شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : «تشريفات»، آدابي كه در ارتباطات سازماني مغفول مانده است
دوشنبه، 4 اسفند 1393 - 14:55 کد خبر:15844
شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- «تشريفات»،يكي از پايه هاي اصلي درهر سازماني است كه ستاره آن بر دوش روابط عمومي ها ميدرخشد، عملكرد هر دستگاه را مي توان با روند اجراي تشريفات سازماني مورد سنجش قرار داد و اين مهم بنحو مطلوبي اجرا نمي شود مگر با تركيب مجموعه اي از كارشناسان مختصص در حوزه علوم ارتباطات و روابط عمومي.

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- «تشريفات»،يكي از پايه هاي اصلي درهر سازماني است كه ستاره آن بر دوش روابط عمومي ها ميدرخشد، عملكرد هر دستگاه را مي توان با روند اجراي تشريفات سازماني مورد سنجش قرار داد و اين مهم بنحو مطلوبي اجرا نمي شود مگر با تركيب مجموعه اي از كارشناسان مختصص در حوزه علوم ارتباطات و روابط عمومي.


اصول تشريفات و آداب ميهمانداري پاشنه آشيل عملكرد مديران روابط عمومي ها در دستگاه هاي اجرايي است و بايد آن را در نخستين بخش از سرفصل كاري روابط عمومي ها جاي داد؛ اصلي مهم در ارتباطات سازماني كه شايد كمتر به آن پرداخته شده است و ارتباط مستقيمي نيز با ديپلماسي ارتباطات برون سازماني دارد. مي گويند امروزه روابط عمومي ها ويترين و تريبون عملكرد مجموعه اي از يك سازمان هستند، بنابراين عدم رعايت هر يك از اصول تشريفات مي تواند مجموعه اي از عملكرد يك سازمان را تحت شعاع قرار دهد. شايد در نگاه نخست "تشريفات" تنها يك واژه تشريفاتي باشد؛ اما واكاوي و واژه شناسي آن خود ماهيت اصلي اصول حاكم بر ديپلماسي ارتباطات را در اين حوزه تبيين مي سازد. تشريفات در فرهنگ لغت پروتكل protocol به معناي مراسم باشكوه نامگذاري شده است و در كنار كلمه مشابه VIP مخف واژه Very important person به معناي جايگاهي براي اشخاص مهم قرار گرفته است.

 

واژه«تشريفات» هرچند در بيان كوتاه اما مجموعه اي از اصول برگزاري مراسم با در نظر گرفتن آداب ميهمانداري را در برمي گيرد. تشريفات در دستگاه هاي اداري را بايد به دو بخش برگزاري مراسم، سمينارها، تدوين برنامه بازديدها، برگزاري نمايشگاه ها و... در كنار برقراري ارتباطات موثر با ميهمانان تقسيم كرد. تهيه و تنظيم برنامه هاي سفر مقامات ارشد، مديريت هماهنگي با دفاتر سازماني، دعوت از ميهمانان، هماهنگي با خبرنگاران و رسانه ها تا استقبال و بدرقه ميهمانان و انعكاس رهاوردهاي برنامه تدويني، مهمترين اصل در تشريفات سازماني بشمار مي رود.

 

شايد بسيار اتفاق افتاده باشد كه به برنامه اي دعوت شده ايد، اما ميزباني آنگونه كه شايسته ميهمانان بوده صورت نگرفته است. ميهمانان مكان مناسبي براي استقرار نمي يابند،صوت برنامه دچار مشكل مي شود، مجري برنامه از فن بيان مناسبي برخوردار نيست، براي خبرنگاران جايگاه مناسبي ديده نشده و.... اتفاقات مشابه فراوان ديگري كه بارها و بارها در برنامه هاي مختلف شاهد آن بوده ايم. يكايك اين عناصر تنها بخشي از اصول تشريفات را در بر دارد. از انتخاب مكان استقرار مديران، چيدمان ميز پذيرايي تا ريز ترين قواعد برقراري ارتباط مناسب با ميهمانان در اصول تشريفات ديده شده است كه بايد توسط كارشناسان روابط عمومي ها اجرا شود. سوالي كه اينجا مطرح مي شود آن است كه جايگاه تشريفات در استان تازه تأسيس البرز كجا قرار دارد؟

 

 آيا دستگاه هاي اجرايي فرايند تشريفات را بنحو موثري اجرا مي كنند؟ نمره دستگاه ها به اين عملكرد چند است؟ پاسخ به اين سوالات خود جايگاه دستگاه ها را در اين حوزه مشخص مي سازد. مبرهن است كه استاني تازه تأسيس هنوز در پله هاي نخست قرار دارد و براي رسيدن به جايگاه مطلوبي در اين حوزه نيازمند آموزش هاي راهبردي است.استاني مستعد جذب سرمايه گذاران و گردشگران با سالانه،ميزباني ميليون ها مسافر آموختن تشريفات را نيازمند است. اگر تشريفات را يكي از اصول توسعه بناميم، باوري گزافه است، تشريفات،توسعه ارتباطات را در بردارد؛مجرايي براي برقراي ارتباطات موثر است و عملكرد دستگاه ها را ارتقاء جايگاه مي بخشد و رسالت اين مهم نيز خود بر دوش روابط عمومي ها نهاده شده است.


راه اندازي واحد تشريفات در روابط عمومي ها
بنظرمي رسد راه اندازي واحد تشريفات در روابط عمومي دستگاه هاي اجرايي بتواند نقطه آغازي براي برداشتن گام هايي بلند در اين حوزه باشد.از سوي ديگرروابط عمومي ها مادامي ميتوانند اصول تشريفات را بنحو مطلوبي اجرايي سازند كه مجموعه اي از كارشناسان متخصص و آموزش ديده در حوزه علوم ارتباطات و روابط عمومي را در خود جاي داده باشند.

 

تركيب تيم كارشناسان زبده حوزه روابط عمومي و آموزش هاي مستمر و مداوم آنان خود موفقيت ساختار و شاكله مجموعه سازماني را در بر دارد. اكنون كه استان تازه تأسيس البرز در كانون توجه مقامات ارشد كشوري و مقصد سفر بسياري از وزاري دولت مي باشد و از سوي ديگر قطعاً نام آن در ليست سفرهاي رئيس جمهوري دولت تدبير و اميد نيز قرار دارد، ضرورت راه اندازي واحد تشريفات را در دستگاه ها امري ضروري مي سازد؛ تا البرز نيز همانند ساير استانها به بهترين نحو ممكن،ميزبان مسئولان كشوري باشد.

منبع: سپيدار