شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران(شارا)، شرکت توسعه وب «اتوماتیک» در اولین سال‌های تاسیس خود، برای استخدام نیرو روند سنتی بررسی رزومه‌ها و مصاحبه‌های شغلی را طی می‌کرد. اما مت مولن‌وگ، مدیرعامل شرکت، بعد از مدتی اقدام به برگزاری آزمون‌هایی کرد که برگزیدگان نهایی آن باید چندین هفته روی یک پروژه کار کنند. مولن‌وگ در این باره توضیح می‌دهد:

شرکت اتوماتیک 230 کارمند دارد و در 170شهر مختلف در کل دنیا فعال است. اگرچه دفتر اصلی ما در سانفرانسیسکو قرار دارد، اما بیشتر کارمندان در جای دیگری کار می‌کنند و حتی برخی از آنها دائم در سفر هستند. 

این موضوع ممکن است یک فاجعه به نظر برسد و نشان‌دهنده بهره‌وری پایین‌، مدیریت ضعیف و تضییع حقوق کارمندان باشد. اما واقعیت برخلاف این است و شرکت اتوماتیک هم سودآور است و هم به سرعت رشد می‌کند. به کمک فرآیند عبور دادن متقاضیان از فیلتری که به آنها مسوولیت‌ها و روابط شغلی خاصی می‌دهد، ما می‌‌توانیم افراد باهوش‌تر و قوی‌تر را استخدام کنیم و میزان اخراج و استخدام دائم کارمندان را کاهش دهیم. 

هشت ساعت کار معنا ندارد!

همه چیز به روش فکر کردن ما در مورد کار بستگی دارد. تجربه به من می‌گوید در بسیاری از شرکت‌ها افراد فقط یک کار روتین را دنبال می‌کنند. اگر شخصی صبح به موقع سر کار حاضر شود، لباس مناسب کار را پوشیده باشد و پشت میز خوابش نبرد، تصور می‌کنیم در حال کار کردن است. اگر آن شخص صفحه گسترده‌ای بسازد و لیست‌ انجام وظایف تهیه کند، تصور می‌کنیم او واقعا سخت کار می‌کند. اما متاسفانه هیچ‌یک از اینها به این ربطی ندارد که یک کارمند واقعا در طول روز چه کاری انجام می‌دهد. افراد می‌توانند هشت ساعت پشت میزی بنشینند، ورقه‌ها را جابه‌جا کنند و ایمیل بفرستند، بدون اینکه هیچ گونه بازدهی داشته باشند. 

اما در شرکت اتوماتیک ما بر آن چیزی که کارمند ایجاد می‌کند متمرکز هستیم، نه اینکه افراد شکل ایده‌آل یک کارمند خوب را داشته باشند. ما کار را بر اساس بازدهی کارمند می‌سنجیم. من به تعداد ساعات کاری اهمیتی نمی‌دهم. برای من مهم نیست کارمندی تمام بعدازظهر خود را به تفریح بگذارند و سپس از ساعت 2 تا 5 صبح کار کند. بسیاری افراد بدون اینکه کل روز را پشت میز کار بنشینند، نتایج بسیار بزرگی ایجاد می‌کنند. این موضوع در مورد همه کارمندان شرکت اتوماتیک صدق می‌کند. ما در نرم‌افزار «متن‌ باز» کار می‌کنیم که محصولی نامتمرکز است و بنابراین نیازی نیست پرسنل ما هشت ساعت تمام در روز کار کنند. 

در گذشته، ما مشابه دیگر شرکت‌ها نیروی تازه استخدام می‌کردیم. یعنی رزومه‌ها را بررسی و سپس با متقاضیان مصاحبه می‌کردیم. گاهی اوقات مثل کاری که مایکروسافت و گوگل در آن شهرت یافته‌اند، در این مصاحبه‌ها از افراد سوالات سخت و معماگونه می‌پرسیدیم. همچنین روی سوابق افراد متمرکز می‌شدیم و به اینکه قبلا کجا کار کرده‌اند، اهمیت زیادی می‌دادیم. یک متقاضی باید با پنج نفر متخصص از شرکت ما مصاحبه می‌کرد. در واقع، انرژی و وقت زیادی را صرف این فرآیند می‌کردیم و معتقد بودیم تا حد ممکن سختگیری کنیم. 

