شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- امروزه براي تدوين استراتژي از ابزارهاي گوناگوني استفاده مي‌شود كه از معروف‌ترين آنها مي‌توان به ماتريس SWOT، تدوين و تحليل سوالات بحراني، ماتريس‌هاي ارزيابي داخلي و خارجي اشاره كرد. يكي از بهترين و ايده‌آل‌ترين ابزارهاي موجود براي برنامه‌ريزي استراتژيك روش تحليل شكاف (GAP ANALYSIS) است. در اين روش همان‌طور كه در شالوده مبحث برنامه‌ريزي استراتژيك عنوان شد هدف، شناسايي و تحليل شكاف بين وضعيت موجود سازمان و وضعيت مطلوب آن در حوزه مربوطه و نيز يافتن راهكارهاي نو و مناسب براي پوشش اين شكاف است. در تعريفي ديگر تحليل شكاف «تعيين فاصله بين مكاني كه هم‌اكنون قرار داريم و مكاني كه در نظر داريم به آنجا برسيم و شناسايي روش طي اين فاصله» عنوان مي‌شود. نكته قابل‌تامل و شايد بزرگ‌ترين مزيت اين ابزار اين است كه در همه حوزه‌هاي سازماني و نيز در همه سطوح سازماني اين ابزار مورد استفاده است، به عبارت ديگر از زيرساخت‌هاي سازمان گرفته تا خردترين برنامه‌هاي عملياتي، مي‌توان به‌صورت كاملا نظام‌مند شكاف‌ها را شناسايي كرد و براي پوشش آنها برنامه‌ريزي مقتضي را انجام داد.

چارچوب اصلي روش تحليل شكاف به شكل نمودار روبه‌رو است:

همان‌طور كه در چارچوب ارائه شده مشاهده مي‌شود، شكاف مي‌تواند در هر كدام از مراحل برنامه‌ريزي در هركدام از حوزه‌ها و سطوح سازماني مطرح شود. ممكن است با توجه به بلوغ يك سازمان در حوزه مثلا توسعه منابع انساني و در بخش آموزش، آگاهي و دانش كافي در زمينه اندازه‌گيري اثربخشي يك دوره آموزشي وجود داشته باشد، اما شكاف شناسايي شده در مرحله اجرا باشد، به عبارتي بين دانش و اجرا فاصله به وجود آمده است، بنابراين با تحليل چرخه عمر داده در اين موضوع بايد برنامه ايده‌آل براي پوشش شكاف بين دانش و اجرا تدوين شود و درواقع بايد با بهره‌گيري از الگوريتم مديريت دانش، سازمان دريابد كه شكاف موجود بر اثر ضعف در كدام مرحله از مديريت دانش رخ داده است.

براي پيدا كردن ميزان و به‌نوعي عدد شكاف در موضوع و حوزه مورد نظر، در هر كدام از سطوح چهارگانه (آگاهي، دانش، اجرا و تثبيت) بر اساس شاخص‌هاي تعريف‌شده براي آنها، يك عدد به‌عنوان امتياز داده مي‌شود و شكاف‌ها براساس سطوح چهارگانه اولويت‌بندي مي‌شوند كه معلوم شود بيشترين و كمترين شكاف مربوط به چه سطحي است و از ميانگين گرفتن اين اعداد امتياز نهايي كه نشان‌دهنده وضعيت ما در حوزه مورد بحث است، مشخص مي‌شود. اين روش همانند اكثر مدل‌هاي كيفيت فراگير و مدل‌هاي تعالي سازماني براساس چرخه دمينگ امتيازدهي مي‌شود، با اين تفاوت كه در اينجا بلوغ در چرخه عمر داده نيز دخالت دارد، به عبارت ديگر مثلا براي تثبيت كه آخرين مرحله از چرخه مفهومي است بايد ببينيم در كجاي چرخه داده‌اي قرار داريم و آيا استفاده مجدد از داده‌ها براي تثبيت مي‌تواند مورد استفاده قرار گيرد يا بايد وارد مرحله بعدي از چرخه داده شد.

