شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-  به روند كلي فرآيند‌ها در طول زمان دقت كنيد
به مدت زمان كلي انجام هر يك از فرآيندهاي مديريت استعداد دقت كنيد. روش ارزيابي اين مدت زمان مسلما بسته به نوع فرآيند متفاوت خواهد بود. مدت زمان فرآيند ارزيابي عملكرد برابر است با مدت زمان بين شروع فرآيند تا پايان آن. مدت زمان مورد نظر براي فرآيند استخدام عبارت است از: متوسط روزهاي موردنياز براي استخدام يك فرد يا مدت زمان موردنياز از آغاز اعلام نياز به جذب نيروي انساني تا اعطاي مسووليت به فرد در سازمان. توجه داشته باشيد كه: آيا مدت زمان فرآيند به‌طور كلي افزايشي، كاهشي و يا ثابت است؟(داده‌هاي به‌دست آمده را به‌طور سالانه مقايسه كنيد)آيا اين مدت زمان از نظر شما قابل قبول است؟

در بهترين حالت، اين مدت زمان يا ثابت است يا كاهشي و به‌منظور پشتيباني از نيازهاي كسب‌وكار شما بهينه شده است. اگر با نرخ افزايشي و بيشينه روبه‌رو شده‌ايد، مسلما نشانه‌اي از ناكارآمدي در اجراي فرآيندها است كه مستلزم بررسي است. اما حتي اگر مدت زمان فرآيند ثابت يا كاهشي باشد، هنوز هم بررسي تاثيرات آن بر كسب‌وكار و بررسي امكان افزايش كارآمدي فرآيندها از اهميت برخوردار است.

 بررسي نرخ كلي زمان تكميل
يكي از روش‌هاي ديگر اندازه‌گيري و بهبود بهره‌وري فرآيندهاي مديريت استعداد، بررسي نرخ كلي زمان تكميل آنها است. بررسي نرخ كلي زمان تكميل روند را آغاز كرده و زمان تكميل تك تك مراحل را بررسي كنيد.اگر نرخ كلي زمان تكميل فرآيندها مطابق خواسته‌هاي شما نيست، به موارد ذيل دقت كنيد:

زمان كلي انجام فرآيندها – اگر مدت زمان كافي را براي اتمام فرآيندها و تك تك مراحل آنها اختصاص نداده‌ايد، در نهايت به نرخ زمان تكميل كمتري دست پيدا خواهيد كرد.

زمان بندي فرآيند – اگر زمان‌بندي فرآيند با يكي از فرآيندهاي مهم و زمان‌بر كسب‌وكار (نظير برنامه‌ريزي استراتژيك) همزمان باشد، در اين صورت اعضا زمان كافي براي رسيدگي به آن را در اختيار نخواهند داشت.

تعامل با فرآيند – اگر هر يك از اعضا احساس كنند فرآيند مورد نظر ارزش كافي ندارد، ممكن است تصميم بگيرند آن را ناقص رها كنند يا نسبت به تكميل آن در زمان تعيين شده اقدام نكنند و چنين اقدامي نرخ نهايي را تحت تاثير قرار خواهد داد.

ارتباط مهارت‌هاي كاركنان با زمان تكميل آن – اگر كاركنان احساس مي‌كنند از مهارت‌هاي مورد نياز براي انجام فرآيند برخوردار نيستند، در اين صورت انجام فرآيندها را به تاخير خواهند انداخت يا از اجراي صحيح آنها جلوگيري به عمل خواهند آورد و در نتيجه نرخ نهايي تحت تاثير چنين اقداماتي قرار خواهد گرفت. اگر اين نرخ از نرخ مورد نظر شما كمتر است، به موارد ذيل دقت كنيد: 

