بحث مدیریت روابط عمومی بحث مدیریت جامع و فراگیر است که در یک گستره زمانی بلند مدت سازمان و اهداف آن را مورد توجه قرار می‌دهد. هر سازمان در درون یک محیط قرار گرفته است و با توجه به شرایط محیطی کار خود را انجام می‌دهد.

پیش گفتار

  انسان موجودی است متغیر، با کمالات و توانمندیهای بالقوه بی‌شمار که باید تحت مدیریت صحیح این تواناییها ارزیابی و تحت شرایط مساعد و مناسب تعلیم و تربیتی، از قوه به فعل درآید.

مبحث مدیریت خصوصاً در دهه‌های اخیر مورد عنایت خاص دانشمندان و محققان قرار گرفته است. اما باید اذعان کرد که این امر ریشه در تاریخ کهن داشته و به جرات می‌توان گفت قدمتش به پیدایش نوع آدم می‌رسد و با پیشرفت علم و تخصصی‌تر شدن این دانش، جایگاه رفیعی برای خود تدارک دیده است زیرا به مقولة ادارة امور انسانها توجه ویژه معطوف کرده تا بلکه بتواند او را از حضیض ذلت به قله رفیع عزت و از دوزخ تاریک جهالت به اوج کرامت و امن الهی و از اسفل السافلین به اعلاء علیین رهنمون گردند.

مقدمه

بحث مدیریت روابط عمومی بحث مدیریت جامع و فراگیر است که در یک گستره زمانی بلند مدت سازمان و اهداف آن را مورد توجه قرار می‌دهد. هر سازمان در درون یک محیط قرار گرفته است و با توجه به شرایط محیطی کار خود را انجام می‌دهد.

انتظار از روابط عمومی این است که در جامعه وکیل مدافع سازمان باشد و در نهایت روابط عمومی به عنوان یک مدیریت خدمتگزار در سازمان مطرح شود.

اجزایی که به ما کمک می‌کند تا به اهداف سازمان برسیم عبارتند از:

1-      منابع انسانی

2-      ابزار و امکانات کاربردی و سرمایه‌ای

3-   روابط و ساختارها که این روابط و ساختارها به ما می‌گوید که چگونه کارها را باید انجام دهیم؟ روابط بین افراد در سیستم چگونه باشد؟ چه کسی مسئول ارائه گزارش کارها بوده و گزارش انجام امور چگونه باید باشد؟

4-      فرهنگ سازمانی که همان روابط شکل گرفته است به صورت روحیه حاکم بر سازمان نمود پیدا می‌کند.

فرهنگ سازمانی وابسته به وضعیت روحی پرسنل است و در درازمدت قابل تغییر و اصلاح است فرهنگ سازمانی اگر پویا باشد ما را در رسیدن به اهدافمان کمک می‌کند لذا لازم است فرهنگ سازمانی را از حالت ایستایی به پویایی در آوریم. یکی از عمده‌ترین فرهنگ سازان سازمانها، روابط عمومی‌ها هستند.

«مدیریت» در روابط عمومی

 نقش و جایگاه مدیریت در روابط عمومی به مثابه اعمال مدیریت در مدیریت است. بدین معنا که از یک طرف موضوع برنامه‌ریزی مدیریت در روابط عمومی مد نظر قرار می‌گیرد و از طرف دیگر خود روابط عمومی و فعالیت‌های آن به عنوان یک وظیفه مدیریتی مطرح می‌باشد.

نقش و اهمیت مدیریت و برنامه‌ریزی در کار روابط عمومی تا مرحله‌ای پیش رفته که حتی در اکثر تعاریفی که از روابط عمومی شده، جای پای علم مدیریت در این حرفه به میان آمده است.