تمام آنچه درمورد شناسايي و تحليل شكاف‌هاي موجود بيان شد وابسته به اهداف استراتژيك تعيين شده، بر اساس مقاصد استراتژيك و نهايتا چشم‌انداز تدوين شده است، يعني آنچه شما به‌عنوان آينده مطلوب به تصوير كشيده‌ايد. به عبارت ديگر افق زماني براي پوشش هدف X راهنمايي لازم را به تحليلگر براي تعيين شكاف‌هاي استراتژيك خواهد داد. براي مثال مسلما ميزان اهميت يك شكاف و عدد به‌دست‌آمده براي آن براي يك هدف دوساله با يك هدف چهار ساله متفاوت خواهد بود. براي محقق ساختن هدف X شايد شكاف دانشي داراي بيشترين مقدار باشد يا به عبارتي دانش سازمان در آن حوزه داراي بزرگ‌ترين ضعف است، اما در محقق كردن هدف Y شكاف از جنس اجرايي بيشترين اهميت را داشته باشد و مقدار آن از همه شكاف‌ها بيشتر باشد، پس همه‌چيز به هدف شما بستگي دارد.

با توجه به آنچه گفته شد سه چيز در استفاده از ابزار تحليل شكاف بسيار كليدي است:

1. توانايي شناسايي نقاط ضعف و قوت در قالب شكاف و اندازه‌گيري و امتيازدهي به آنها.
2. توانايي در تعيين هدف‌هايي كه سازمان را به آينده مطلوب تعيين شده نزديك كند.
3. دقت و ظرافت در اولويت‌بندي پوشش شكاف‌ها بر اساس اهداف تعيين شده و تخصيص منابع اثربخش.

مورد سوم شايد ازكليدي‌ترين موارد در اجراي اثربخش اين ابزار استراتژيك باشد. اكثر سازمان‌هاي ايراني در اولويت‌بندي پروژه‌هاي بهبود و شكاف‌هاي استراتژيك خود در حوزه‌هاي مختلف بازاريابي، منابع انساني، مالي و حتي تحقيق و توسعه داراي چالش‌هاي اساسي هستند و بعضا نمي‌دانند كه سرمايه و منابع سازمان را چگونه تقسيم كنند كه بهترين اثربخشي را داشته باشند، اگر منابع سازمان بر اساس اولويت‌بندي استراتژيك صورت گرفته و طبق اولويت‌بندي شكاف‌هاي موجود منطبق بر مقاصد استراتژيك در سازمان صورت گيرد، بسياري از اين چالش‌ها مرتفع خواهد شد، در اين صورت سازمان منابع خود را صرف پوشش شكاف‌هايي مي‌كند كه به اهداف استراتژيك سازمان متصل است و با پوشش شكاف، اهداف نيز بيشتر محقق مي‌شوند و اين يعني بهترين حالت اثربخشي در تخصيص منابع است، اما گاهي پيش مي‌آيد كه سازمان‌ها در تعيين مقاصد استراتژيك خود اشتباهات فاحشي انجام مي‌دهند و بعضا اهداف به‌صورت مناسبي تعيين نمي‌شوند و در مراحل اجراي روش تحليل شكاف، سازمان را دچار مشكلات زيادي مي‌كند، پس براي مقابله با اين ريسك، قبل از شناسايي و تحليل شكاف‌هاي استراتژيك بايد يك مميزي بر اهداف كلان و استراتژي‌هاي تدوين شده انجام گيرد و از مناسب چيده شدن اين اهداف اطمينان حاصل شود. اين مميزي را در علم استراتژيك باعنوان تطابق استراتژي مطرح مي‌كنند و مفهوم آن، تطبيق دادن استراتژي‌ها با شرايط و مقتضيات محيطي كنوني سازمان است، به گونه‌اي كه استراتژي دقيقا با شرايط محيطي كه سازمان در آن قرار دارد هماهنگ شود.
 

منبع: روزنامه دنياي اقتصاد - شماره ۳۲۳۹