معرفی کتاب"اصول و آداب تشریفات"
نویسندگان: احمد یحیایی ایله‌ای - برات‌اله صمدی‌راد
انتشارات: کارگزار روابط‌عمومی

تشریفات: فرآیند ارتباطات غیرکلامی
همه کارهای ما نوعی ارتباط است، ارتباطات شامل تمامی رفتارها، حرکات و اشارات ماست و ما هر روز به گونه‌ای مختلف با یکدیگر در ارتباط هستیم و اندیشه‌ها، احساسات و تمایلات خود را به یکدیگر منتقل می‌کنیم. ما ارتباط برقرار می کنیم تا:

- اعتبار و احترام کسب کنیم.
- عقاید و احساسات خود را ابراز کنیم.
- به یکدیگر کمک کنیم و به توافق برسیم.
- دیگران را بفریبیم و تقلب کنیم.
- با دیگران دوست شویم و تحسین کنیم.
- دست نیاز دراز کنیم و مبادله و معامله تحصیل معاش کنیم.
- اطمینان حاصل کنیم و از بحران‌ها جان سالم به در بریم.
- جنگ کنیم و شکواییه بگوییم.
- و ...

اما ارتباط ما تنها به ارتباط با افراد خلاصه نمی‌شود. ما با خدا ارتباط برقرار می‌کنیم، با خودمان ارتباط برقرار می‌کنیم، با مخلوقات آدمی ارتباط برقرار می‌کنیم و هر لحظه می‌آموزیم که چگونه ارتباط برقرار کنیم و چگونه بهتر ارتباط برقرار کنیم، زیرا مهارت‌های ارتباطی آموختنی است.

پیام‌های ما بواسطه آموختن شکل می‌گیرند، گاهی حتی پیام‌های غیرکلامی ما آموخته می‌شوند و ژست‌ها و حرکات ما بواسطه آموزش شکل می‌گیرند.

مهارت‌های چهارگانه ارتباطی یعنی نوشتن، خواندن، گفتن و شنیدن آموختنی است و آدمیان باید برای ارتباط کاملتر، آنها را بیاموزند و در زندگی اجتماعی بکار بگیرند.

یکی از بحث‌های اساسی،تقسیم‌بندی ارتباطات به کلامی و غیرکلامی است و اینکه بخش اعظمی از ارتباطات ما را ارتباطات غیرکلامی تشکیل می‌دهند. امکان کنترل و هدایت پیام‌های غیرکلامی وجود دارد اگرچه به سختی امکان‌پذیر است.

پیام‌های غیرکلامی بطورکلی چهار وظیفه به عهده دارند:

الف: تکمیل پیام‌های کلامی
ب: تایید پیام‌های کلامی
ج: رد پیام‌های کلامی
د: جایگزینی پیام‌های کلامی

پیام‌های غیرکلامی به آداب و تشریفات برمی‌گردد که بحث اصلی کتاب «اصول و آداب تشریفات» است زیرا تشریفات فرآیند ارتباطات غیرکلامی است و حرکات، اشارات و احساسات ماست که به عنوان پیام‌های غیرکلامی به تکمیل، تایید، رد یا جایگزینی پیام‌های کلامی می‌انجامد.

تشریفات، ویژه ارتباطات انسانی است و دو اصل اساسی دارد:
الف: تشریفات برای همه
ب: تشریفات در همه جا

و به سه سوال اساسی پاسخ می‌گوید:
1- برای چه کسی؟
2- کجا؟
3- کی (زمان)؟

در ارتباطات سازمانی، روابط‌عمومی‌ها جایگاه خاصی دارند. آنها سعی دارند ارتباطات عمومی را به ارتباطات افقی، مسطح و آزادانه تغییر شکل دهند زیرا روابط‌عمومی فرآیند انسانی کردن ارتباطات است و از همین رو تشریفات، هنر روابط‌عمومی است.

تشریفات درصدد است اشتراک پیام‌های کلامی و غیرکلامی یکدیگر را تایید کنند که این امر بخصوص در ارتباطات میان فردی، کارایی فوق العاده‌ای دارد.

هر انسان وقتی ارتباط برقرار می‌کند، (در حین ارتباط) بواسطه گفتار و کردار (حرکات) خود اعتبار خاصی را کسب می‌کند که چگونگی این حرکات به اصول و آداب تشریفات مربوط می‌شود.

هر آدمی بواسطه لباسی که در خانه خود می‌پوشد، نزد همسر و فرزندان اعتبار خاصی کسب می‌کند و تمامی فرآیندهای غیرکلامی او به وجهه و اعتبار او پایگاه و جایگاه می‌دهد.

حرکات گوناگون انسان حاوی پیام‌های غیرکلامی است و آدمیان در ارتباط با دیگران برداشتهایی ششگانه (بارنولد) دارند:
1- برداشتی که از خود داریم.
2- برداشتی که از دیگران داریم.
3- برداشتی که فکر می کنیم دیگران از ما دارند.
4- برداشتی که دیگری از خود دارد.
5- برداشتی که دیگری از ما دارد.
6- برداشتی که دیگری فکر می‌کند ما از او داریم.

