مقدمه
روابط عمومي مجموعه اي از اقدامات و تلاش هاي آگاهانه، سنجيده و برنامه ريزي شده به منظور جلب مشاركت عمومي و كسب تفاهم متقابل بين يك سازمان و گروه هاي مورد نظر آن سازمان است، بايد پذيرفت كه روابط عمومي دانش، فن، هنر و تخصص است كه داراي اصول فلسفي خاصي بوده و از انگيزه بالايي براي خدمتگزاري به مردم و جامعه برخوردار است.
روابط عمومي در اغلب موارد نقش مغز متفكر، قلب تپنده، دست اجراء، پاي پيشرفت، گوش شنوا، چشم بينا و زبان گوياي دستگاه را ايفا مي كند كه زيرنظر بالاترين مقام دستگاه و سازمان انجام وظيفه مي نمايد. روابط عمومي در حقيقت شبكه هوشيار، بانك اطلاعات، و پل ارتباطي سازمان با افكار عمومي و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمايلات و عادات و سلايق متفاوت است و بايد در جهت توسعه خصلتهايي چون قانونمداري، نظم، شجاعت، ابراز عقيده، تحمل شنيدن آراي مخالفان، احترام به حقوق فردي و اجتماعي ديگران و صداقت گام بردارد. مهارتهاي علمي، احساس مسئوليت اخلاقي، آگاهي از سازمان، آگاهي از جامعه، نوآوري و خلاقيت، آشنايي با علوم اجتماعي و روزنامهنگاري و قدرت نويسندگي، گوش دادن مؤثر و همدلي و ايمان به حقانيت مخاطب از جمله ويژگيهاي بارز روابط عمومي است.
تاريخچه روابط عمومي شورا
روابط عمومي شوراي اسلامي كاشان براي نخستين بار و بر اساس طرحي كارشناسي در تاريخ 22/10/92 مصوب و پس از طي مراحل اداري و انتخاب مسئول،فعاليت خود را از تاريخ 1/2/93 آغاز كرد.مجموعه پيش روي شما خلاصه اي از عملكرد اين واحد مي باشد.روابط عمومي شورا برنامه استراژي 4 ساله خود را پيش از آغاز فعاليت ها به رياست محترم شورا تقديم نمود.
الف) ارتباط با رسانه ها
ـ فعاليت هاي خبري و اطلاع رساني
رسانه ها نقش اطلاع رساني درجامعه را بعهده دارند و اين مهم بر عملكرد روابط عمومي و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاكيد دارد.به علت عدم ارتباط مطلوب بين شورا و رسانه اولين اقدام اساسي و مهم، ساماندهي ارسال اخبار و ارتباط با خبرنگاران و رسانه ها بود. تجربه فعاليت رسانه اي و ارتباطات گسترده در اين طيف صنفي روند اين تعامل و همكاري را تسهيل نموده و به لطف الهي خبرهاي شوراي اسلامي شهر كاشان با همراهي خبرنگاران و عزيزان رسانه در كاشان در طول هفته در بهترين خبرگزاري ها و وب سايت هاي محلي و همچنين نشريات منتشر مي گردد.
عمده فعاليت
- سياستگذاري، برنامه ريزي و كاربرد شيوه هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها و برنامه ها و مواضع دستگاه به مخاطبان، رسانه ها و جامعه
- ايجاد ارتباط مطلوب با مطبوعات، و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري بهينه از آنها براي اطلاع‌رساني به مردم.
ـ ارسال خبر، گزارش خبري (با تصوير و يا بدون تصوير)
- گردآوري، جمع‌بندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه‌ها و ارائه آن به مديران ذيربط.
- برگزاري جلسات و نشست هاي كاري با اصحاب رسانه
- تهيه بريده جرايد و بولتن خبري
- تهيه آرشيوي از مطبوعات، نشريات، عكس و فيلم و ... جهت بهره برداري مقتضي
- برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملكرد شورا بصورت شفاف با انگيزه تنوير افكار عمومي.