دکتر رکسی اف. هارلو یکی از اساتید برجسته روابط عمومی با تجزیه و تحلیل 472 تعریف از روابط عمومی از آغاز قرن بیستم تاکنون تعریف کاربردی و عملیاتی خود را از روابط عمومی در قالب یک وظیفه مدیریتی مطرح و عنوان کرده است. روابط عمومی وظیفه مدیریتی و روشی است که برای ایجاد و نگهداری راهها و خطوط متقابل ارتباط، درک، پذیرش و همکاری بین یک سازمان و مردمی که با آن سروکار دارند. و این مساله مستلزم داشتن مدیریت مسایل با بحث‌ها و موضوعاتی می‌باشد که مدیریت را برای اطلاع داشتن و پاسخگویی به افکار عمومی آماده می‌کند.

یکی از نکات غیرقابل تردید، جایگاه خاص روابط عمومی در رده یکی از کارهای مدیریتی است یعنی همانگونه که مدیر سازمان یا مؤسسه‌ای برای اداره امور سازمان مورد سرپرستی خود به کارهایی از قبیل سازماندهی، تامین نیروی انسانی، هدایت و نظارت در کارها، هماهنگ کردن و برنامه‌ریزی و اجرا آن می‌پردازد، باید به نوعی کوشش پیگیر و مداوم برای تاثیر نهادن در اذهان مردم نیز دست یازد تا بتواند نظرات مثبت مردم را دربارة مؤسسه خود حفظ و از این رهگذر منافعی اعم از مادی یا معنوی تحصیل کند. نکته جالب توجه در این عنصر آن است که روابط عمومی خدمت به مدیریت است نه مدیر؟

یکی از نظریه پردازان برجسته مدیریت به نام آرجریس می‌گوید: سازمان‌ها هم مثل انسانها دو نوع هستند یک دسته سازمان‌های بالغ و دسته دیگر سازمانهای نابالغ. که در این راستا سازمان‌های بالغ دارای ویژگی‌هایی چون برنامه ریزی، سازماندهی، کارمندیابی، هدایت و رهبری هماهنگی و بازبینی، ارتباطات و گزارش‌دهی و بودجه‌بندی هستند و اغلب این نوع سازمانهای بالغ و پیشرو دارای اداره‌های قوی روابط عمومی هستند که به طور عمده زیرنظر مدیرعامل و یا رئیس کل سازمان انجام وظیفه می‌کنند و این بستگی به نوع طراحی سازمان دارد. بنابراین روابط عمومی خود به نوعی در زمره سازمان‌های بالغ است و همانگونه که از یک آدم بالغ توقع تفکر و تصمیم‌گیری داریم از یک واحد روابط عمومی نیز، برنامه‌ریزی در حد ایده‌آل انتظار می‌رود.

خصوصیات مدیر روابط عمومی

 مدیران روابط عمومی باید استعداد رهبری داشته باشند. وظیفه آنها ایجاب می‌کند که راهنما و راهبر مردمی که با آن مؤسسه سروکار دارند باشند. علاوه براین، مدیر روابط عمومی باید بتواند امور اداری قسمت خود را به خوبی اداره کند و باید لیاقت و کفایت لازم را داشته باشد تا کلیه افراد و امکانات مؤسسه را برای اجرای برنامه خاصی تجهیز کند و از نظرات و امکانات موجود بهترین نتایج را به نفع مؤسسه بدست آورد.

به طور کلی ویژگی‌های ذیل را می‌توان برای یک مدیر روابط عمومی موفق نام برد:

ارتباطات:  مدیر روابط عمومی بعد از شناخت کافی از سازمان، اهداف سازمان و کارکنان باید از دانش و قدرت کافی در ارتباطات برخوردار باشد. مدیر روابط عمومی باید بتواند ارتباط خوب با همه برقرار کند و این ارتباط را به مرور زمان تعمیق نماید.

بی‌طرفی: مدیر روابط عمومی ضمن اینکه باید هم مانند سایر افراد سازمان به آن علاقه داشته باشد وبه عنوان مجرای ارتباطی داخلی و برون سازمانی، باید اصل بی‌طرفی را حفظ کرده و برای شنیدن نقدها، گوش شنوا داشته باشد همان طوری که باید برای بیان دردها و درمان‌ها در درون سازمان زبان گویایی داشته باشد.

