ج. وقتی خبرنگار پشت تلفن است

شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| 1. در این مورد فرض کنید خبرنگار با M تماس گرفته است. خبرنگار می‌گوید: «من در حال پیگیری موضوع X هستم و می‌خواهم نظر شما را بدانم» یا «من می‌خواهم در مورد سازمان‌تان خبری تهیه کنم».

اگر بیانیه آمادگی شما (متن آمادگی) خوب تنظیم شده باشد، موقعیت سازمان شما در مورد موضوع X تحت پوشش خبری قرار خواهدگرفت، وگرنه M باید مواظب باشد که جواب‌های از پیش تعیین شده ندهد . اگر موضوع از آن دسته موضوعاتی است که سازمان تمایلی به اظهار نظر در آن باره دارد، به خبرنگار باید گفت که طی مدت زمانی معین که خود خبرنگار آن را تعیین می‌کند با او تماس خواهندگرفت.

2. در این مرحله، M باید جوانب پاسخ‌ها را به دقت بررسی‌کرده و درباره آن‌ها با دیگران مشورت کند. سپس او باید مطمئن شود که قبل از پایان یافتن مدت زمان مقرر (dead line) با خبرنگار تماس بگیرد. اگر موضوع از آن دسته موضوعاتی است که سازمان تمایلی به نظر دادن در آن‌باره را ندارد،M می‌تواند سخنانی را که در بالا آورده شده بیان کند. خبرنگاران اغلب سعی در تحت فشار قرار دادن مصاحبه شونده‌ها جهت تنظیم یک اطلاعیه مهم را دارند اما اغلب در مقابل این فشارها ایستادگی و مقاومت می‌شود. خبرنگار ممکن است بگوید: «من فقط می‌خواهم بدانم راجع به این قضیه شما چه برداشتی دارید؟» یا «ممکن است به من بگویید چرا نمی‌خواهید پاسخ بدهید؟» M باید مقاوم باشد و صادقانه بگوید: «بگذارید بله همان بله و نه همان نه باشد»

3. اگر خبرنگار متنی خبری را درباره سازمان شما تنظیم می‌کند، M باید بداند که موضوع چنان داغ است که خبرنگار می‌خواهد فوراً آن‌را به‌دست چاپ بسپارد. این ناخوشآیند است. با فرض این‌که سازمان با یک رسوایی مهم درگیر نیست، M باید ترتیب ملاقاتی که زمانش برای هر دو طرف مناسب باشد را بدهد.

4. خبرنگار ممکن است بگوید: «بنده می‌خواهم این کار را امروز انجام دهم»، یا به طرق دیگر اصرار به شنیدن پاسخ فوری شما دارد، اما اگر تمرکز موضوع روی سازمان متعلق به M است، او محتاج مصاحبه ای است تا حداقل موضوع را «معقول و واقعی» جلوه دهد. اگر M از مصاحبه سر باز زند، خبرنگار این مسئله را در متن خبری اش خواهد گنجاند، اما اگر موضوع جنجالی نباشد و M قبول کند که در مدت زمانی معقول (ظرف چند روز) مصاحبه کند، خبرنگار برایش سخت خواهد بود که شما را متهم به عدم هم‌کاری کند.

ادامه دارد

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)