اشاره
شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- دكتر مهدي باقريان با پايه گذاري موسسه كارگزار روابط عمومي در سال 1380 عملا وارد حوزه برنامه ريزي، اجرا و مديريت در زمينه روابط عمومي و ارتباطات شده است. سال ها تلاش و برگزاري برنامه هاي جمعي در قالب كنفرانس، كنگره، همايش، كارگاه هاي آموزشي و دوره هاي تخصصي و حرفه اي در داخل و خارج از كشور، تجربيات مستقيم و موثري را در اين زمينه براي او فراهم كرده است. در همين ارتباط و با موضوعي با محوريت بحث همايش ها در كشور با وي به گفت و گو نشسته ايم كه در ادامه مي خوانيد:

ضمن تشكر از حضور در اين گفت و گو آيا حوزه برگزاري همايش ها را استاندارد مي دانيد؟
براي پاسخ به اين سئوال بايد ابتدا مشخص شود كه تعريف ما از استاندارد چيست و كدام همايش ها را مدنظر قرار داده ايم. طبيعي است كه همايش هاي برگزار شده در حوزه روابط عمومي كه تحت عنوان هاي مختلف مانند: كنفرانس، سمپوزيوم، گردهمايي، كنگره و غبره برگزارمي شود هر يك در جايگاه خود از سطح و درجه مشخص و متمايزي برخوردار هستند كه بايد در نوع و جايگاه خود مورد توجه و ارزيابي قرار گيرند. از سوي ديگر چون استاندارد به مفهوم دربرگرفتن كيفيت هاي حداقلي است، به نظر مي رسد بايد قضاوت درمورد همايش ها بعد از مشخص شدن عنوان دقيق و موردنظر صورت گيرد تا اين ارزيابي دقيق و مفيدفايده باشد.

چه توصيه هايي براي برگزاري موثر و مثمر ثمر همايش ها در كشور داريد؟
شايد بتوان گفت كه توصيه اصلي در اين زمينه همان رعايت استانداردهاي موجود است. خوشبختانه با تجارب و اندوخته هايي كه به لحاظ نظري و اجرايي در اين زمينه وجود دارد و بعد از سال ها برگزاري و اجراي همايش هاي مختلف، كساني كه دست اندركار برگزاري اين امور هستند مي توانند استانداردهاي لازم را در اين زمينه شناسايي و ملاك عمل خود قرار دهند. ما همواره در كار خودمان تلاش كرده ايم كه از مسئله استاندارد به مفهوم داشتن حداقل كيفيت بگذريم و خودمان را به ملاك هاي حداكثري كه مقبوليت فراملي هم دارند نزديك كنيم. شايد بتوان ادعا كرد كه مراودات و دوره هاي برگزار شده بين المللي دراين زمينه كمك زيادي به ما كرده است. بر همين مبنا مي توان اين را هم اضافه كرد كه يكي از مسائل مهم ديگري كه در برگزاري موثر و مثمرثمر همايش ها در كشور بايد مد نظر قرار گيرد، نيازها و خواسته ها و ترجيحاتي است كه مخاطبان هر همايش به دنبال آن هستند و نيازسنجي از مخاطبان و محوريت بخشيدن به اين نيازها در اهداف همايش موضوع مهم ديگري است كه بايد به دقت مورد توجه قرار گيرد تا شاهد كارآمدي و تاثير بيشتر اين برنامه ها در سطوح گوناگون باشيم.

به نظر شما چه راهكارهايي براي تاثيرگذاري همايش ها وجود دارد؟
يكي از مهمترين راهكارها براي تاثير گذاري همايش ها، دقت در برنامه ريزي و سياست گذاري همايش ها است، به گونه اي كه هر همايش يا برنامه جمعي بتواند به عنوان يك اتفاق جديد تاثير مثبت و فزاينده اي در حوزه برگزاري خود بگذارد.
توجه به مكتوب كردن كارها و داشتن برنامه هايي براي اين كه هر همايش و گردهمايي اثري از خود باقي بگذارد بسيارمهم است. قطعا يك برنامه يك يا دو روزه با همه فشردگي هايي كه معمولا دارد، نمي تواند در ذهن و حافظه مخاطبان آن بماند و اگر تلاش شود كه اين همايش ها نتايج بدست آمده را به صورت كتاب، مجموعه مقالات و يا هرمكتوب مناسب ديگري در جايي ثبت و ضبط كنند، اثرات ماندگار و موثرتري به همراه خواهند داشت.

