شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  تحلیل SOWT به طور گسترده ای در طرح های استراتژیک مورد استفاده قرار می گیرد و می تواند ابزاری قدرتمند برای ارزیابی جایگاه ارتباطی شما باشد. SOWT بر نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها و تهدیدها تکیه دارد. این الگو زمانی بیشتر تاثیرگذار است که شما مساله ای را مشخص کرده اید یا نگرانی هایی وجود دارد که باید به آنها رسیدگی شود و به طور ایده آل بیانیه اهدافتان را تعیین کرده اید و یا وضعیت نهایی در نظر گرفته شده برای پروژه را از پیش می دانید. در این زمینهSWOT کمک می کند، فاصله میان جایی که هستید و جایی که می خواهید قرار بگیرید، روشن شود.

تحلیلSWOT در بهترین حالت توسط تیم اجرایی 6 الی 8 نفره از افرادی که قادرند طیفی از چشم اندازها را ترسیم کنند، بر عهده گرفته می شود. این افراد به ویژه باید از میان کسانی انتخاب شوند که آگاهی کاملی از حوزه های کاری مرتبط با مسائلی که شما بایستی برای آنها طرح ارتباطی تدوین کنید، داشته باشند. بنابراین، علاوه بر ارتباط گران، شما بایستی افرادی را که هماهنگی خوبی با ارتباطات دارند، از قبیل افرادی از شعبه بازاریابی، روابط عمومی شرکت، تحقیق کنندگان بازار، یک نماینده از افراد بخش های صف، منابع انسانی و ... استفاده کنید.

تحلیل SWOT اصول کاملا ساده ای دارد، و شما بایستی فرآیند تحلیل آن را ساده برگزار کنید- از پیچیدگی بیش از اندازه بپرهیزید. اما همچنین نیاز دارید که احتراز کنید از خطر وسواس شدن برای تهیه فهرستی طولانی، بدون اینکه فکر کنید واقعا چه بخش های مهمی در آن فهرست برای رسیدن به اهداف پروژه وجود دارد. همچنین شما می توانید به شرایطی دچار شوید که تنها فهرستی از نتایج SWOT ارائه می دهید، بدون اینکه هیچ تفکر انتقادی در مورد آن داشته باشید و یا بدون اینکه اولویت ها در آن روشن شده باشد. برای مثال فرصت های ضعیف ممکن است تبدیل به تهدید های قدرتمند شود.

شما می توانید از نرم افزارهای ویژه ای برای نمایش فهرست های SWOT به صورت گرافیکی استفاده کنید، که می تواند برای توضیح عوامل در نظر گرفته شده به شما کمک کند.

یک خلاصه SWOT می تواند برای توسعه استراتژیک یک پروژه یا برنامه ارتباطی مفید باشد؛ همچنانکه در یک طرح سالانه ارتباطی به کار می آید. این خلاصه به ویژه برای تصمیم گیری در نقاط کلیدی در پیام رسانی مفید است.

• یک نقطه قوت، منبع و ظرفیتی است که می تواند به گونه ای موثر برای به دست آوردن اهداف پروژه مورد استفاده قرار گیرد. «امتیازات ما در این موقعیت چیست؟»، «ما چه کارهایی را به خوبی انجام می دهیم؟» یا «چه کارهایی را مردم به عنوان نقاط قوت ما می بینند؟» به وضوح شما می خواهید دریافتی از نقاط قوت سازمان تان در فعالیت های ارتباطی داشته باشید.

• یک نقطه ضعف یک محدودیت، اشتباه یا کاستی در محصولات ویژه، خدمات یا مسائلی است که ممکن است برای طرح ارتباطی شما وجود داشته باشد. برای شناسایی نقاط ضعف، بپرسید: «چگونه می توانیم این را بر طرف کنیم؟»، «چه کاری را بد انجام می دهیم؟»، یا « از چه چیز بایستی اجتناب کرد؟» در برخی موارد سازمان ممکن است ابزارهایی در اختیار داشته باشد که بتواند مسائلی را که یک نقطه ضعف ایجاد کرده، پوشش دهد، برای مثال، اگر نقطه ضعف تان در زمینه موضوعی مالی، عملیاتی یا مرتبط با بازاریابی است، در واقع بدون اینکه نیازی به برقراری ارتباط داشته باشید می توانید با آن ابزارها از آثار آن بکاهید. اگر این مساله به تاکتیکی ارتباطی نیاز داشته باشد، شما می توانید طرح ارتباطی خود را متناسب با همه بخش ها تدوین کرده و با استفاده از پیام رسانی برای حداقل کردن نقاط ضعف از آن استفاده کنید. یا حداقل در صورتی که شخصی علیه شما معارض شد، بتوانید واکنش آنی ارتباطی را داشته باشید.