ب) ارتباطات مردمي
ديدار چهره به چهره هميشه از اساسي ترين ابزار ارتباطات بوده و هست. با اين نوع ارتباطات بسياري از مشكلات بصورت آني مرتفع مي شود لذا با توجه به اهميت موضوع مسئولين روابط عمومي بايد براي اين مقوله جايگاه ويژه اي در نظر بگيرند.
عمده فعاليت:
- تدوين "تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي، كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي وتلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي.
- حضور و ارائه گزارش عملكرد رياست محترم شورا در مجامع عمومي از جمله نمازجمعه، اجتماعات ملي ومذهبي وجشنواره ها و...
ج) همايش / مراسم / نمايشگاه
يكي از فنون روابط عمومي براي معرفي دستاوردها، برگزاري همايش، مراسم يا نمايشگاه است و مدير روابط عمومي بايد ضمن داشتن تقويم برگزاري اينگونه برنامه ها، با استفاده از تكنيك هاي برگزاري موارد ذكرشده را ارزيابي نمايد.
مراسم مذهبي:
برگزاري مراسم ويژه مذهبي و ايام خاص از جمله ماه مبارك رمضان، عيد غدير خم، ايام محرم
مراسم ملي
نوروز، سوم خرداد فتح خرمشهر و هفته دفاع مقدس، هفته دولت، دهه فجر، مناسبت ويژه
چ ) انتشارات
يكي ديگر از ابزارهاي روابط عمومي براي نشر و اطلاع رساني برنامه ها فعاليت هاي انتشارات مي باشد. براين اساس روابط عمومي ضمن داشتن هدف از انتشارات، لازم است تقويم زمان بندي شده اي براي تمامي برنامه ها تهيه و بر اساس آن فعاليت نمايد .
عمده فعاليت:
- تدوين و انتشار خلاصه عملكرد شوراي اسلامي شهر و ارائه به افكار عمومي.
ح) تبليغات محيطي
فضاسازي محيط اداري هميشه توانسته است ديدگاه مخاطبين سازمان را نسبت به آن سازمان تغيير يا اصلاح نمايد.
عمده فعاليت:
- آذين بندي ساختمان شورا به مناسبت هاي مختلف
- پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي شورا در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
د) سمعي و بصري
تهيه اسناد تصويري از فعاليتها براي قانع نمودن مخاطب و ايجاد اعتماد و اطمينان بسيار مهم است و داشتن آرشيوي از آن در مديريت ضروري ميباشد.
عمده فعاليت:
- داشتن آرشيو فني از فعاليت هاي سمعي بصري
- نصب و پخش تصاوير به مناسبت هاي مختلف و بهره برداري از آنها
ذ) پژوهش و افكار سنجي
- انجام پروژه نظرسنجي عملكرد يكمين سال فعاليت شوراي اسلامي شهر كاشان (سال اول – دوره چهارم).
ر) شركت در جلسات رسمي شورا
روابط عمومي بدليل وظيفه مندي براي ارتباط درون سازماني و برون سازماني بايد در مجامع و كميته ها و جلسات عضو فعال باشد .
عمده فعاليت :
- حضور در جلسات مهم ذيربط سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خطمشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها
- حضوردر كميسيون هاي شورا.
- حضور فعال در نشست هاي تخصصي روابط عمومي .
ـ برنامه ريزي و هماهنگي جلسات
ـ يكي از فعاليت هاي روابط عمومي، برنامه ريزي و هماهنگي جهت حضور مدعوين به جلسات است.
ه) تشريفات:
يكي ديگر از وظايف مهم روابط عمومي برنامه ريزي وهماهنگي مراسم استقبال و پذيرايي از ميهمانان و مقامات ميباشد.
ي ) ارتباطات الكترونيكي
ـ سايت شورا
ـ انتشار اخبار شوراي اسلامي شهر روي سايت.
ـ تغييرات عمده سايت شامل: طراحي طرح ورودي سايت و طرح نوار بالاي سايت شورا انجام شده است كه به زودي انجام خواهد شد.
