شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| نحوه برقراری ارتباط به اندازه محتوای پیام اهمیت دارد. این امر در ارتباطات داخلی بیشتر صدق می کند. در دورانی که شاهد تغییر و تحولات بسیاری هستیم فرهنگ شرکت مزیت استراتژیک محسوب می شود. تمام مولفه های فرهنگ مانند اهداف و ارزش ها باید به بهترین نحو به کارکنان منتقل شود. بنابراین تنها تمرکز بر برقراری ارتباط کافی نیست، و باید به نحوه برقراری ارتباط نیز توجه داشت.

1. ارتباطات را پیش بینی و برنامه ریزی کنید و برای آن استراتژی مناسبی داشته باشید

انتظار دارید ارتباطات داخلی برای تیم و شرکت شما چه کاری انجام دهد؟ چطور به این اهداف دست خواهید یافت؟ اکنون در چه وضعیتی قرار دارد و چه چیزی نیاز به بهبود دارد؟ دوست دارید چه زمانی به اهداف خود برسید؟

قبل از هر چیز دیگری، از پاسخ خود به این نوع سوالات برای ایجاد یک استراتژی یا برنامه ارتباطات داخلی استفاده کنید. نحوه چیدمان آن به شما بستگی دارد - آن را به همان راحتی که می خواهید ساده یا پیچیده، کلی یا خیلی خاص بسازید. یک استراتژی خوب تدوین شده باید شما را در مسیر دستیابی به اهداف قرار دهد و شما را در دستیابی به موفقیت در ارتباطات داخلی کارآمدتر سازد. این کار حداقل، به شما ایده می دهد که از کجا شروع کنید.

2. از ابزارهای ارتباطی صحیح استفاده کنید

تیم شما مشغول است، بنابراین آخرین چیزی که آنها نیاز دارند یک سیستم ارتباطی داخلی است که آزار دهنده و پر از اصطکاک است. خوشبختانه، افزایش تمرکز بر روی بهترین شیوه های ارتباطات داخلی، برنامه های نرم افزاری بی شماری را به همراه آورده است که فرآیند انجام کار را بسیار ساده می کند. این روش را ادامه دهید تا اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما مشارکت و همکاری می کنند و در واقع از آن لذت می برند.

ابزارهایی که بهترین شیوه های ارتباطات داخلی را تقویت می کنند عبارتند از:

• اجرای نرم افزار چت شرکتی مانند Slack، Microsoft Teams یا Google Hangouts
• در صورت امکان از فناوری ابری مانند Google Drive استفاده کنید
• استفاده از یک پلتفرم برای همه ایمیل ها، تقویم ها، اسناد و غیره (به عنوان مثال گوگل، اپل، مایکروسافت)
• جلوگیری از اضافه بار ایمیل با ارتباطات تصویری به روش دیجیتال

3. تصویرسازی کنید

آمارها نشان می دهد 65٪ مردم یادگیرنده بصری هستند، بنابراین ممکن است تعداد زیادی از کارکنان شرکت، جزء این گروه باشند. وقتی تصاویر به درستی نمایش داده شوند، درک اطلاعات به راحتی صورت می گیرد و نسبت به متن ماندگارتر است. ما به جای چاپ پوستر، توصیه می کنیم از روش های دیجیتال استفاده کنید: تلویزیون ها را در وسط دفتر خود به صورت چرخشی نصب کنید.

از نرم افزار دیجیتال ابری - مانند Enplug – برای نمایش تصاویر در دفتر خود استفاده کنید. از این صفحات می توانند با اهداف مختلفی استفاده شود مانند:

• اطلاع رسانی به تیم خود از اطلاعیه های شرکت، فرصت های شغلی، معیارهای فروش و بازاریابی یا اطلاعات خاص خارج از شرکت مانند اخبار جدید و آب و هوا
• نمایش اهداف، دستاوردها یا نقل قول های انگیزشی
• تیم خود را با فیدهای شبکه های اجتماعی، هشتگ یا عکس سرگرم کنید

4. ارتباطات را سرگرم کننده کنید

این جمله دیگر کاملا بی معنی است: "اگر اسمش کار است، نباید سرگرم کننده باشد". یک نظرسنجی توسط PGi در سال 2013 نشان داد که 88٪ از جوانان در عصر حاضر می خواهند در "یک محیط اجتماعی و سرگرم کننده" کار کنند. به همین ترتیب، 90٪ از Generation-Z محیط کاری را فراهم می کنند که برای ارتباطات انسانی ارزش قائل می شوند. کار می تواند سرگرم کننده باشد اما پربار نیز باشد و شامل ارتباطات داخلی نیز می شود.