ناگزیر، برخی از این استخدام‌ها موفقیت‌آمیز نبود. وقتی فرد تازه‌ای را استخدام می‌کنید، همه احتمالات دنیا را در نظر می‌گیرید. اگر همه چیز خراب شود، مجبورید خودتان را سرزنش کنید: آیا تقصیر من بود؟ آیا من به عنوان مدیر باید مسوولیت این اشتباه را بپذیرم؟ چگونه نشان‌های تقریبا منفی را نادیده گرفتیم؟ برای مدیران شرکت‌های دیگر، این موضوع ممکن است اهمیتی نداشته باشد و تصور کنند شکست یک سوم استخدام‌های جدید امری عادی است. وقتی شرایط را بررسی کردیم، مشخص شد که ما تحت تاثیر جنبه‌های یک مصاحبه – مانند طرز حرف زدن فرد - قرار می‌گرفتیم که به عملکرد آینده یک متقاضی کار هیچ ارتباطی ندارد. برخی افراد در مصاحبه بسیار شگفت‌انگیز عمل می‌کنند و طرف مقابل گفت‌وگو را جذب می‌کنند. اما اگر شغل آینده آنها نیازی به این مهارت نداشته باشد، نمی‌توان پیش‌بینی کرد چگونه کارمندی خواهند بود. در واقع، مصاحبه‌ها هم مثل کار می‌توانند بدون بهره‌وری واقعی انجام شوند. 

آزمون بهتر از مصاحبه

هرچقدر بیشتر در مورد اینکه چرا برخی استخدام‌های ما موفق بود و برخی دیگر به شکست می‌انجامید فکر کردیم، بیشتر به این نتیجه رسیدیم که روش ما ضعف دارد. بنابراین به‌تدریج رویکردمان را تغییر دادیم. البته هنوز بیشتر رزومه‌هایی را که دریافت می‌کنیم شخصا بررسی می‌کنم و حدود 85 درصد متقاضیان به‌دلیل نداشتن تجربه مرتبط با کار، نداشتن مهارت‌های فنی و اشتباهاتی که در فرم مرتکب شده‌اند، حذف می‌شوند. پس از آن، مصاحبه اولیه‌ای اغلب به صورت گفت‌وگوی آنلاین صورت می‌گیرد. 

مهم‌ترین تحولی که ایجاد کرده‌ایم این است که از همه برگزیدگان نهایی می‌خواهیم طی قراردادی به مدت سه تا هشت هفته با ما کار کنند. این افراد در کنار همکاران احتمالی‌شان مشغول به‌کار می‌شوند و وظایف واقعی را برعهده می‌گیرند. برای این همکاری نیازی نیست آنها شغل فعلی‌شان را ترک کنند و ما امکان همکاری در شب یا آخر هفته را برای آنها ایجاد می‌کنیم. در نهایت آنها 10 تا 20ساعت در هفته اتوماتیک کار می‌کنند و حتی بعضی از آنها از محل کارشان مرخصی می‌گیرند تا بتوانند بهتر بر این آزمون متمرکز شوند. هدف از این آزمون تمام کردن حجم مشخصی از کار نیست، بلکه می‌خواهیم ارزیابی کنیم رابطه دوطرفه سودمندی ایجاد می‌شود یا نه. در واقع این ارزیابی برای هر دو طرف است. 

کاری که این افراد انجام می‌دهند به صورت رایگان نیست و پولی که برای تلاش‌های آنها پرداخت می‌شود بسیار مهم است. درابتدا، سعی کردیم دستمزد ساعتی بر اساس نرخی که در صورت استخدام به آنها داده می‌شد، پرداخت کنیم. اما با شرایط بسیار پیچیده‌ای روبه‌رو شدیم، چون با هر یک از این افراد که هنوز رسما کارمند ما نبودند، باید در مورد مبلغ مذاکره می‌کردیم. برای ساده‌سازی کار، تصمیم گرفتیم مبلغ استاندارد 25 دلار در هر ساعت را برای همه در نظر بگیریم. 

