ردیف

موضوع

فعالیت‎ های جزئی

مسئولان پیگیری

جهت اقدام

ملاحظات

1

هماهنگی سالن

پیش‎بینی استقرار میهمانان ویژه در ردیف اول

-      استقرار مدعوین خاص

-      استقرار مدعوین کهنسال

-      هدایت افراد برای حضور در روی سن

2

دکور

آماده‎سازی

نصب

نورپردازی

جایگاه

گل‎آرایی

چینش هدایا

پارچ آب، تریبون، قرآن، دستمال کاغذی

جمع‎آوری

3

امور فنی مراسم

آماده ‎سازی اطاق فرمان

کنترل سیستم صوتی و پخش تصویر

کنترل پخش قرآن، سرود، کلیپ، فیلم، پاورپوینت و ...

نورپردازی سالن

لوازم و تجهیزات مورد نیاز

استقرار دوربین‎ ها

هماهنگی با مسئول سالن

داشتن ریزبرنامه ‎ها

4

مجری

تهیه متن

هماهنگی با مسئول سالن

زمان ‎های مجری در برنامه

متن بیانیه

اعلام برنامه‎ های اصلی مراسم

حق ‎الزحمه (محل پرداخت ...)

رفت و آمد

5

قاری

انتخاب آیات

زمان موردنظر

رفت و آمد

حق‎ الزحمه (محل پرداخت ...)

6

کارت دعوت

تهیه لیست مدعوین

آماده ‎سازی کارت دعوت

تکثیر و چاپ کارت

آماده ‎سازی و توزیع

تفکیک

ارسال

برآورد هزینه

7

هدایا، جوایز و ...

تعیین هدایای مورد نیاز

مکاتبه با مبادی ذیربط

دریافت هدایا

تحویل به مسئول توزیع هدایا

هماهنگی برای تقدیم هدایا

جمع ‎آوری هدایای غائبین

تهیه صورت‎جلسه

برآورد ریالی هدایا

ردیف

موضوع

فعالیت ‎های جزئی

مسئولان پیگیری

جهت اقدام

ملاحظات

8

لوح سپاس تقدیرنامه

تهیه متن لوح سپاس

لیست دریافت‎ کنندگان

طراحی لوح سپاس

امضاء لوح سپاس

حمل به سالن

اهداء لوح سپاس

برآورد هزینه

9

عکاسی

هماهنگی با عکاس

تعیین محل‎ های عکاسی

تهیه عکس ‎های عمومی

تهیه عکس ‎های خبری

تهیه عکس ‎های جمعی

تحویل ‎CD عکس ‎ها

برآورد هزینه

10

ستاد خبری

انعقاد قرارداد

استقرار ستاد خبری

ارائه برنامه ستاد خبری

تهیه لیست ملزومات

معرفی افرادی که باید مصاحبه شوند

هدایای خبرنگاران

برآورد هزینه

11

نظرخواهی

تهیه فرم نظرخواهی

تأیید فرم

تکثیر فرم

توزیع فرم

جمع ‎آوری فرم

تحلیل نظرات

برآورد هزینه

12

فیلمبرداری

هماهنگی با مسئول

گروه فیلمبرداری

استقرار دوربین‎ ها

تعیین نوع خروجی فیلم

فیلمبرداری از مراسم

تحویل فیلم، CD

برآورد هزینه

13

تبلیغات

تهیه متون تبلیغاتی

سفارش طراحی و چاپ

دریافت سفارشات

نصب اقلام تبلیغاتی

خیر مقدم

تابلوهای راهنما

متن ‎های اطلاع ‎رسانی

تعیین مکان های نصب

اقلام تبلیغاتی

جمع ‎آوری اقلام تبلیغاتی

برآورد هزینه

ردیف

موضوع

فعالیت‎ های جزئی

مسئولان پیگیری

جهت اقدام

ملاحظات

14

تندیس

سفارش طراحی تندیس

ساخت تندیس

دریافت تندیس

استقرار در محل سالن

توزیع

جمع‎ آوری تندیس ‎های اضافی

برآورد مالی

15

ویژه‎نامه

تدوین

تأیید

سفارش چاپ

دریافت

توزیع

برآورد هزینه

16

بیانیه

تدوین متن بیانیه

تایپ و آماده ‎سازی

تأیید

قرائت بیانیه

17

پذیرش

میهمانان ویژه

میهمانان خاص

مدعوین

تحویل پکیج ‎ها

هدایت به محل استقرار و پذیرایی

18

تهیه بسته مراسم

محتویات بسته

تهیه محتویات

برآورد تعداد

حمل به سالن مراسم

توزیع

محتویات بسته: برنامه مراسم، سربرگ، خودکار، ریزبرنامه ‎ها، CD، کتابچه، ویژه ‎نامه ‎ها، فرم نظرخواهی، بروشور

برآورد هزینه

19

پذیرایی

تعیین نوع پذیرایی

تهیه امکانات پذیرایی

استقرار در محل سالن

پذیرایی از مدعوین

نیروهای موردنیاز

برآورد هزینه

20

وسیله تردد

پیش‎بینی وسیله موردنیاز

هماهنگی با نقلیه

خودروهای ویژه

حمل و نقل

برآورد هزینه

21

میهمانان شهرستان یا خارج از کشور

تهیه لیست میهمانان

کنترل ساعت ورود و خروج

تهیه برنامه استقبال و بدرقه

استقبال

اسکان

بدرقه

برنامه ‎های بازدید ویژه

برآورد هزینه

ردیف

موضوع

فعالیت‎ های جزئی

مسئولان پیگیری

جهت اقدام

ملاحظات

22

نمایشگاه

طراحی نمایشگاه

انتقال ملزومات

برپایی نمایشگاه

اداره نمایشگاه

جمع‎آوری

برآورد هزینه