ارتباطات انسانی بطورکلی یا کلامی است یا غیرکلامی و در تشریفات، زبان مهمترین عنصر ارتباطات کلامی و دست، اساسی‌ترین عنصر ارتباط غیرکلامی است.

حرکات چهره‌ها و دست‌ها، طرز نشستن و راه رفتن و ایستادن، فاصله‌های ایستادن، تندی و لحن صدا، ارتباط ما با دیگران را به شدت تحت‌الشعاع قرار می‌دهد و این کتاب در پی آن است که چگونگی ارتباطات غیرکلامی را برای برقراری «ارتباط کاملتر» تدوین نماید.

فرآیند هر فعالیت تشریفاتی از مرحله استقبال تا بدرقه را شامل می‌شود. چه تشریفات را امری سیاسی بدانیم یا امری خدماتی یا ارتباطی. همانطور که می‌دانید در جامعه ما کمتر به جایگاه ارتباط انسانی تشریفات توجه شده است و از این روی باید در این زمینه منابعی گردآوری شود.

در این کتاب با ارایه نظریه «استقبال- بدرقه» سعی شده است چارچوبی عملی و ذهنی برای کارگزار تشریفات ایجاد شود و از باب آشنایی مختصر خلاصه‌ای از این فرآیند در ادامه می‌آید:

* «استقبال» آغاز یک فعالیت تشریفاتی است بطوریکه این موضوع در یک ارتباط ساده بین یک زن و شوهر تا ارتباط رسمی بین دو رییس‌جمهور ممکن است اتفاق بیفتد و مهمترین مسایلی که در این زمینه عموما باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:

1- نحوه معرفی برای آشنایی: آقایان و خانم‌ها، مسن‌ها و کم‌سن‌ها، مجردها و متاهل‌ها، باسوادها و کم‌سوادها در معرفی اولویت‌هایی دارند.

2- سلام و احوالپرسی: مساله سلام و احوالپرسی همچون مرحله معرفی برای آشنایی با شاخص‌ها و تفاوت‌های افراد مبتنی است و با صدای رسا و شاد احوالپرسی کردن در این مرحله مهم است.

3- دست دادن: به چشم فرد مقابل نگریستن و جدی دست دادن مهم است.

4- لباس پوشیدن: کت و شلوار و پیراهن اتوکشیده، جوراب تمیز و کفش واکس زده، مهمترین شاخص‌های البسه است.

5- سخن گفتن: شمرده و واضح سخن گفتن، تکرار نکردن کلمات و استفاده نکردن از کلمات خارجی و کلماتی که نوشتن آن را بلد نیستیم در تشریفات مهم است.

* «حمل و نقل» مرحله دوم تشریفات است که از هدایت یک فرد برای نشستن تا حمل و نقل با سرویس‌های تشریفاتی را شامل می‌شود و باید در این مرحله علاوه بر انتخاب و اقدام درست در زمینه راهنمایان، تابلوها، آمبولانس و آتش‌نشانی، نیروی انتظامی، شناسایی جاده‌های اصلی و فرعی، بررسی ترافیکی و دیدنی‌های مسیر حداقل درباره سه انتخاب برنامه ریزی انجام گیرد:

1- انتخاب وسیله نقلیه
2- انتخاب همراهان و راهنمایان
3- انتخاب مسیر

*«اسکان» مرحله سوم تشریفات و آرامشگاه میهمانان است و تشریفات‌چی موظف است در ارتباط با اسکان بررسی‌های زیر را انجام دهد:
1- بررسی امکانات موجود برای استراحت
2- بررسی ایمنی امکانات موجود
3- شرایط فیزیکی و محیطی محل اسکان
4- بهداشت، نظافت و پاکیزگی محل اسکان
5- نور، رنگ، وسعت و اندازه مکان

*«پذیرایی» مرحله چهارم تشریفات است و به گفتگوها و نحوه بیان و به خصوص برگزاری میهمانی‌ها مربوط می‌شود. نوشیدنی‌ها، خوردنی‌ها، امکانات ارتباطی، سبد فرهنگی در زیرمجموعه پذیرایی از میهمانان قرار دارد و در این زمینه آداب سخنرانی، میهمان‌نوازی و انواع میهمانی نیز مطرح شده است.
*«بدرقه» آخرین مرحبه فرآیند تشریفات و عموما با اعطای هدایا همراه است. همچنین همراهی و مشایعت و اهدای گل تقریبا در مرحله بدرقه است. همچنین همراهی و مشایعت و اهدای گل تقریبا در مرحله بدرقه همچون استقبال اهمیت دارد و میزبان باید در تهیه خدمات و مقدمات سفر در مرحله بدرقه، میهمانان را یاری رساند.


تلفن پخش:
 

66567010(021)

66943670 (021)