اگر قرار بود فرد در بخش پشتیبانی از مشتری کار کند، باید مستقیم با مشتریان صحبت می‌کرد. اگر قرار بود به‌عنوان مهندس استخدام شود، باید کدنویسی واقعی می‌کرد و اگر قرار بود طراح باشد، باید طراحی‌های واقعی تحویل می‌داد. در برخی موارد، ماهیت شغل طوری است که مجبور می‌‌شویم خلاق باشیم. اگر شخصی به دنبال نقشی در توسعه کسب‌وکار باشد، نمی‌توانیم او را به بخش بستن قرارداد با شرکای احتمالی بفرستیم. بنابراین تا حد ممکن شرایط کاملا مرتبط با کار واقعی را به وجود می‌آوریم. 

فرد مورد نظر برای بخش بازرگانی، باید گزارش کار تهیه کند، مشکل ایجاد شده در کسب‌وکار را تحلیل کند یا اعداد و ارقام را در یک پروژه احتمالی بررسی کند. البته این آزمون عملی شغل مورد نظر را 100 درصد پوشش نمی‌دهد، اما تصویر بهتری از مهارت‌ها و تناسب فرهنگی یک فرد با آن شغل را در اختیار ما قرار می‌دهد. ما به‌طور خاص علاقه داریم ببینیم این کاندیداها چگونه به خود انگیزه می‌دهند، چگونه با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند و چگونه با مشکلات روبه‌رو می‌شوند. مسلما، انتظار نداریم آنها کامل و بی‌نقص باشند، بلکه تشخیص سریع یک اشتباه، نحوه برخورد با آن و آنچه از این اشتباه یاد می‌گیرند، بیشتر اهمیت دارد. 

مرحله نهایی

به ندرت اتفاق می‌افتد که شخصی به این آزمون اعتراض کند یا بگوید برای انجام آن وقتی ندارد. این آزمون مثل یک الزام عجیب به نظر می‌رسد، اما درواقع یک فیلتر است. ما خواهان افرادی هستیم که دوست دارند هر آنچه لازم است برای موفقیت انجام دهند و شرکت اتوماتیک آنقدر برای آنها اهمیت دارد که این فرآیند را اولویت خود قرار دهند. همچنین باید بگویم که این آزمون رقابتی نیست. اگر ما 10 نفر را وارد این مرحله کنیم و هر 10 نفر قوی باشند، همه آنها را استخدام می‌کنیم. در واقع، کاندیداها با هم رقابت نمی‌کنند، بلکه با استانداردهای کیفی ما وارد رقابت می‌شوند. 

در طول آزمون، تلاش می‌کنیم بازخورد لازم را ارائه دهیم. مثلا اگر به این نتیجه برسیم که کاندیدایی قرار نیست در این آزمون به موفقیت برسد، هر چه سریع‌تر به پروسه کاری او پایان می‌دهیم، چون برای زمان افراد ارزش قائل می‌شویم. 

هماهنگ‌سازی سیستم نیز از اولویت‌های ما است. ما زمان زیادی را در این پروژه سرمایه‌گذاری می‌کنیم و به این نتیجه رسیده‌ایم که هر یک از کارمندان اتوماتیک فقط می‌تواند بر کار دو یا سه کاندیدا نظارت کند. در فرهنگ شرکتی ما، نظارت کارمندان بر روند این آزمون، بیش از انجام کارهای روزانه اهمیت دارد. 

وقتی پروسه به پایان رسید، همه افراد درگیر در پروژه می‌توانند برای ادامه همکاری با کاندیداها نظر بدهند. مرحله پایانی مصاحبه با خود من است. با اینکه شرکت ما به رشد قابل توجهی رسیده، من همچنان یک سوم زمانم را به گزینش کارمندان اختصاص می‌دهم. در چند سال گذشته، روش انجام مصاحبه نهایی را به‌طور چشمگیری تغییر داده‌ام و به نوعی درگیر روند آزمون عملی هستم. مصاحبه من از طریق پیام کوتاه یا ارسال پیام‌های متنی در اسکایپ صورت می‌گیرد. در طول مصاحبه از جنسیت یا قومیت طرف مقابل اطلاعی ندارم و فقط به اشتیاق و تناسب فرهنگی او اهمیت می‌دهم. از میان افرادی که به مصاحبه نهایی راه می‌یابند، 95 درصد استخدام می‌شوند که این امر گواهی بر کارآمدی رویکرد استخدامی ما است. 