اقتدار: یک مدیر روابط عمومی زمانی می‌تواند مسوولیت بزرگ روابط عمومی را بردوش گرفته و آن را به سرمنزل مقصود برساند که اقتدار لازم را در پس یک چهرة کاریزماتیک و در عین حال صادق و دلنشین داشته باشد و با برجای گذاری اثربخشی مطلوب، سهم واحد تحت مدیریت خود را از سازمان گرفته و بتواند نقش پررنگی در تصمیم‌گیری مدیریت ارشد داشته باشد.

ابتکار:  چون ارتباط، تابعی از اندیشه است مدیر روابط عمومی‌ای را می‌توان لایق دانست که برای هدایت سازمان خود به اهداف تعالی، توسعه، رشد و ایفای نقش حساس ارتباطات درون و برون سازمانی دارای خصلت نوآوری و ابتکار باشد.

صداقت و امانت‌داری: مدیر روابط عمومی از آنجایی که به عنوان پل ارتباطی بایستی در جریان بسیاری از مسایل ریز و درشت یک سازمان و دردل‌های پرسنل و تفکرات مدیریتی قرار گیرد. باید شخصی امین و صادق باشد.

مدیریت:  مدیر روابط عمومی همانند سایر مدیران دیگر یک سازمان باید با قواعد علوم و فنون مدیریتی خصوصاً مدیریت کیفیت در (تعریف عام آن) آشنا بوده و بتواند علاوه بر اینکه واحد تحت امر خود را مدیریت می‌کند، به عنوان چشم ناظر در سازمان، خلاء مدیریتی را به طور کامل ارزیابی کرده و به مدیریت ارشد گوشزد کند.

نظم و دقت:  مدیر روابط عمومی به دلیل اینکه گستره فعالیت وی کل سازمان است و شرح وظایف زیادی دارد و از سوی دیگر ویترین مدیریت سازمان محسوب می‌شود، باید دارای نظمی فوق‌العاده در کار باشد که صد البته این نظم باید با رنگ دقت نیز رنگ‌آمیزی شود. مدیر روابط عمومی باید تمامی مسایل درون سازمانی و مرتبط با سازمان را زیر ذره‌بین خود داشته باشد و با نکته سنجی آنها را رصد کند تا بتواند واکنش‌های به موقعی را از خود بروز دهد.

آگاهی: مدیر روابط عمومی علاوه‌بر داشتن نظم، دقت، رصد جریان‌ها و اتفاقات درون‌سازمانی، داشتن علم و دانش از سازمان و شرح وظایف و اهداف، باید در هر زمینه‌ای که سازمان در آن فعالیت می‌کند. اطلاعات به روزی جمع‌آوری کرده و آنها را در رده‌های مختلف دسته‌بندی نموده و در اختیار مدیران بخشهای مختلف سازمان‌ها قرار دهد.

پشت کار:  مدیر روابط عمومی باید خستگی‌‌ناپذیر باشد چرا که بالاترین و وسیع‌ترین حیطه مسوولیت‌های یک سازمان بر دوش وی است.

آشنایی مختصر با تئوری‌های مدیریت

 مدیریت، موضوع قرن اخیر حیات بشر نیست، بلکه به نظر می‌رسد از بدو تشکیل گروه و اجتماع در جهان، شکل گرفته است. هرگاه بیش از یک نفر دورهم جمع شوند. تبیین هدف، تشریح مسیر (استراتژی)، برانگیختن آنان به فعالیت کارآمد، سازگار کردن آنها با هم و در عین حال حرکت دادن آنان، مستلزم داشتن رهبر و یا مدیر است. ولی مدیریت به طور رسمی از اوایل قرن بیستم توسط تیلور پدر مدیریت علمی به طور رسمی وارد ادبیات سازمان‌ها شده و تعریفی از آن ارائه شد. در اینجا به طور مختصر به برخی از مکاتب مدیریت اشاره خواهیم کرد.

