شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- يكي از مباحث جديد حوزه روابط عمومي آنلاين و استفاده روابط عمومي ها از ظرفيت هاي فضاي مجازي و تكنولوژهاي نوين اطلاعاتي، موضوع شبكه اي شدن است. بدين بهانه مناسب ديديم گفتگويي با دكتر يونس شكر خواه استاد حوزه ارتباطات الكترونيك و روزنامه نگاري آنلاين و برنده جايزه بين المللي دكتر نطقي داشته و با ابعاد گوناگون، الزامات و اهداف وكاركردهاي شبكه اي شدن روابط عمومي ها آشنا شويم.
جنابعالي چه تعريف و مفهومي از شبكه‌اي شدن داريد؟
كانون شبكه‌اي شدن تاكنون در عرصه فني بوده و تجهيزات توليد با كمك كامپيوتر در بخش‌هاي گوناگون توليدي به كار گرفته شده است. به عنوان مثال در صنعت چاپ، كامپيوتري شدن كامل شركت‌ها با گردش كارهاي ديجيتال به يك واقعيت در عرصه پيش از چاپ تبديل شده است.
چاپخانه‌ها هم با كاركردهايي كه توسط كامپيوتر كنترل مي‌شوند به توليد اشتغال دارند. اگرچه شبكه‌بندي در عين حال به عنوان يك مكمل اختياري هم مي‌تواند تحقق يابد، اما مشكل در اينجا عدم آگاهي نسبت به اصلاحات و گسترش‌هاي بعدي است.
آنچه در زمينه شبكه‌اي شدن از اهميت بسياري برخوردار است داشتن انديشه بين بخشي است.
براي آنكه فرآيندها تسهيل شود، شبكه‌سازي نه تنها بايد كل سيستم‌هاي توليدي، بلكه مديريت و اداره كل را نيز در بر بگيرد.
از ديگر سو، تمام كساني كه در فرآيند توليد نقش دارند، براي اينكه محصولات بهتري توليد كنند بايد در مراحل مختلف همكاري كنند: همه بايد در همه زمان‌ها به اطلاعات دسترسي داشته باشند.
ظرفيت هاي شبكه اي شدن را چه مي دانيد؟
شبكه‌سازي ظرفيت بالقوه فراواني براي بهينه‌سازي عمليات داخلي، فرآيندهاي تجاري و سازماني دارد. شبكه مي‌تواند كارمندان را از وظايف روزمره نجات دهد و انرژي آنان را در مسير دستاوردهاي مهم‌تر اجرايي آزاد سازد.
اين كار براي مشاغلي كه معمولاً با حجم بالايي از سفارش‌ها مواجه هستند ضروري است، هر چه سفارشات بيشتر باشد، سود هم بيشتر خواهد بود. بنابراين قرار دادن خود در فرآيندهاي شبكه‌اي بسيار ضروري است و نياز به گام‌هاي سازماني و اقتصادي دارد. پردازش الكترونيك داده‌ها، دربرگيري تمامي فرآيندهاي فني، اداري و سازماني بخش حياتي اين موضوع است.
الزامات شبكه‌اي شدن را در عصر حاضر تبين كنيد؟
ميزان شبكه‌اي شدن و بهره‌وري از ثمرات آن در گرو سطح توسعه و خود سازمان است.
براي اينكه شركتي بتواند فرآيندهايش را بهينه كند، بايد از برنامه‌ريزي دقيق و اهداف مشخص برخوردار باشد. هر شركتي كه مي‌خواهد شبكه‌اي شود، ابتدا بايد مطمئن شود كه الزامات سازماني، فني و مالي مورد نياز را فراهم آورده است.
شركت بايد پيش از تغيير فرآيندها، دقيقاً فكر كند. شركت بايد از اين امر اطمينان حاصل كند كه در هنگام ايجاد تغييرات، همه افراد درگير، اهداف شركت را درك مي‌كنند. چنين اتفاقي به يك ديسيپلين قابل توجه نياز دارد. چرا كه شبكه‌اي شدن پديده‌اي زمان‌بر است.
شبكه‌اي شدن مثل خريد يك بسته نيست، بلكه به زماني طولاني نياز دارد كه بايد در آن گام به گام پيشروي كرد. در چنين فرآيندي، توليدكنندگان به عرضه آپشن‌هاي اتصال، سيستم‌ها و بسته‌هاي نرم‌افزاري با ضرايب متفاوتي از پيچيدگي مي‌پردازند.
شبكه‌سازي را بايد با شرايط شركت انطباق داد و اين امر با ابعاد سازمان، سن ماشين‌آلات و كيفيت فرآيندها مرتبط است.
چه شرايط و بسترهايي را براي شبكه اي شدن ترسيم مي كنيد؟
شبكه‌اي شدن با شرايط زير موفق از آب در مي‌آيد:
ـ مديريت كاملاً به ايده شبكه‌اي شدن باور داشته باشد.
ـ تعريف سازمان، فرآيندهاي تصميم‌سازي و قابليت‌هاي سازمان به طرزي دقيق تعريف شده باشد. در غير اين صورت، حتي بهترين سيستم‌ها و پيچيده‌ترين نرم‌افزارها هم نمي‌توانند كمكي بكنند.
ـ ساختارهاي عملياتي دقيقاً مورد تحليل قرار گرفته شده باشد و روندها، بهينه شده باشند.
