شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران(شارا)، مديران اجرايي هوشمند و صاحبان كسب و كار مي دانند كه يك برنامه خوب روابط عمومي مي تواند يك برند را بسازد و شهرت آن را صيقل دهد. هزينه هاي روابط عمومي خوب كمتر از تبليغات است و اعتباري كه به سازمان، محصولات و خدمات شما مي دهد، بيشتر از تبليغات مي باشد.
اما حتي اگر مديران اجرايي به روابط عمومي اعتقاد دارند، اگر آنها آموزش ديده و با تجربه نيستند، مهم است به گونه اي صحيح آنها را پيش از هر گونه مصاحبه اي آماده كنيم. هيچ مدير اجرايي نبايد بدون آمادگي در مصاحبه حاضر شوند چراكه او در واقع به نمايندگي از سازمان سخن مي گويد. نكته مهم ديگر اينكه آنها بايد در مصاحبه دورو و متكبر به نظر بيايند. كليد اجراي خوب رئيس در مصاحبه هاي رسانه اي آموزش او براي اين مصاحبه هاست.
در اين نوشتار يك راهنماي مختصر براي هر كسي كه در تعامل با رسانه قرار مي گيرد آمده است. اين راهنما براي مديريت بحران جدي مناسب نيست، اما يك راهكار خوب براي مصاحبه هاي روتين رسانه اي است. مي توانيد اين يادداشت را يك بحث مقدماتي در مصاحبه هاي رسانه اي در نظر بگيريد. اگر مصاحبه شونده اين الفبا را مي داند، آنگاه بايد او را با حقايقي كه اشتباه هستند، مواردي كه ظاهر مي شوند اما آماده نيستند و يا رفتارهاي غير دوستانه آشنا كنيد.
بنابراين، اكنون شما مربي هستيد. رئيس خود را براي مصاحبه با اين دستورالعمل آماده كنيد.
الف. مردم مربوط به مردم اند، بنابراين خودتان باشيد.
ب. آرامس خود را حفظ كنيد، هوشيار و تيز باشيد.
ج. با بررسي يادداشت ها، مقالات، اسناد شركت يا از هر چيز ديگري كه مي تواند به شما در ايكه مسلط بر موضوع باشيد كمك كند، استفاده كنيد. آن ها را در سه يا چهار پيام مهم فرموله كنيد و در طول مصاحبه به آن بپردازيد.
د. از كلمات تخصصي استفاده نكنيد.
ه. جملات خود را كوتاه بيان كنيد و در پايان آن مكث كنيد. از بيان عبارات در پرانتز پرهيز كنيد.
و. بخشي از سوال را در پاسخ سوالتان بياوريد. براي مثال، براي پاسه به سوال، «آيا شما فكر مي كنيد اين محصول جديد انتظارات تحليل گران را پاسخ مي دهد؟» شما نبايد بگوييد: «بله، خواهد داد.» بلكه بايد پاسخ دهيد: «ما پيش بيني مي كنيم اين محصول انتظارات تحليلگران را پاسخ مي دهد زيرا...»
ح. شما مي توانيد كنترل مصاحبه را در دست بگيريد. اگر گزارشگر به نكات كليدي شما اشاره نكرد، آنها را رو كنيد. شما مي توانيد از ترفندهاي سياستمداران قديمي استفاده كنيد؛ ابتدا به سوال بپردازيد و سپس آن را به جهت ديگري معطوف كنيد. «سوالي كه مطرح كرديد بسيار جالب است اما آنچه مهم است اين است كه ...»
ط. احساس نكنيد كه اگر چيزي براي گفتن نداريد بايد هر چيزي را بيان كنيد. اگر يك گزارشگر يك وقفه طولاني به شما مي دهد كه طي آن شما را تشويق به ارائه توضيحات بيشتر مي كند، بايد مراقب باشيد كه در تله نيافتيد.
ي. از مصاحبه گر نخواهيد كه «ضبط صوت خود را خاموش كند.» اين نكته مهمي است كه در بسياري از موارد شما را از دردسر حفظ مي كند. چراكه امكان دارد در اين شرايط شما احساس راحتي بيشتري بكنيد و حرف هايي بزنيد كه اثبات آن نيز براي شما ممكن نباشد.
ك. تماس چشمي خود را در طول مصاحبه با مصاحبه گر حفظ كنيد.
ل. وقتي كه با تلفن صحبت مي كنيد، بايستيد. با اين كار صداي شما پر انرژي تر و هوشيارانه تر به گوش مي رسد.
م. نكات مهم را با مكث يا عبارات زير برجسته كنيد:
«آنچه دانستن آن مهم است اينكه...»
«بگذاريد چشم اندازي كه براي اين موضوع مي بينم را بيان كنم...»
«پيش از اينكه بخواهم به موضوع اصلي بپردازم بايد اضافه كنم كه...»
«آنچه من واقعا دوست دارم در اين مصاحبه در مورد آن صحبت كنم اين است كه...»
«بگذاريد در ابتدا به شما پيش زمينه اي از موضوع بدهم...»
«بگذاريد نگاهي دقيق تر به موضوع داشته باشيم...»
«اين نكته بسيار مهم است چراكه...»
ن. از مثال هايي براي پشتيباني از سخنانتان استفاده كنيد.
ق. هرگز پاسخ ندهيد، «نظري ندارم.» اگر نمي توانيد پاسخ يك سوال را بدهيد به چرايي آن بپردازيد. براي نمونه، شما ممكن است در مورد موضوعي كه در مورد آن تخصص و آگاهي نداريد از طرف يك خبرنگار مورد سوال قرار بگيريد و بايد به همين نكته اشاره كنيد كه من تخصص، مسئوليت، صلاحيت و دانش كافي را براي پاسخ دادن به اين سوال ندارم.
ر. عصباني نشويد.
ش. هرگز درباره هيچ كس منفي صحبت نكنيد- به ويژه درباره رقباي خود مثبت سخن بگوييد.
ت. هرگز از زبان نامناسب استفاده نكنيد.
ض. با يك خبرنگار بحث و جدل نكنيد، حتي اگر خبرنگار آن موضوع را درك نمي كند شما بايد آن را به طور كامل برايش توضيح دهيد.
ز. هميشه پاسخ تماس هاي خبرنگاران را بي درنگ بدهيد و اجازه دهيد آنها احساس كنند كه شما هميشه در دسترس هستيد- به ياد داشته باشيد كه آنها براي كارشان زمان مشخصي دارند و ممكن است يادداشت خود را بدون اينكه از شما خبري دريافت كرده باشند منتشر كنند.
ع. سعي نكنيد كه با خبرنگار خيلي «گرم» بگيريد، حرفه اي باشيد.
ن. به خاطر داشته باشيد كه الفباي مصاحبه رسانه اي عبارت است از: دقت؛ اختصار؛ شفافيت.
از چك ليست در زماني كه مي خواهيد رئيستان را براي مصاحبه رسانه اي آماده كنيد، استفاده نماييد. حتي اگر شما جوياي اينكه در كانون توجه قرار بگيريد نيستيد، بايد موقعيت روابط عمومي به نفع خود استفاده كنيد.
محتواي اين مقاله به عنوان يك راهنماي كلي در مورد موضوع مي باشد. در شرايط خاص بايد از مشاوره تخصصي استفاده كنيد.