کلاسیک‌ها :  

«تیلور» در سال 1895 با هدف افزایش تولید و کارایی با استفاده از دو مکانیزم زمان سنجی (Time study) و حرکت سنجی (Motion Study) به چیزی به نام استاندارد کار رسید و گفت ما باید هم استاندارد «کار» داشته باشیم و هم استاندارد «محیط کار»

نتیجه مطالعات تیلور این بود:

1-      برای هرکاری استانداردی وجود دارد که در تمام شرایط و موقعیت‌ها یکی است.

2-      اگر پاداش، متناسب با کار کارکنان باشد، نارضایتی در سازمان کاهش می‌یابد.

3-      فعالیت‌ها در سازمان باید به بخش‌های مختلف تقسیم شود.

4-      تنها عامل انگیزش نیروی انسانی «پول» است.

نئوکلاسیک‌ها

 به دنبال مشکلاتی که در اثر اجرای سبک مدیریت تیلور در محیط‌های کارگری پیدا شد. التون مایو، استاد دانشگاه هاروارد دست به مطالعاتی زد، در این مطالعات مایو دریافت که اگر طرز تلقی افراد را نسبت به خودشان عوض کنیم، روی کارآیی آنان اثر می‌گذارد و آنها اگر فکر کنند. بهترین نیروی کارخانه هستند، بهتر کار خواهند کرد. مدیران چه بخواهند و چه نخواهند، گروه‌های غیر رسمی در سازمان شکل می‌گیرد. هنر یک مدیر، حذف و یا سرکوبی این گروهها نیست، بلکه هنر او آن است که این گروهها را به رسمیت بشناسد و آنان را با اهداف سازمانی همسو کند (یکی از وظایف روابط عمومی سازمان مساعدت به مدیریت در شناخت گروههای غیر رسمی و جلب همکاری آنان است)

مکتب سیستمی

 نظریه سیستمی را دونظریه‌پرداز، به نامهای بولدینگ و برتالنفی ارائه دادند.

مهفوم سیستم: عبارت است از مجموعه‌ای از عناصر که در ارتباط متقابل با همدیگر بوده و جهت رسیدن به یک هدف مشترک دورهم گرد آمده‌اند.

مشخصات یک سیستم عبارت است از:

1-      هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا عناصر فرعی تشکیل شده است.

2-      بین عناصر و اجزای سیستم، ارتباط متقابل و تعامل وجود دارد.

3-      هر سیستم دارای هدف یا اهداف معینی است.

هر سیستم دارای دو محیط است، محیط درونی و محیط بیرونی، محیط درونی شامل آن نوع اجزاء عناصری است که می‌توان برآنها، هم نفوذ داشت و هم کنترل، ولی محیط بیرونی آن نوع سیستمی است که ما کنترلی روی آن نداریم، بلکه از طریق ابزارهای روابط عمومی تنها می‌توانیم بر نفوذ خود در عناصر آن بیفزاییم.

یک مدیر روابط عمومی به طور قطع و یقین باید دارای تفکر سیستمی باشد و محیط‌های درونی و برون سازمانی، عوامل، اجزا، عناصر و آثار هرکدام را خوب بشناسد و بتواند به یک تحلیل منطقی و درست از حوادث و جریان‌ها بپردازد و به غیر این، روابط عمومی هرگز معنا و مفهوم نخواهد داشت پس یکی از ویژگیهای کارگزار روابط عمومی، سیستمی اندیشیدن است و مفهوم آن، این است که بدانیم، چه عوامل و عناصری بر فعالیت ما تاثیرگذارند و این تاثیر آیا مستقیم است یا با واسطه، درجه تاثیر آن چقدر است، چگونه می‌توانیم این تاثیر را تحت کنترل درآوریم. به طوری که هدایت و کنترل سازمان از مسیر طراحی شده و یا بهینه خارج نشود.