• یک فرصت، یک موقعیت مساعد در پروژه شما یا محیط سازمان شماست. اغلب یک روند جدید یا تغییر برخی چیزها به شما چشم اندازی ارائه می دهد که در صورت استفاده از آن می توانید بر اثربخشی در ارتباطات پروژه بیافزاید. در چنین شرایطی شما می توانید جویای استفاده فرصت های ایجاد شده از طریق پیام رسانی به سهامداران عمده باشید.

• یک تهدید، یک خطر یا مخاطره در پروژه یا محیط سازمان شماست. اغلب تهدیدها تا زمانی که تبدیل به یک معضل نشده اند، نادیده گرفته می شوند. تهدیدها می توانند با نگاه به موانعی که با آنها روبرو می شویم، ابتکاری توسط رقبا، تغییرات تکنولوژی و تغییرات تقاضا برای محصولات یا خدمات شما شناسایی شوند. همانطور که با ضعف، سایر بخش ها ممکن است قادر به مقابله با مشکلات ایجاد شده بدون نیاز به پاسخ های ارتباطی باشند، اگر به پاسخ های ارتباطی نیازی نباشد، شما بایستی احتمال و وسعت ریسک یا تهدید را ارزیابی کرده تا چنانچه ظهور کرد، بتوانید برای آن یک پاسخ ارتباطی مناسبی را تدارک ببینید.

بسیار خوب است که بر روی نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها و تهدیدها کار کنید، اما مهم است که بدانید، این بینش به چه کار شما می آید؟ تحلیل SWOT ارزش زیادی ندارد مگر اینکه شما از عوامل شناسایی شده کلیدی به منظور کمک در طرح ارتباطی تان استفاده کنید. برای تحت کنترل نگه داشتن همه این ها، عوامل بایستی اولویت بندی شوند. شما می توانید سه عامل را در هر یک از چهار فاکتور در نظر داشته باشید که در مجموع فهرستی متشکل از 12 عامل می شود و در ادامه آنها را به 5 الی 6 عامل بسیار مهم که تاثیر فراوانی در استراتژی ارتباطی شما دارد، بکاهید. مراقب باشید که عوامل قدرتمند را شناسایی کرده و بر روی آنها تمرکز کنید. همانطور که پیش تر اشاره شد، مواظب باشید در وادی تهیه فهرست طولانی SWOT که در آن اولویت بندی ها مشخص نیست، نیافتید. برای مثال: رفتن به سوی استفاده از فرصت های ضعیف ممکن است تهدید های قوی ایجاد کند.

از آنجا که منابع همواره محدود هستند، شما نمی توانید همه موارد SWOT را دنبال کنید، بنابراین شما بایستی مهمترین های آنها را برگیرید- اولویت بندی کنید. عوامل SWOT می توانند بر مبنای ضرورت، اهمیت، مزایای استراتژیک، هزینه، زمان مورد نیاز برای تکمیل، مدت عوامل و ... اولویت بندی شوند.

یک استراتژی، متشکل از چهار وجه از عوامل است که برای شناسایی نحوه استفاده از نقاط قوت در بهره مندی از فرصت ها و مواجهه با تهدیدها مورد استفاده قرار می گیرد؛ تا اطمینان حاصل شود آنها تهدید ها را تشدید نمی کنند و یا سازمان در بهره برداری از فرصت های مربوط به پروژه باز نمی ماند.

منبع: http://www.cuttingedgepr.com/articles/swot-analysis-communication-projects.asp

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)