آيا زمان كافي براي تكميل هر يك از مراحل اختصاص داده‌ايد؟ آيا تمامي نيازهاي مهم كاركنان كه در حين اجراي گام‌هاي مختلف و به‌منظور تكميل آنها موثر هستند، فراهم بوده است؟  آيا كساني كه وظيفه تكميل فرآيندها را بر عهده دارند از دانش، مهارت يا تجربه لازم براي انجام اين كار برخوردار هستند؟ آيا از تاريخ مقرر اتمام فعاليت اطلاع دارند؟

اگر نرخ زمان تكميل بسيار بالا است، از خود بپرسيد:

آيا مي‌توان با كوتاه‌تر كردن زمان اختصاص داده شده به فرآيندها بدون تغيير در نرخ زمان تكميل، بهره‌وري فرآيندها را افزايش داد؟

آيا كاركنان تلاش و توجه مقتضي را در انجام هر يك از مراحل به‌كار مي‌بندند، يا صرفا جهت تكميل فرآيندها فعاليت مي‌كنند و ارزش چنداني براي آن قائل نيستند؟

اقدامات اصلاحي را به‌منظور بهبود زمان‌هاي اختصاص داده شده به گام‌ها و مراحل مختلف در نظر بگيريد و اطمينان حاصل كنيد كه كاركنان شما دانش، مهارت و تجربه مورد نياز براي تكميل موثر فرآيندها را دارند؛ دستورالعمل‌هاي مناسب و دسترسي سريع به تمام اطلاعات مورد نياز براي تكميل مراحل را در اختيار دارند؛  ارزش مورد نظر را از مراحل و روند كلي دريافت مي‌كنند؛ از ارزش و اهميت فرآيندها براي سازمان اطلاع دارند.

 همراه با كاركنان بررسي كنيد.
به‌منظور ارزيابي هر يك از مراحل و فرآيندهاي مديريت استعداد، نظر گروهي از كاركنان را به‌منظور گردآوري اطلاعات جويا شويد. سپس اقدامات اصلاحي را در صورت نياز اعمال كنيد.
 به داده‌هاي جمع‌آوري شده دقت كنيد.

يكي از روش‌هاي ديگر آزمودن بهره‌وري فرآيندهاي مديريت استعداد و داده‌هاي جمع‌آوري شده از فرآيندها است. داده‌ها را بررسي كرده و از خود بپرسيد: آيا به نظر قابل اعتماد هستند؟ آيا مي‌توان از آنها استفاده كرد؟ آيا كاربردي دارند؟ اگر خير، چرا جمع‌آوري شده اند؟
 همواره بررسي كنيد.

حتي اگر به‌نظر مي‌رسد فرآيندهاي مديريت استعداد به خوبي پيش مي‌روند، نظارت دوره‌اي و پاسخ به اين سوالات ايده بسيار خوبي براي افزايش بهره‌وري است. فراموش نكنيد كه هميشه امكان بهبود و پيشرفت وجود دارد. گاهي اوقات كارها به روشي خاص انجام مي‌شود، فقط به‌دليل اينكه همواره به اين روش اكتفا شده است. به اين منظور از خود بپرسيد: هدف از انجام فرآيندهاي مختلف مديريت استعداد چيست؟ آيا به اين هدف دست پيدا مي‌كنيد؟ آيا روش بهتري براي دست يافتن به اين هدف وجود دارد؟

 استفاده از مقياس‌هاي نيروي انساني براي دستيابي به بهره‌وري
با استفاده از اطلاعات گردآوري شده پيرامون فرآيندهاي مديريت استعداد و همچنين داده‌هاي جمع‌آوري شده از تك تك فرآيندها، مي‌توانيد به نشانه‌ها و سرنخ‌هايي براي ارزيابي بهره‌وري آنها دست پيدا كنيد. تجزيه و تحليل اين داده‌ها و تدوين و اجراي يك طرح عملي براي بهبود به شما در بهينه‌سازي مستمر فرآيند‌هاي مديريت استعداد و ارتقاي ارزشي كه براي سازمان به ارمغان مي‌آورند، كمك خواهند كرد.

منبع: روزنامه دنياي اقتصاد - شماره ۳۲۰۹