روابط عمومی و مدیریت

 روابط عمومی عبارت است: از یک عمل یا وظیفه مشخص مدیریتی که برای استقرار و بقاء یک خط ارتباطی دوسویه، درک مشترک، پذیرش و همکاری میان سازمان و مخاطبان آن (عموم) را یاری می‌دهد و توجه مدیریت را معطوف مسائل حاکم سازمان می‌کند. به گونه‌ای که یارای حل دشواری‌ها را داشته باشد و با دریافت اطلاعات و حساس بودن در برابر آنها با توجه به افکار عمومی و تاکید بر مسئولیت مدیران در برابر خواست‌ها عمومی و خدمتگزاری به آنها می‌پردازد و به مدیریت کمک می‌کند که از دگرگونی یا تحولات بهره بگیرد و در کنار آن به راحتی ادامه حیات سازمان را تأمین کرده و به عنوان یک نظام هشدار دهنده در سنجش تغییرات محیطی در کنار روندهای جاری و آتی سازمانی عمل کند و همه این‌ها را به کمک پژوهش و اصول ارتباطات علمی، هماهنگ کند. در واقع روابط عمومی به عنوان رسانه سازمان مطرح است که این رسانه ارتباط دوسویه (برون سازمانی و درون سازمانی) را برقرار می‌کند، ارتباط درون سازمانی، برگزاری جلسات مدیران با کارکنان، جلسات سخنرانی برای کارکنان، اجرای پروژه‌های تحقیقی از نحوه عملکرد مدیران و غیره را شامل می‌شود و ارتباط برون سازمانی، ارتباط با عموم مخاطبان سازمان با سلایق و نگرش‌های مختلف است. صداقت، امانت، اطلاع رسانی دقیق، بیان آگاهی‌ها، عقاید و افکار عمومی گرایش‌ها و رفتارهای داخل و خارج سازمان، ارائه خدمات مشاوره‌ای به مدیریت، استمرار و تداوم رابطه‌ای دوسویه میان سازمان و مردم و ایجاد و خلق دگرگونی‌های ویژه در آگاهی‌ها اعتقادات، گرایش‌ها و رفتارهای افراد در داخل و خارج از سازمان، از جمله وظایف روابط عمومی است.

روابط عمومی کوشش مدبرانه‌ای برای ترغیب مردم یا نفوذ در افکار آنها به وسیله به کارگیری وسایل ارتباطی است تا آن که مردم نظر خوبی نسبت به یک مؤسسه داشته باشند و آن را محترم شمارند و حمایت و پشتیبانی کنند و در نشیب و فرازها در کنار او باقی بمانند. روابط عمومی، بخشی از اعمال مداوم و از روی برنامه مدیریت است که به توزیع اطلاعات (به موقع، مداوم و از روی برنامه) با در نظر گرفتن شرایط زمان و مکان و به تناسب زمینه‌های ذهنی جوامع درونی و بیرونی به کسب و حفظ تفاهم، علاقه و پشتیبانی عامه می‌پردازد.

مدیر امروز و روابط عمومی

مدیران محور فعالیتها و در نتیجه ترقیات اقتصادی‌اند و در نیک و بد آن آخرین سخن با آنانست؛ سرنوشت استخدام و کار روشنفکران و تربیت‌شدگان جامعه در دست آنهاست؛ منابع طبیعی و انسانی دراختیار آنان قرار دارد؛ حتی نیرو و قدرت دفاعی کشورها نیز در حقیقت در گرو نتیجه کار و تصمیم‌های آنهاست. همة فعالیتهای عمومی و حتی فردی در شرایطی که آنها بوجود می‌آورند به نتیجه می رسد. پس مدیران‌اند که در حقیقت جامعه را شکل می‌دهند.

با این تفصیل و با بیاد آوردن تاریخ دراز تحولات فکر مدیریت می‌توان گفت که مدیر امروز متوجه عظمت مسئولیت خود شده؛ همان مسئولیت‌ها که در چند جمله‌ی پیش شمردیم، این توجه تا جایی است که رفاه جامعه و کارکنان از خیلی جهات بر سود صاحبان مؤسسه مقدم شمرده می‌شود. در چنین محیط و تفاهمی است که می‌توان از روابط عمومی به معنی حقیقی آن بحث کرد و حساب آن را از حساب تبلیغ و پروپا گاندا جدا نگهداشت.