ـ تجهيزات توليد از محيط‌هاي ارتباطي (اينترفيس) استاندارد كه قابليت همگرايي و به مشاركت‌گذاري اطلاعات را دارند، برخوردار شده باشند.
ـ كاركنان تمايل‌ها و قدرت حمايت از سيستم را داشته باشند.
لطفا كاركردهاي شبكه اي شدن را بيان كنيد؟
شبكه‌اي شدن همه جانبه، ابزارهاي IT را براي همه فرآيندها فراهم مي‌سازد و موجب ساده شدن آنها مي‌شود و همه بخش‌هاي سازمان را در يك سيستم ساختمند به يكديگر متصل مي‌سازد.
هدف شبكه‌اي شدن، كاستن از هزينه‌هاي برنامه‌ريزي شغلي و اجراي امور با حداقل‌هاست. بنابراين، داشتن يك سمت‌گيري فرآيندي منظم از ضرورت برخوردار است. افزون بر اين، بهبود جريان اطلاعات هم مهم است. كاركنان بايد از حق دسترسي مستمر به اطلاعات ضروري براي انجام وظايف خود از طريق ايستگاه‌هاي كاري برخوردار باشند.
اين امر بايد در همه زمان‌ها امكان‌پذير باشد كه بتوان ديد يك كار كجاست و از چه وضعيتي برخوردار است. معني اين موضوع اين است كه دسترسي به اطلاعات نبايد با موانع سازماني و بخشي، سلسله مراتب، ترجيحات شخصي يا وابستگي‌ها محدود شود. معني ديگر اين موضوع در عين حال اين است كه مديران بايد در مورد ارتباط با خود با اطلاعات تجديدنظر كنند و ترس بي‌پايه از دست دادن قدرت يا موقعيت را از طريق سهمي كردن ديگران در دانش به كنار بگذارند.
بهبود تبادل داده‌ها بين سيستم‌ها و ماشين‌ها هم از ضرورت برخوردار است.
داده‌ها بايد از نظر معقول بودن و منطقي بودن بررسي شوند تا از اين طريق از بروز ارتباطات غيرمنطقي ممانعت به عمل آيد و اشتباه رخ ندهد.
شبكه‌اي شدن و شبكه‌سازي باعث مي‌شود تا همه ماشين‌ها در تبادل و تغيير اطلاعات درگير باشند و در چنين شرايطي است كه مي‌توان فرآيندها را اتوماتيك كرد، زير نظر گرفت و به طرزي مؤثر و فعال آنها را كنترل كرد و همين اتفاق است كه در نهايت به باروري فزاينده منجر مي‌شود.
شبكه‌سازي با طراحي دوباره فرآيندها و جريان‌هاي اطلاعاتي مرتبط به آنها باعث شفافيت بيشتر در تمام خطوط مي‌شود و به اين ترتيب همه فرآيندهاي توليد در معرض ديد قرار مي‌گيرد. هدف اين كار، ايجاد يك هماهنگي بهينه ميان طرح‌هاي توليدي و ظرفيت‌هاي عملياتي است.
شبكه‌اي شدن اين امكان را مي‌دهد تا داده‌هاي مرتبط با عمليات و كار را به طرزي پيوسته و جامع در اختيار داشته باشيم كه همه در يك موقعيت و مكان مركزي مي‌توانند در دسترس باشند. پارامترهايي نظير سطح اشتغال، سطح بهره‌وري بهينه، زمان‌هاي تغيير خطوط و واحدهاي بازدهي را مي‌توان روزانه، به طرزي دقيق، قابل انكار و ساده از داده‌هاي موجود به دست آورد. چنين امكاني باعث تصميم‌سازي سريع در عرصه‌هاي استراتژيك و اداري مي‌شود.
انباشت و دسترسي به اطلاعات در حالت متمركز، به يكپارچي اطلاعات كمك مي‌كند و اطلاعات به گونه‌اي ذخيره مي‌شود كه براي مقاصد خاص به كار مي‌ديد.
براي رسيدن به موفقيت در شبكه اي شدن چه راهكارهايي پيش بيني مي كنيد؟
پيش شرط اجراي موفقيت‌آميز شبكه‌اي شدن وجود اين تمايل است كه فكر كردن به شيوه‌هاي نوين را بپذيريم و يكي از آنها باور داشتن به موفقيت در استحاله‌سازي و تغيير روندهايي است كه زمان‌بر و دشوار‌ساز هستند. اما در كدام بخش‌ها بايد توقع موفقيت را داشته باشيد؟
فرصت‌هاي كاستن از هزينه‌ها، كليد كاستن از هزينه‌ها، داشتن داده‌هاي متحد در ديتابيس‌هاي مشترك است. اين امر باعث ارتباط بين بخش‌هاي توليدي و اداري مي‌شود. در پروژه‌هاي شبكه‌اي بايد درباره فرآيندهاي سنتي بازانديشي كرد و ميزان مؤثر بودن اين فرآيندها را تست كرد، قدرت و ضعف‌هاي سازماني را تحليل كرد و فرصت‌هاي مرتبط با كاستن از هزينه‌ها را زير نور قرار داد.
* با تشكر از جنابعالي براي وقتي كه براي اين مصاحبه در اختيار ما گذاشتيد.
منبع: كتاب سال روابط عمومي 93: انجمن متخصصان روابط عمومي ايران