده‌اند اين است كه آنها عملكرد هر فردي را با فرد يا افرادي ديگر مقايسه مي‌كنند درحالي‌كه اين كار كاملا اشتباه است و باعث سرخوردگي افراد مي‌شود. اقدام درست در اين زمينه عبارت است از مقايسه مستمر و دقيق عملكرد افراد با استاندارد‌ها و معيار‌هاي عملكردي شركت و سازمان. به‌طور كلي، استاندارد‌هاي عملكردي به اين دليل طراحي و تدوين مي‌شوند كه عملكرد كاركنان بر مبناي آنها سنجيده شود لذا يكي از وظايف ناظر، مقايسه عملكردها با استاندارد‌ها و معيارها است.
3- هميشه به دنبال نمونه‌هاي ايده‌آل و مطلوب عملكردي باشيد: هرچند كه مقايسه كردن افراد با هم كار درستي نيست اما اشاره هدفمند به عملكرد مطلوب بخش‌ها و افراد لايق و كارآمد مي‌تواند باعث الگوسازي و مشخص شدن نقشه راه براي بهبود عملكردها در آينده شود. در اين ميان مي‌توان از اطلاعات و رهنمون‌هاي بخش نيروي انساني سازمان نيز كمك گرفت.
4- نظارت بر عملكرد كاركنان نبايد يك امر خاص و تعجب‌آور به نظر برسد: درصورتي كه نظارت بر كاركنان به صورت منظم انجام شود، ديگر به آن به‌عنوان امري عجيب و شوك‌آور نگاه نخواهد شد. بنابراين گفت‌وگوي يك ناظر و ارزياب با كارمندان در مورد عملكرد كاركنان بايد به‌عنوان پديده‌اي عادي و متداول تلقي شود و نه اتفاقي بديع و مرموز.
5-كارمندان را در امر نظارت بر عملكردشان مشاركت دهيد: اگرچه اين وظيفه ناظر و ارزياب است كه عملكرد افراد را مورد بررسي و بازبيني قرار دهد اما هيچ‌گاه نبايد فراموش كرد كه خود افراد را نيز بايد در اين مسير مشاركت داد. براي اين كار مي‌توان يك نسخه از ارزيابي‌هاي قبلي صورت گرفته از افراد را در اختيارشان قرار داد تا آنها از نقاط قوت و ضعف خود آگاه شوند و ضمن تقويت نقاط قوت در راستاي رفع نقاط ضعف اقدام كنند تا از تكرار عملكردهاي ضعيف در آينده جلوگيري شود. ارائه فرم‌هاي خودارزيابي نيز در اين ميان مي‌تواند موثر و سازنده باشد.
6- بهترين زمان و مكان را براي برگزاري جلسات ارزيابي عملكرد كاركنان اختصاص دهيد: اگر مي‌خواهيد در مورد عملكرد هركدام از كاركنانتان با آنها صحبت كنيد، اين كار را در محيطي آرام و به دور از ديدگان ديگران و به صورت خصوصي انجام دهيد. اتمسفر مثبت اتاق جلسه مي‌تواند به تلطيف شرايط كمك شاياني كند. زمان برگزاري چنين جلسه‌اي نيز بسيار مهم است. برگزاري جلسه در روز‌ها و ساعت‌هايي كه هم ارزياب و هم كارمند دچار تنش بوده‌اند، كار درستي نيست و بهتر است كه برگزاري چنين جلساتي به زماني كه هر دو طرف به دور از تنش و استرس هستند، موكول شود.
7- هم صحبت از گذشته، هم سخن گفتن از آينده:تجربه نشان داده كه سخن گفتن صرف از عملكرد افراد در گذشته و افسوس خوردن از ضعف‌ها و ناكارآمدي‌ها و يا تاكيد بيش از حد بر عملكردهاي مطلوب تاثير چنداني بر بهبود عملكردها در آينده نخواهد داشت و در برخي موارد موجب يأس و سرخوردگي يا مغرور شدن بيش از حد افراد مي‌شود. پس بهتر است علاوه‌بر صحبت از گذشته، بخش عمده‌اي از گفت‌وگوهاي بين ناظران و كاركنان به آينده و عملكردهاي مطلوب آتي افراد معطوف شود.
8- از كاركنانتان بخواهيد در مورد عملكرد خودتان و انتظاراتشان از شما هم نظر بدهند: در اغلب موارد قرار دادن افراد در موقعيت قضاوت بر عملكرد ديگران باعث مي‌شود تا آنها مسووليت بيشتري احساس كنند و در نتيجه عملكرد بهتري را از خود بروز دهند. پس براي افزايش احساس مسووليت در كاركنان و به‌عنوان گام اول از آنها بخواهيد تا عملكرد شما را مورد ارزيابي قرار دهند. با اين كار هم قادر خواهيد بود از نقاط ضعف و قوت خود آگاه شويد و هم به كاركنانتان ياد مي‌دهيد كه چگونه مورد ارزيابي قرار خواهند گرفت.
9- جلسات ارزيابي عملكرد را چندين‌بار در سال برگزار كنيد: يكي از سنت‌هاي غلط و رايج در بسياري از سازمان‌ها و شركت‌ها، انجام ارزيابي عملكرد و برگزاري جلسات گفت‌وگو درباره عملكرد افراد به‌صورت سالي يك‌بار است كه صرف‌نظر از دشواري‌هاي متعدد در برنامه‌ريزي و برگزاري، تاثير چنداني در بهبود عملكردها در عمل نخواهد داشت. پس آسان‌تر و عاقلانه‌تر آن است كه چنين برنامه‌هايي به دفعات در طول سال انجام شود تا اثرگذاري آن بيشتر و اجراي آن آسان‌تر باشد.
10-حتما در كلاس‌هاي آموزش ارزيابي عملكرد و نظارت شركت كنيد: چنانچه در سازمان و شركت شما برنامه آموزشي نظارت و ارزيابي عملكرد در حال برگزاري است يا قرار است برگزار شود به‌طور جدي و فعال در آنها شركت كنيد و هميشه خود را در موقعيت آموختن و يادگيري قرار دهيد و چنانچه چنين فرصت‌هايي در درون سازمان تان فراهم نيست، در خارج از سازمان به دنبال چنين كلاس‌هاي آموزشي بگرديد.
منبع: روزنامه دنياي اقتصاد – شماره 3708