می‌توان نتیجه گرفت که شرط لازم مدیریت در زمان ما «وسعت نظر» است مدیر گذشته، تنها متوجه دخل و خرج مؤسسه خود بود. تنها مسایلی برای او موجود بود که مستقیماً در کار وی تاثیر می‌گذاشت. مسایل مهم انسانی، مملکتی و بشری و آیندة انسان وجوامع برای او مطرح نبوده و اشتغال بدینها نوعی وقت تلف کردن شمرده می‌شد.

امروزه مدیر را از توجه به نتایج بررسیها و نظرات متفکرین و پایه‌گذاران مکتبهای مختلف مدیریت گریزی نیست. او باید از همة این مکتب‌ها و سیستم‌ها استفاده کند. برداشت مدیر امروزی از مسایل مختلف برداشتی است علمی و انسانی. برداشتی که در کلیة نکات مهم و کشفیات جامعه شناسی، روانشناسی و متدلوژی علمی ملحوظ گردیده است. با اندیشه پژوهشگری، که مدیر امروز دارد، ولی از هیچ چیز غافل نیست و مهمتر از همه، اگر دلایل علمی کافی وجود داشته باشد از دگرگونیها نیز استقبال می‌کند.

با فرا رسیدن دوران علمی مدیریت، دیگر باید روابط عمومی را نه بعنوان هنر مردمداری (که از هزاران سال پیش از طرف متفکرین بررسی شده) و یا مقداری تکنیک (که تصور می‌شد با بکار بردن آنها بخودی خود همه‌ی کارها سازمان می‌پذیرد و یا لااقل چهر‌ه‌ی زشت حقیقت در زیر پرده‌یی از رنگ و خط و خال زیبا از نظرها پنهان می‌ماند) بلکه بعنوان مجموعه‌ای از هنر و تکنیک و بالاتر از همه، فلسفه‌یی استوار بررسی کرد. در تاریخ روابط عمومی سه مرحله مشخص است: تحت دورانی که در آن روابط عمومی بدین نام و نشان وجود نداشت، لکن دانشمندان، نوع دولت ارزشهای بشری را با کلمات مؤثر، گاهگاهی به گوش زورمندان می‌رسانیدند یعنی همچنانکه اشاره شد دوران، دوران هنر مردم دارای، دوران باب هشتم گلستان و در نصیحت پادشاهان، قابوس نامه، سیاست‌نامه، اخلاق ناصری و کلیله و دمنه و غیره بود.

مرحلة دوم، فصل اصالت تکنیک است، که در آن روزگار بشر می‌اندیشید که با بکار بردن شیوه یی و اجرای دستوری، چون خواندن وردی و بکار انداختن ماشین سحرآمیزی می‌توانست نقابهای خوشایندی ساخت که مردم آنها را بعنوان چهره‌های حقیقی بپذیرند. این دوران دوران «تصویرسازی»، و «تبسم دستوری» و «روابط عمومی فنی» و یا هنر دوست یابی دیل کارنگی و امثال آن بود که با همه‌ی حسن نیت آنها چون این تدابیر متکی به پذیرش فلسفه‌ی استوار مدیریت نو از جانب مدیران نبود تنها گامی به پیش بود که اگر صمیمیتی در دنبال آن نمی‌امد از بازار گرمی و فریب فراتر نمی‌رفت.

