شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- ثمره تمام تلاش هاي رسانه اي روابط عمومي در چيزي به نام «بريده جرايد» خلاصه مي شود كه تهيه آن يكي از فعاليت هاي اساسي در روابط عمومي هاست كه گاهي ناديده گرفته مي شود.

با توسعه رسانه هاي ارتباطي جديد و به ويژه سايت هاي خبري و رسانه هاي اجتماعي در چند سال گذشته، نرم افزارهايي به نام «خوراك» يا «خبر خوان» در روابط عمومي ها رسوخ كرده اند كه آنها را از تهيه دستي بريده جرايد بي نياز مي كنند اما در عين حال برخي از نشريات چاپي نسخه اينترنتي ندارند و به ويژه بخش هاي با مردم و نظرات مردم در سايت ها كمتر درج مي شوند و بنابراين هنوز بريده جرايد بايد به شكل سنتي راه خودش را ادامه بدهد.

بنابراين بريده جرايد را مي توان از دو راه تهيه كرد:
1. نرم افزارهاي خبر خوان
2. مطالعه و برش صفحات مرتبط در مطبوعات چاپي

تهيه بريده جرايد يك فعاليت روزانه است و به هيچ عنوان نبايد آن را صرف زمان هايي كه محتوايي براي نشريات ارسال كرده ايم محدود كنيم. در واقع ما بايد در بريده جرايد چند چيز را دنبال كنيم:
1. اخبار صنعت
2. اخبار مرتبط با كسب و كار و سازمان
3. نظرات مردم
4. تغييراتي كه بر صنعت اثر مي گذارد

بنابراين وقتي بر انتشار مطبوعات نظارت مي كنيم بايد اين چهار حوزه را تفكيك كرده و براي هر كدام از آنها برنامه اي ويژه را دنبال كنيم و در ادامه به هر بخش به طور مشخص مي پردازيم.
اخبار صنعت: روابط عمومي بايد در جريان آخرين تغييرات صنعت خود باشد. به عنوان مثال تغييرات قانون هايي كه مستقيما درباره صنعت هستند يا تغييرات تكنولوژي هاي مورد استفاده در صنعت و ... اتفاق مي افتند كه روابط عمومي براي ادامه مسير اطلاع رساني خودش نيازمند آگاهي از آنهاست. اين اطلاعات معمولا بايد براي مديريت ارسال شود.

اخبار مرتبط با كسب و كار و سازمان: اين اخبار و اطلاعات غالبا توسط خود روابط عمومي تهيه مي شود. يعني ما اتفاقاتي كه در كسب و كار مي افتد را براي رسانه ها ارسال مي كنيم. رسانه ها نيز بر اساس اولويت هاي خودشان اين اخبار را منتشر مي كنند. اين بخش از بريده جرايد نشان دهنده قدرت روابط عمومي است. هرچه شما بيشتر توانسته باشيد پوشش خبري دريافت كنيد، فعاليت اطلاع رساني به طور كاملتر انجام شده است. اخبار مرتبط با كسب و كار ما گاهي اوقات توسط نهادهاي ديگر نيز داده مي شوند. مثلا اتفاقي مانند اختلاس در سازمان باعث مي شود كه اخباري عليه آن سازمان در نشريات منتشر شود كه در اينجا شما بايد براي ارسال جوابيه اقدام كنيد.

نظرات مردم: ارتباطات يك فرآيند دو طرفه است و شما بايد نظرات مردم را بر دو دسته تقسيم كنيد:
1. مشكلات واقعي مردم
2. شانتاژ و انتقادات جهت گيرانه

به مشكلات واقعي مردم پاسخ دهيد و براي انتقادات جهت گيرانه ابتدا سياست هاي كلي سازمان را مطالعه كرده و سپس واكنش نشان دهيد يا اينكه سكوت كنيد.

تغييراتي كه بر صنعت اثر مي گذارد: گاهي يك مصوبه مجلس كه ربط مستقيم بر كسب و كار ما ندارد، به طور غير مستقيم بر صنعت تاثير مي گذارد. روابط عمومي بايد با نگاهي عميق تر مباحث روز را دنبال كند. مخصوصا در شكل آرماني روابط عمومي كه اين نهاد مي خواهد مشاور مدير باشد، بايد اين نقاط را مشاهده كند.

با در نظر گرفتن اين 4 نوع پيامي كه از رسانه ها دريافت مي كنيم، و مديريت زماني كه بر مطالعه و پاسخگويي آنها مي كنيم مي توانيم تقسيم بندي بريده جرايد را انجام داده و رويكردهاي مناسب را در روابط عمومي اتخاذ كنيم.

منبع مرجع:  شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)