مهمترين نقاط ضعف همايش هاي برگزار شده را در چه چيزي مي دانيد؟
شايد بتوان گرفتار شدن در حلقه تكرار و گاه تقليد را يكي از آفت هاي اين گونه برنامه ها دانست. همايش و هر برنامه زنده اي ديگري تاثير خود را مديون جريان يافتن ماجرايي است كه به عنوان محور و هدف آن كار قرار است، تغييري در نگاه و انديشه افراد حاضر در اين برنامه ها ايجاد كند و اگر بدون توجه به اين نكته مهم در همايش ها و ديگر برنامه هاي جمعي و گروهي در وادي تكرار گرفتار شويم و در هر دوره آبي تازه در سيال اين رودخانه هدفمند جاري نشود، موجب تضعيف اين كار شده و باعث خواهد شد كه مخاطبان آن از همراهي اين برنامه ها باز بمانند و اين همايش ها در نهايت راه در بيراهه تكرار و گاه تقليد خواهند پيمود كه بايد سخت مراقب اين معنا باشيم.

آيا همايش هاي ايران دچار ضعف محتوايي هستند و يا ضعف در اجرا؟
يك حكم كلي در اين خصوص امكان پذير نيست و اگر هم چنين حكمي بشود مقرون به انصاف نخواهد بود. اما آنچه در پاسخ به اين سوال مي توان گفت، اين است كه نه در ايران بلكه در ديگر كشورها هم سطح و يا نزديك به وضعيت اجتماعي و فرهنگي ما و حتي در كشورهاي توسعه يافته تر همواره مشكلاتي هم در زمينه محتوا و هم در زمينه اجرا مطرح است و حتي مي توان گفت كه ما در برخي زمينه ها و از حمله در زمينه اجرا از كشورهاي در حال توسعه جلوتر هستيم. ما در موسسه كارگزار روابط عمومي و در تجارب متعددي كه در كشورهايي مانند تركيه، هند و بخصوص مالزي داشته ايم، شاهد اين ماجرا بوده ايم كه تجربيات و اندوخته هاي ما در حوزه اجرا و حتي محتوا در بسياري از موارد پيش تر و جلوتر از اين كشورها است كه اين تجربيات و مصاديق آن در گزارش هايي كه در اين خصوص تهيه و منعكس شده موجود است و مي توان با جستجويي ساده در فضاي مجازي بدان دست پيدا كرد.
اما اگر بخواهيم پاسخي دقيق تر و بومي به اين سئوال بدهيم معمولا ضعف در محتوا خودش را در اين همايش ها بيشتر نشان مي دهد و طبيعي هم هست. چون بحث هاي اجرايي را مي توان با چندبار تجربه نهادينه كرد، اما بحث هاي محتوايي به دليل ماهيت نوشونده اي كه دارند، نياز به دانش و مهارت بيشتري دارند كه خيلي هم قابل تجربه به طور ثابت نيستند و بايد در هر همايش بنا بر مقتضيات و الزامات آن محتوايي نو و جديد را محور كار قرار داد كه به نظر مي رسد معمولا در همايش ها در اين خصوص ضعف بيشتري مشاهده مي شود.
البته همان گونه كه اشاره كردم اين حكم كلي فابل نعميم به همه همايش ها و برنامه هاي جمعي نيست و براي قضاوتي دقيق بايد همايش يا برنامه جمعي مورد نظر را به طور مصداقي و عيني با مدارك و شواهد موجود بررسي و مورد قضاوت قرار داد. البته بايد اين مطلب را هم اضافه كنم كه عليرغم ضعف هايي كه ممكن است در محتوا و اجرا وجود داشته باشد و گاه اجتناب ناپذير است، در مجموع و طي سال هاي اخير گام هاي مثبت و موثري براي هدفمند شدن و تاثير گذاري بهتر اين همايش ها برداشته شده است.

