کاترینا پولارد کارشناس برجسته روابط‌عمومی
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| در ابتدا به انواع مشتریانی که یک آژانس معرفی می کند، نگاهی بیندازید. اگر شرکت با حساب کاربران بسیاری سر و کار دارد، باید در جای دیگر به‌دنبال آژانس باشید. همچنین باید این مطلب را در نظر بگیرید که اگر آژانس روابط‌عمومی با رقبای شما سر و کار دارد، آیا بین منافع تضادی وجود خواهد داشت.

بررسی کنید که چه مدت مشتریان از آن آژانس استفاده کرده اند. آیا با تعدادی از مشتریان خود مانند افرادی که مدت‌ها با آن‌ها ارتباط داشته است، منصفانه رفتار می کند؟ یا آیا میزان بالایی از گردش مشتریان را دارد؟ اگر چنین است، بنا بر این مشتریان نتوانستند نتیجه‌ای را از آژانس دریافت کنند که انتظارش را داشتند. اگر آژانس مؤثر باشد، از مشتریان سابق و در حال حاضر خود درباره نظرات آن‌ها می پرسد. آیا توانسته اند نظر آن‌ها درباره آنچه که می خواستند را جلب کنند؟ آیا این احساس در آن‌ها ایجاد شده است که برای آژانس مهم هستند؟ آیا این احساس را داشته اند که همه چیز را درباره برنامه هایی که آژانس برای کمپین آن‌ها طراحی کرده است را می دانند؟ آیا هزینه ها در مقابل نتایج بدست آمده منصفانه است؟

بعد از آنکه دو یا چند آژانس را پیدا کردید که به نظر مناسب می آیند، با متصدی رسیدگی به حساب های مشتریان جلسه ای را تنظیم کنید. اطمینان حاصل کنید از متصدی درخواست می کنید که مسئول رسیدگی به حساب های شما است. باید با لحنی آرام صحبت کنید، نماینده ای خوش برخورد باشید و کار را طوری به پایان برسانید که اشتیاقی در آن ندارید. مدیر اجرایی فعال کسی است که در خدمت به مشتریان، بیشتر از خود مشتاق باشد. آیا متصدی رسیدگی به حساب ها به دنبال مرور صورت حساب های سابق مشتریان خود است. آیا وی هدف مربوط به کمپین، استراتژی به کار برده شده برای رسیدن به هدف و نتایج آن را برای شما توضیح می دهد.

استراتژی های مبتکرانه و هوشمندانه نتایج بهتری بدست می آورند. به هر کدام از استراتژی های به کار برده شده توسط آژانس های روابط‌عمومی نگاه کنید. کدام رویکرد را ترجیح می دهید؟ البته درست است که اهداف متفاوت، استراتژی های متفاوت را می طلبد، اما شما احتمالا متوجه شده اید که رویکرد یک شرکت را نسبت به دیگری ترجیح می دهید. از همه مهم تر اینکه آیا شما می توانید گزارش های شفافی از عملکرد فعالیت های آن‌ها بدست آورید؟ آیا با نتایج مورد انتظار موافق هستید؟

چگونه می توانید بیشتر از آنچه می خواهید از یک آژانس روابط‌عمومی دریافت کنید

اکنون شما تصمیم گرفته اید که یک آژانس روابط‌عمومی را استخدام کنید. می خواهید فروش شما افزایش پیدا کند، تصویر خود را در بین صنایع گسترش و آگاهی خود را نسبت به حرفه خویش در بین مشتریان موجود و احتمالی افزایش دهید. ارتباط شما با آژانس روابط‌عمومی از همان ابتدا آغاز می شود- تبادل نظرهای اولیه، بخش های استراتژی و اهداف. مدیریت کارآمد در این ارتباط و درک فعالیت ها و ظرفیت های آژانس شما نتیجه یک آژانس مناسب و به معنی دیگر بازگشت بالای سرمایه است.
از موارد زیر برای داشتن یک ارتباط مؤثر پیروی کنید که نتیجه آن داشتن یک مبارزه انتخاباتی بزرگ، پوشش رسانه ای و افزایش آگاهی از حرفه خود است.

آژانس را کاملاً توجیه کنید:

در اولین ملاقات، آژانس را با شرکت، محصولات، مشتریان مخاطب و تاریخچه آشنا کنید. شناخت بیشتر آژانس، به آن‌ها کمک خواهد کرد تا بهتر داستان ها را پیدا کنند و تصویر شما را با افراد مناسب ایجاد کنند.

روابط‌عمومی را درک کنید:

چنانچه قبلاً با آژانس روابط‌عمومی کار نکرده اید، بهترین ایده برای شما و افراد کلیدی حرفه شماست تا درباره اینکه روابط‌عمومی چیست، آموزش ببینید. روابط‌عمومی به خوبی درک نشده است و چنانچه آن را بهتر بشناسید، بهتر می توانید آن را دریافت کنید.

آموزش های رسانه ای ببینید:

بهترین راه برای گرفتن پوشش رسانه ای، صحبت با خبرنگاران است. چنانچه شما و کارکنان کلیدی شما تاکنون با رسانه ها ارتباط نداشتند، یک مربی حرفه ای استخدام کنید تا به شما نحوه چگونگی مدیریت مصاحبه با رسانه ها را آموزش و پیام های کلیدی را در این رابطه ارایه دهد. ممکن است آژانس روابط‌عمومی شما این کار را برای شما انجام دهد.

انتظارات معقولی را تعیین کنید:

آگاه باشید که روابط‌عمومی یک سرمایه گذاری بلند مدت و وقت گیر است. به آژانسی که به شما می گوید که ماه آینده در تلویزیون خواهید بود، اعتماد نکنید. یک تقویم از فعالیت هایی درست کنید که نمای کلی از اینکه مطالب منتشر شده رسانه ها وغیره چه زمانی منتشر خواهد شد، ارایه دهد.

ارتباط خود را حفظ کنید:

برای بحث درباره فعالیت های آینده، ملاقات چهره به چهره با آژانس را یکبار در ماه تعیین کنید، اما برای مصوبات، اطلاعات و برنامه ها تقریباً هر روز از طریق تلفن و ایمیل ارتباط بگیرید.

همکاری با موسسات و آژانس های روابط‌عمومی یکی از بهترین راه ها برای افزایش آگاهی و به تصویر کشیدن برند شماست. با آگاهی از اینکه چگونه با آژانس های روابط‌عمومی کار کنیم و چه مدت زمان کاری را با آن‌ها بگذرانیم، می توانید ارتباطی طولانی مدت و مؤثر ایجاد کنید.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)