حتی آن درصد اندکی که شغل را به دست نمی‌آورند، به اطلاعات ارزشمندی در مورد نقاط ضعف و قدرت خود دست می‌یابند و اگر پتانسیل‌های لازم را در آنها تشخیص دهیم، این شانس را به آنها می‌دهیم که در آینده دوباره تقاضای کار دهند. 

ارزش حفظ کارمندان

آزمون‌ها علاوه‌بر اینکه در تشخیص موفقیت افراد در اتوماتیک به ما کمک می‌کنند، باعث می‌شوند کارمندان احتمالی از بروز مشکلات بزرگ در مسیر کاری‌شان اجتناب کنند. اگر یک رابطه کاری بعد از چند ماه خراب شود، شرکت فقط می‌تواند اجازه دهد آن کارمند برود. اما این عاقبت مطلوبی نیست، چون هنوز مجبوریم با هزینه‌های اخراج و استخدام مداوم کارمندان دست و پنجه نرم کنیم. 

وقتی ما شخصی را در اتوماتیک جذب می‌کنیم، هدفمان این است که رابطه کاری او سال‌ها ادامه داشته باشد. این کاری است که بیشتر شرکت‌های معروف منطقه «سیلیکون ولی» از آن اجتناب می‌کنند. اما ما به شدت معتقدیم که پربازده‌ترین روابط در طول چند سال شکل می‌گیرد، نه چند ماه. اگر بخواهید فیلم بسازید، منطقی است که افراد را در مدت زمان مورد نیاز برای ساخته شدن آن فیلم دور هم جمع کنید و بعد از تمام شدن فیلم با آنها خداحافظی کنید. اما اگر تلاش می‌کنید محصولی ایجاد کنید که قصد دارد دنیا را تغییر دهد، به زمان بیشتری نیاز دارید و حفظ کردن افراد ارزش بیشتری برای شما خواهد داشت. 

برخی معتقدند کارمندان جوان تصور متفاوتی نسبت به تصدی یک شغل دارند و دوست دارند دائم تغییر شغل دهند. ممکن است این‌گونه باشد، اما من فکر می‌کنم شرکت‌ها هم تغییر کرده‌اند. اگر شرکتی با کارمندان خود طوری رفتار کند که آنها تضمین کاری داشته باشند،  احساس متفاوتی ایجاد خواهد داشت. وفاداری مثل یک خیابان دوطرفه است.

در سال 2013 ما 101 نفر را استخدام کردیم و اکنون تنها 2 نفر از آنها قطع همکاری کرده‌اند. در کل تاریخ شرکت هم 270 استخدام داشته‌ایم که تنها 40 نفر از آنها دیگر با ما نیستند. 

فلسفه کار انعطاف‌پذیر ما، یکی از دلایلی است که باعث شده این پروسه استخدام منحصربه‌فرد را داشته باشیم. برای شناختن افرادی که می‌خواهند در فرهنگ ما پیشرفت کنند، باید زمان زیادی صرف کنیم. 

کسانی که از بیرون ما را قضاوت می‌کنند، همیشه سیستم نظارت محدود بر کارمندان را زیر سوال برده و می‌گفتند «این روش تا زمانی که 10 تا 15 کارمند داشته باشید، موثر است. اما وقتی تعداد کارمندان به 30 نفر برسد، دیگر جوابگو نیست. وقتی تعداد کارمندان ما از 30 نفر گذشت، شنیدیم که آنها به عدد 100 اشاره کرده بودند و این روند ادامه داشت. اکنون در حال نزدیک شدن به 250 کارمند هستیم و همچنان با هیچ مشکلی روبه‌رو نشده‌ایم.

آزمون عملی ممکن است برای محیط کار شما پروسه مناسبی نباشد، اما حداقل می‌توانید فرآیند قدیمی مصاحبه کردن را تکمیل کنید تا به جای ظاهر افراد، در مورد پتانسیل‌های واقعی آنها قضاوت کنید. ارزیابی یک متقاضی کار که تصویری از کار واقعی او است، بهترین بازدهی برای استخدام را در اختیار شما قرار می‌دهد. این ارزیابی می‌تواند در قالب یک آزمون عملی، سخنرانی یا یک ماموریت کوتاه‌مدت باشد. 

این را بدانید که هیچ کاری برای شرکت، به اندازه گماردن افراد مناسب در جای مناسب تاثیرگذار نیست.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۳۱۷۱