مرحله‌ی سوم دوران پایه‌گذاری روابط عمومی بر شالوده‌ی فلسفه مدیریت نواست. یعنی دورانی که در کنار هنر مردم داری و استفاده از تکنیک‌های مختلف، روابط عمومی بعد سومی نیز می‌یابد و یکی از عناصر سیستم مدیریت نو می‌گردد؛ از صورت عنوان پر طمطراق برای بنگاههای آگهی‌نویسی، تبلیغات و یا دفتر اداری قدیمی بیرون می‌آید و با استفاده از هرگونه وسایل و فنون و وصول به هدف مدیریت نو . ضمن بررسی تاریخ تطور فلسفه‌ی مدیریت دیدیم که مسئولیت مدیران تاچه پایه وسعت یافته است. روابط عمومی مدیران را در پذیرش این مسئولیت یاری می‌کند. روابط عمومی از مدیریت جدا نیست و با پیوند مصنوعی و تزئینی که بعنوان چرخ پنجم ارابه، به تنه‌ی برخی مؤسسات می‌چسبانند فرق بسیار دارد. این روابط عمومی در متن است نه در حاشیه، ضرورت است نه لوکس، درخود مدیریت است، نه در بیرون از آن پس حق داریم که بگوییم هر مدیریتی سزاوار روابط عمومی است که دارد.

وظایف مدیر روابط عمومی

همانطور که پیشتر اشاره شد روابط عمومی کاری مدیریتی محسوب شده و تکمیل کننده وظایف مدیریت ارشد سازمان محسوب می‌شود. مدیر روابط عمومی همانند مدیران سایر بخشها به منظور دست‌یابی به اهداف مدنظر سازمان وظایف گوناگونی را بردوش می‌کشد که امروزه صاحب‌نظران علم مدیریت، 7 وظیفه را برای مدیران روابط عمومی و سایر بخشها برمی‌شمارند. :

1-      برنامه‌ریزی (Planning): شامل پیش‌بینی عملیات اساسی و تعیین طرق اجرای آن به منظور تامین هدف سازمان می‌باشد.

2-   سازماندهی (Organizing): یعنی تعیین حد و مرز اختیارات که طبق آن وظایف از هم تفکیک می‌شوند و در عین حال بین وظایفی که اجرای آنها برای تحقق هدف معینی لازم است، ارتباط و هماهنگی برقرار می‌نماید.

3-      کارگزینی (Staffing): به استخدام و کارآموزی و همچنین تامین شرایط مساعد کار اطلاق می‌گردد.

4-   فرماندهی (Directing): به معنای تصمیم‌گیری‌های مستمر و مداوم بطور اعم و اخص و صدور دستور به منظور هدایت و رهبری سازمان می‌باشد.

5-      هماهنگی (Coordinating): یعنی تطبیق وظایف مشاغل مختلف سازمان به منظور محقق ساختن اهداف سازمان

6-   گزارش دادن (Reporting): به مفهوم اینکه مجری، کسانی را که در برابر آنان مسئول است در جریان پیشرفت امور قرار داده و به آنان گزارش می‌دهد و زیردستان او نیز باید با مطالعه مدارک و مستند است، تحقیق و بازرسی از پیشرفت امور مطلع شوند.

7-   بودجه بندی (Budgeting): برنامه‌ریزی مالی سالانه یک سازمان را بودجه‌بندی می‌نامند. که شامل منابع و مصارف بوده و ضمناً نظارت به اجرای آن را نیز دارد. باید توجه داشت که بین وظایف مدیریت و وظایف ارکان سازمان تفاوت عمده وجود دارد. وظایفی همچون تولید، فروش، امور مالی، حمل و نقل و غیره از وظایف عوامل سازمان بوده در حالیکه وظایف مدیریت همچنانکه گفته شد، برنامه‌ریزی، سازماندهی، کارگزینی، رهبری و کنترل می‌باشد. بدیهی است که وظایف فوق‌الذکر می‌تواند بخشی از وظایف مدیریت یا همه ان باشد.

و مدیر روابط عمومی باید با توجه به توانمندیها و دانش خود به این وظایف به نحو احسن عمل کرده و روابط عمومی کارامدی را برای سازمان خود رقم زدند.

 http://www.imo.org.ir

مدیریت روابط عمومی                   تالیف حسن نصیری قیداری

مدیریت (مبانی و استراتژی)           دکتر وحید رضا میرآبی

مدیریت و روابط عمومی                 تالیف دکتر حمید نطقی