شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- زماني كه سازمان شما با مشكلي بزرگ مواجه مي‌شود، لازم است با سرعت به حل آن رسيدگي كنيد، علاوه براين بايد از عدم بروز مجدد آن نيز اطمينان حاصل كنيد، كه اين فرآيند زمان و تلاش زيادي از شما مي‌طلبد.
فرآيند حل مساله 8D، ابزاري است كه به حل مسائل به روشي حرفه‌اي كمك مي‌كند. در اين نوشتار اين ابزار به شما معرفي خواهد شد.
معرفي ابزار
ابزار 8D، براي اولين بار توسط شركت فورد موتور تدوين و معرفي شده است. شركت فورد اين ابزار را براي مواجه با مسائل كيفي و ايمني در محصولات خود و جلوگيري از تكرار آنها به‌وجود آورده است. اگرچه اين ابزار در ابتدا در صنايع توليدي، مهندسي و صنايع هوايي مورد استفاده قرار گرفته است، اما به نظر مي‌رسد براي هر نوع كسب‌وكاري قابل استفاده است.
براي استفاده از ابزار 8D گام‌هاي اصلي زير را برداريد:
گام صفر- برنامه‌ريزي كنيد. پيش از هر اقدامي براي حل مساله، لازم است برنامه‌ريزي مناسبي انجام دهيد. اين به آن معني است كه بايد درمورد تيم حل مساله و اعضاي آن، چارچوب زماني و منابع مورد نياز به خوبي فكر كنيد.
گام اول- يك تيم حل مساله تشكيل دهيد. براي تشكيل تيم بايد افرادي را انتخاب كنيد كه علاوه‌بر در اختيار داشتن دانش و مهارت كافي، براي حل مساله نيز به اندازه كافي دغدغه داشته باشند.
پس از انتخاب اعضا، براي تشريح اهداف تيم و نقش هريك از افراد، براي تيم يك شناسنامه تهيه كنيد به اين ترتيب خواهيد توانست با اطمينان خاطر، بين اعضا اعتمادسازي كنيد و بدانيد هريك از افراد مسووليت چه كاري را به عهده دارد.
اگر اعضاي تيم انتخابي، تاكنون تجربه فعاليت حرفه‌اي با يكديگر را نداشته‌اند، نياز است اطمينان حاصل كنيد كه اين افراد مي‌توانند به راحتي و بدون تعارض با هم كار كنند.
گام دوم- صورت مساله را تشريح كنيد. پس از مشخص شدن اعضاي تيم، صورت مساله را با جزئيات كامل مشخص كنيد. تعيين كنيد چه كسي، چه چيزي، چه هنگام، كجا، چگونه و چه تعدادي در صورت مساله شما وجود دارد، به اين ترتيب مطمئن خواهيد شد كه روي مساله تمركز كامل داريد.
اگر مساله شما يك ريسك محسوب مي‌شود، تجزيه و تحليل مخاطرات را در اولويت قرار دهيد. اگر موضوع با سلامت و زندگي افراد مرتبط است، شايد نياز باشد اقدامي مناسب و فوري انجام‌دهيد. ممكن است در اين حالت توليد يك محصول يا فرآيند را متوقف كنيد.
اما اگر مساله فرآيندي باشد، مي‌توانيد با استفاده از ترسيم نمودار جريان فرآيند و درك چگونگي روند فعاليت به كمك اعضاي تيم در مورد برطرف كردن مشكلات فرآيندي فكر كنيد.
كشف دلايل ريشه‌اي مساله در گام‌هاي بعدي اين ابزار است. در اين گام هدف اصلي اطمينان كامل از درك صحيح تيم نسبت به صورت مساله است.
گام سوم- يك راه‌حل موقت، ارائه دهيد. پس از درك كامل صورت مساله، نياز است راهكاري موقت ارائه دهيد. اين موضوع به‌ويژه زماني اهميت بيشتري دارد كه تاثير مستقيمي بر مشتريان، كاهش كيفيت محصول يا كندي فرآيند توليد داشته باشد.
براي ارائه راه حل موقت از دانش همه اعضاي تيم به خوبي استفاده كنيد. براي اينكه اطمينان حاصل كنيد كه تمامي اعضاي تيم حل مساله ايده‌هاي خود را ارائه كرده اند، مي‌توانيد از روش توفان ذهني كمك بگيريد.
راه‌حل موقت پيشنهادي بايد از نظر ميزان هزينه، زمان و قابليت اجرا به‌طور كامل بررسي شود، علاوه بر اين لازم است سريع، آسان جهت اجرا و با حداقل تلاش ممكن باشد.
گام چهارم-ريشه مساله را شناسايي كنيد. پس از ارائه راه‌حل موقت راه حل نياز است كه ريشه اصلي بروز مساله را كشف كنيد. براي اين كار مي‌توانيد از ابزارهايي مانند نمودار علت و معلول استفاده كنيد. پس از شناسايي ريشه اصلي بروز مساله، مي‌توانيد به يافتن راه‌حل‌هايي دائمي براي حل آن فكر كنيد.
گام پنجم- راه‌حل دائمي را نهايي كنيد. پس از آنكه در تيم حل مساله موفق به يافتن راه‌حلي دائمي براي مساله شديد، سعي كنيد آن را به‌طور آزمايشي پياده‌سازي و سپس نهايي كنيد.
گام ششم- راه‌حل دائمي را پياده‌سازي كنيد. پس از اتفاق‌نظر و نهايي‌سازي روي راه‌حل دائمي، با نظارت كامل نسبت به پياده‌سازي آن اقدام كنيد. شما بايد مطمئن شويد كه اين راه‌حل در بازه زماني مناسبي به راه‌حل مساله منجر شده است و بازگشت‌پذيري در صورت مساله وجود ندارد.
گام هفتم- از بروز مجدد مساله جلوگيري كنيد. پس از پياده‌سازي راه حل دائمي، كليه اعضاي تيم را براي مستندسازي، به‌روزرساني استاندارد، روش‌ها و دستورالعمل‌هاي سازماني بسيج كنيد. به احتمال زياد شما نياز به آموزش راه حل دائمي به كاركنان براي اجرا در فرآيند خواهيد داشت، بنابراين نياز است علاوه بر آموزش و اطلاع‌رساني با مستندسازي مناسب روش جديد را در سازمان نهادينه كنيد.
گام هشتم- موفقيت تيم را جشن بگيريد. آخرين مرحله از ابزار 8D، جشن موفقيت تيم است. از تك تك افرادي كه در كسب اين موفقيت سهيم بوده‌اند، تشكر و قدرداني كنيد. با برگزاري اين جشن راه را براي مشاركت در حل مسائل آتي سازمان باز مي‌گذاريد.
به ياد داشته باشيد با وجود اينكه اين ابزار، كاركردي بسيار قابل قبول براي حل مسائل پيچيده در تيم‌هاي كاري دارد، اما در سطح فردي نيز قابل استفاده است.
منبع: روزنامه دنياي اقتصاد - شماره ۳۲۴۸