1-پيام كوتاه
ارسال پيام كوتاه از طريق تلفن همراه يكي از پرجاذبه ترين وسيله ارتباطي بصورت فردي وگروهي است . روابط عمومي با استفاده از اين ابزار ضمن ارسال پيام هاي كوتاه مي توانند سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمايند.
عمده فعاليت
- تهيه ليست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندي شده
- تهيه متون پيام كوتاه براي مناسبت ها و برنامه ها
ويژه برنامه روز شوراها
ـ به مناسبت نهم ارديبهشت و روز شوراها روابط عمومي اقدام به برگزاري آئين تجيليل از اين روز نمود. برنامه هاي روز شوراها:
ـ تهيه و تدوين گزارش عملكرد شوراي اسلامي شهر كاشان (شش ماهه اول)
ـ طراحي و چاپ برشور گزارش عملكرد شورا در 5000 نسخه
ـ برگزاري نخستين كنفرانس خبري روز شورا با حضور هئيت رئيسه محترم، شهردار و اصحاب رسانه
ـ برنامه ديدار اعضاء محترم شورا با حضرت آيت ا... نمازي نماينده محترم ولي فقيه و امام جمعه كاشان
ـ هماهنگي با ستاد نماز جمعه و سخنراني جناب آقاي مهندس رسول زاده، نائب رئيس محترم شورا قبل از خطبه هاي نماز جمعه
ـ ارسال نامه تقدير و تشكر از سفير ولايت در پي ايراد بيانات ايشان در خطبه هاي نماز جمعه در حمايت از شوراي شهر و شهرداري
ـ ارسال بروشور عملكرد شش ماهه به همراه نامه رسمي شورا به كليه ادارت، سازمان ها و نهادهاي شهركاشان
ـ برنامه ريزي جهت سخنراني اعضاء محترم در مناطق مختلف و مساجد مهم كاشان، راوند، طاهرآباد
ـ ارسال بروشور گزارش عملكرد به كليه ي مساجد مهم شهر كاشان- راوند- طاهراباد- فين-
خلاصه برنامه هاي روابط عمومي شورا
ـ طراحي فضاي داخلي شورا
ـ نصب تابلوهاي گردشگري كاشان
ـ ارائه درخواست طراحي و تهيه 20 تابلو نفيس از آثار تاريخي و مذهبي شهر كاشان
ـ درخواست طراحي و ساخت تابلوهاي راهنماي شورا (شامل تابلو سردرب اتاق ها و تابلو راهنمايي اصلي) كه در حال ساخت مي باشد.
ـ طرح ها و برنامه ها
ـ با توجه به اهميت كارت ويزيت جهت اعضاء ـ طراحي كارت ويزيت ويژه اعضاء كه در مرحله طراحي مي باشد.
ـ جمع آوري عكس پرسنلي اعضاء و پيگيري صدور كارت شناسايي اعضاء توسط فرمانداري
ـ هماهنگي و حضور اعضاء محترم در مراسم جشن خوش حسابي
ـ هماهنگي و حضور اعضاء محترم در مجموعه خانه سالمندان گلابچي
ـ هماهنگي و حضور اعضاء محترم در سازمان اتوبوسراني
ـ همانگي نشست فعالين فرهنگي با مديركل استان هاي وزارت ارشاد اسلامي
ـ همكاري با كميته فرهنگي كميسيون فرهنگي شورا
ـ هماهنگي بازديد از باغ گياه شناسي كاشان
ـ هماهنگي بازديد از باغ گياه شناسي تهران
ـ بر اساس دستور نائب رئيس محترم شورا، بازديد از مركز فني حرفه اي فاز يك ناجي آباد و ارائه گزارشي از وضعيت بهره برداري از مجموعه
ـ نشريات
ـ همكاري با نشريه شهرداري كاشان و ارسال اخبار جهت درج
ـ نگارش طرح انتشار نشريه شوراي اسلامي شهركاشان و طرح در جلسه
ـ فراهم سازي انتشار نخستين نشريه شورا به مناسبت اولين سالگرد شورا در شهريور ماه1393
ـ اشتراك نشريات محلي كاشان ويژه اعضا
منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)