چنانچه در اجرا ضعف داريم براي برطرف شدن آنها چه راهكارهايي مناسب است؟
با پاسخ اين سوال درسوال قبلي هم اشاراتي داشتم. گرفتن بازخورد و ارزيابي نظرات شركت كنندگان و رصد نظرات و قضاوت هاي شركت كنندگان در همايش ها خيلي مهم و امري اساسي و ضروري است. بهترين راهكار همين مراقبت برحسن اجراء، نطرسنجي از شركت كنندگان و ارزيابي كلي از برگزاري همايش بلافاصله بعد از اجرا و كمك گرفتن و همفكري با انديشمندان و صاحب نظران مربوط به اين حوزه است. اساسا اگر اين ارزيابي، گرفتن بازخورد و مراقبت بر حسن اجرا نباشد، حتما همان مشكلات و مسائل كاهنده موجود در همايش ها و برنامه هاي بعدي هم رخ خواهند نمود و آش همان آش و كاسه همان كاسه خواهد بود.

يك انجمن مردم نهاد براي استانداردسازي اين حوزه و همه اصناف دخيل چه تاثيري مي تواند داشته باشد؟
يكي از ويژگي هاي انجمن هاي مردم نهاد، استفاده از خرد جمعي و افكارعمومي در حوزه عمل است. در بحث استاندارد و استانداردسازي در اين حوزه هم اين موضوع مصداق دارد و اين نهادها كه معمولا قيدو بندهاي اداري و بوروراتيك مرسوم را ندارند مي توانند با برنامه ريزي و استفاده از خرد جمعي فضايي را فراهم كنند كه يك صنف، نهاد و يا سيستم و سازمان وابسته به آن بتواند با اتكاء بر اين برآيندها و نتايج برآمده از افكار هم سو در مسير كارهاي با كيفيت و منطبق با استانداردهاي ناظر بر آن حوزه گام بردارد. طبيعي است كه چنين كاري در گرو برنامه ريزي، نظارت و مراقبت در حسن اجراي اين امور خواهد بود و نقش مديريتي حاكم بر هر مجموعه اي توفيق يا عدم توفيق اين برنامه ها را رقم خواهد زد.

اين انجمن بايد چه چيزهايي را براي استانداردسازي اين حوزه مدنظر قرار دهد؟
در پاسخ به سوال قبلي به طور تلويحي اشاره كردم كه اصل بر استفاده از دانش، آگاهي و خرد جمعي است. معمولا انجمن هاي مردم نهاد در پي پاسخ به يك مسئوليت و يا نياز مرتبط با حوزه مسئوليتي خود شكل مي گيرند و به همين لحاظ چيزي كه مهم است و بايد در خصوص بحث استاندارد مورد توجه قرار گيرد، ملاك ها و شاخص هايي است كه منجر به توليد استانداردهاي موجود در آن حوزه شده اند.
اگر قرار باشد انجمن و يا تشكيلاتي مردم نهاد در مورد موضوعي مانند بحران كم آبي فعاليت كند، قطعا بايد از الزامات و وضعيت كلي مسئله آب و استانداردهاي آن به عنوان آب سالم و ترجيحا آب قابل شرب مطلع باشد تا بتواند پيامي را كه به مخاطب خود مي فرستد به طور موثر و سازنده به وي منتقل كند. اگر استاندارد مطرح در اين زمينه استفاده بهينه مصرف كردن و نه الزاما كم مصرف كردن باشد، قطعا آن چيزي كه بايد در اين زمينه مدنظر قرار گيرد، يافته ها و دستاوردهاي علمي و تجربي است كه هم بتواند نياز مخاطب را پاسخ دهد و هم در مقابله با بحران كم آبي موثر باشد. بنابراين اصل براين است كه انجمن ها و تشكل هاي مردم نهاد در گام اول خود با استانداردهاي حوزه مربوطه آشنا باشند و در گام دوم بتوانند نقش خود را در اين زمينه در ارائه مشاوره به ذينفعان به خوبي ايفا كنند.