شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| در فرایند ارتباطات آموخته‌ایم که فرستنده، گیرنده و پیام سه عنصر مهم ارتباطی هستند. روابط‌عمومی‌ها بر روی این سه واژه یا عنصر ارتباطی چقدر متمرکز می شرند و یا تا چه اندازه باید به هر یک از این عناصر پرداخت؟

در این مجال به اهمیت گیرنده که به‌عنوان مخاطب شناخته می شود می پردازیم.

همه ما (روابط‌عمومی‌ها) تلاش می کنیم که خود را به آخرین دستاوردهای تکنولوژی در حوزه روابط‌عمومی و ارتباطات مجهز نماییم و این یک کار بسیار خوب و مهم در یک روابط‌عمومی بشمار می رود. در خصوص پیام (محتوا) با کارشناسان مجرب و مشاورین گوناگون مذاکره و سعی می‌کنیم محتوا یا پیام خود را به بهترین شکل ممکن منتشر کنیم. عکس، فیلم، ایفوگرافیک، نمودار، موشن‌گرافی و خیلی از شیوه‌های گوناگون را برای انتشار پیام به کار می‌گیریم. در واقع ظاهر پیام و نمای بیرونی آن بسیار حائز اهمیت هست و مورد توجه قرار می گیرد کما اینکه در این نوع محتوا اطلاعات مهمی نیز وجود دارد.

نکته اینجاست که آیا این اطلاعات که در قالب یک پیام برای مخاطب ارسال می شود، تا چه اندازه می‌تواند نیازهای مخاطب را براورده کند.

چقدر نیازهای مخاطب را در تولید محتوا لحاظ کردیم و مورد توجه قرار دادیم.

ارتباط مخاطب و پیام چیست؟ یک ارتباط یک‌سویه تا چه حد می‌تواند سازمان را موفق کند ؟

مخاطبین ما تا کی باید داده‌ها و تولیدات سازمان‌ها را که از هر دری است ببینند و بشنوند و بخوانند؟

خانواده‌های کارکنان به‌دنبال چه نوع محتوایی هستند از سازمان؟ کارکنان ما چطور؟ مشتریان، تامین‌کنندگان و سهامداران در کجای این فرایند قرار دارند؟

تا چه اندازه با مخاطبین خود هم ذهن هستیم؟

تا چه انداز اهداف مشترک داریم؟

بایستی توجه داشت که پیام و مخاطب با یکدیگر ارتباط بسیار نزدیک دارند و روابط‌عمومی با شناخت مخاطب خود تلاش می‌کند یک هدف مشترک ایجاد کند. می‌توان موثر بود در صورتی که با مخاطب هم ذهن باشیم و این اصل را فراموش نکنیم که نیاز مخاطب رکن اولیه تولید محتوا و پیام است.

روابط عمومی‌ها با دسته‌بندی مخاطبین خود و تعیین انتظارات و نیازهای آنها می‌توانند در ایجاد یک ارتباط موثر گام بردارند. رایج‌ترین کار، برگزاری یک نظرسنجی است. روش‌های دیگری نیز برای این کار وجود دارد؛ از جمله برگزاری جلسات مشترک با مخاطبین و ذینفعان و ارتباط چهره به چهره و یا استفاده از سیستم‌های اطلاع‎رسانی و دریافت نظرها، انتقادها و پیشنهادها که روابط‌عمومی می تواند از ان استفاده کند.

شناخت مخاطب و تولید پیام بر اساس نیازها می‌تواند یکی از اصلی‌ترین وظایف روابط‎‌عمومی‌‎ها بشمار برود.