به عنوان مثال، Enplug کانالی دارد که در آن اعضای تیم می توانند اخبار جالب، فیلم های خنده دار YouTube و هر چیز دیگری را که سرگرم کننده است به اشتراک بگذارند. این کار علاوه بر سرگرمی ایجاد حس رفاقت می کند.

5. هر زمان که امکان دارند، ارزیابی کنید

ارزیابی عملکرد شرکت می تواند برای اخلاق کاری تیم شما معجزه کند. ارزیابی هایی که صورت می گیرد باید کارکنان را از عملکرد فعلی و گذشته شرکت، روند عملکرد، اهداف و پیشرفت به دست آمده مطلع سازند. شما می توانید از روش های دیجیتال برای نمایش نتایج ارزیابی ها استفاده کنید. با نشان دادن عملکرد شرکت، ادارات یا حتی افراد در سطوح مختلف به تیم خود انگیزه دهید.

6. از تصاویر بزرگ غافل نشوید

برقراری ارتباط با اطلاعات خاص و هدفمند بسیار عالی است، اما ممکن است ما را از اهداف اصلی و سایر مولفه ها دور کند. علاوه بر امور روزمره، حتماً با تصاویر بزرگ ارتباط برقرار کنید تا کارکنان آنها را در ذهن خود حفظ کنند. دیدگاه خود را در ایمیل ها، نمایشگرهای دیجیتالی یا خبرنامه های داخلی بگنجانید تا تصویر بزرگتر در نگاه اعضای تیم نمود پیدا کند.

7. از کانال برای ارائه بازخورد و عقاید استفاده کنید

آیا می دانید "بازخورد (feedback)" کوتاه‌ترین کلمه در زبان انگلیسی است که شامل حروف a-b-c-d-e-f است؟ گذشته از این واقعیت جالب، بازخورد برای بقا و موفقیت هر شرکت حیاتی است. البته منظور بازخورد مشتریان است، اما بازخورد کارکنان را نیز باید درنظر گرفت.
 

اگر فکر یا ایده هرگز ابراز نشود چه ارزشی دارد؟ حتماً برای تیم خود کانالهایی فراهم کنید تا بتوانند نظرات و پیشنهادات خود را ارائه دهند، چه در مورد محل کار، چه محصول فعلی، چه محصولات احتمالی آینده یا کل شرکت. این کانال ارتباطی می تواند در قالب انجمن، کانال تعیین شده در داخل نرم افزار چت، تخته سفید در دفتر یا سرویس مبتنی بر ابر باشد. بدون این کانال ها، ایده های درخشان و انتقادهای سازنده مطرح نمی شوند که هیچ شرکتی این فرصت را از دست نمی دهد.

8. تشویق کارکنان به برقراری ارتباطات داخلی در شرکت

اگر یکی از اهداف ارتباطات داخلی شما این است که کارکنانتان از یکدیگر بیاموزند، ارتباطات درون گروهی بسیار مهم است. یک جلسه پرسش و پاسخ یا یک جلسه ویژه بین بخشهای مختلف برگزار کنید تا آنها در برقراری ارتباط، عقاید خود را به اشتراک بگذارند. به عنوان مثال Enplug جلسات پرسش و پاسخ دپارتمان را به طور منظم برگزار می کند که در آن کارکنان می توانند از تیم دیگری غیر از تیم خود سوال کنند. علاوه بر یادگیری، به بخش های مختلف این حس را القا می کند که از یکدیگر جدا نیستند.

9. از اضافه بار ارتباطات خودداری کنید

عصر اینترنت به ما امکان دسترسی به اطلاعات و نامه نگاری های فوری را بیش از هر زمان دیگری داده است که این خود می تواند نقطه عطف یا نقطه ضعف باشد. با برقراری ارتباطات داخلی، هر ایده کوچکی هم مهم و بزرگ است. موارد را ساده، مختصر و دقیق بیان کنید. در نظر داشته باشید که خبرنامه داخلی را خود به طور مختصر و مدام ارسال کنید. بر ارسال اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب تمرکز کنید. تیم شما از شما قدردانی می کنند

ادامه دارد
 

نویسنده:  Jessica Ellspermann

مرجع انگلیسی: www.publicrelationstoday.com

مرجع فارسی: شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)