شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| محققان دانشگاه «کالیفرنیا، ارواین» به این موضوع پی برده‌اند که کارکنان دفاتر هر ۳ دقیقه و ۵ ثانیه دست از کار می‌کشند و ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا دوباره کار خود را شروع کنند. این اختلالات باعث هدر رفتن سالانه ۲۸ میلیارد ساعت می‌شود و ۱ تریلیون دلار به اقتصاد آمریکا ضربه می‌زند. در همین راستا مدیریت زمان اهمیت بالایی دارد و باید روی تقویت آن تمرکز کنید.

افراد چگونه می‌توانند مهارت مدیریت زمان خود را تقویت کنند و کمتر میان وظایف مختلف جابه‌‌جا شوند تا همچنان متمرکز باقی بمانند؟

تقویم خود را بررسی کنید

اگر نمی‌دانید زمان شما چگونه سپری می‌شود، به تقویم خود نگاه کنید. در کجا بیشتر زمان شما سپری می‌شوند؟ اگر این محل، جلسات است که باید تمام آن‌ها را ارزیابی کنید تا مواردی که چندان مفید نیستند، از تقویم شما حذف شوند تا عملکرد موفق‌تری در زمینه مدیریت زمان داشته باشید. حتی کوچک‫ترین وقفه‌ها نیز به مرور زمان جمع می‌شوند و بخش زیادی از زمان شما را می‌‌گیرند. مدیر سایت Hubstaff، «کاترین وب» در این زمینه اعلام کرده: «جلسات غیرضروری یکی از بزرگ‫ترین دلایل اتلاف وقت است که در زمان دورکاری با آن مواجه می‌شویم. از آنجایی که اخیرا بسیاری از کمپانی‌ها برای اولین بار شروع به دورکاری کرده‌اند، بسیاری از مدیران برای اطلاع از شرایط با کارکنان خود جلسه تشکیل می‌دهند.

 برخی تیم‌ها روزانه ۲ یا ۳ جلسه کوتاه دارند که هرکدام از آنها ۱ ساعت طول می‌کشد. به جای این وقفه‌ها، می‌توان کار مفید انجام داد و علاوه بر این، چنین وقفه‌هایی تمرکز تیم روی اولویت‌ها را دشوارتر می‌کند. دو جلسه کوتاه روزانه باعث ۱۰ ساعت وقفه هفتگی در کار می‌شود که ۲۵ درصد زمان مفید تیم است. اگر تعداد این جلسات افزایش پیدا کند، ۳۰ تا ۵۰ درصد تایم هفتگی کارکنان در همین جلسات تلف خواهد شد، در همین راستا می‌توان آن‌ها را کاهش داد».

جابه‌جایی میان وظایف مختلف را متوقف کنید

«تچان» یا «Flow State»‌ در ماه آوریل در موتور جست‌وجوی گوگل محبوبیت بالایی داشت که علت آن مربوط به دورکاری افراد می‌شود و آن‌ها سعی در بهینه کردن زمان خود در خانه داشتند. تچان به یک حس در شرایط مناسب گفته می‌شود که در کار به صورت کامل غوطه‌ور می‌شوید، مانند روزهایی که کد یا محتوای بازاریابی را به راحتی از مغز خود به کامپیوتر منتقل می‌کنید.

اگرچه این حالت برای انجام کارهای دشوار ایده‌آل‌ است، اما به راحتی نمی‌توان به صورت مداوم به آن دست پیدا کرد. سه راهکار زیر می‌توانند به شما در این راه کمک کنند: محرک‌های داخلی را ساکت کنید. محرک‌های خارجی را مسدود کنید. از فرایندهای تمرین ذهن استفاده کنید.

اجازه دهید درباره مورد سوم بیشتر صحبت کنیم، چرا که پیچیده‌تر از موارد دیگر است. برای اینکه کارها به بخشی از حافظه شما تبدیل شوند، باید مغز خود را با وظایف مورد نیاز تمرین دهید. همانطور که برای درست کردن یک ساندویچ به صورت خودکار می‌توانید مراحل را انجام دهید، برای برخی از کارها نیز نیازی به فکر کردن ندارید.

موسس «Productivityist»، «مایک وردی» نقطه مقابل این فرایندهای ذهنی خودکار را «ذهن مبتدی» معرفی می‌کند. به گفته او، افراد می‌توانند کارهای ساده زیادی را انجام دهند تا در جریان کارهای روزمره خود به حالت تچان دست پیدا کنند.

در این مسیر مسدود کردن محرک‌های خارجی مفید خواهد بود و می‌توانید با چنین اقدامی روی کارهای سخت تمرکز کنید. اگر تمام این اقدامات را انجام دهید، برای مدت زمان بیشتری در حالت تچان باقی می‌مانید.

پاسخگو و مسئولیت‌پذیر باشید

زمانی که در دفتر مشغول به فعالیت هستید و با همکاران خود محاصره شده‌اید، حس مسئولیت و پاسخگویی به شما منتقل می‌شود. اگر کار خود را انجام ندهید، کارکنان به چنین موضوعی پی می‌برند، اما کار از خانه متفاوت است. در حالی که محیطی مانند خانه می‌تواند خلاقیت برخی افراد را افزایش دهد، برای برخی باعث حواس‌پرتی می‌شود.

بسیاری از ما تا زمان شیوع ویروس کرونا دورکاری را تجربه نکرده بودیم و این احتمال وجود دارد که هنگام کار در خانه تمرکز کافی نداشته باشیم. ما باید بتوانیم علاوه بر انجام کارهای خود، زمانی را برای خانواده، دوستان و کارهای دیگر اختصاص دهیم و به همین علت مدیریت زمان اهمیت بالایی دارد.

منبع: دیجیاتو