شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| "شش سیگما (۶Sigma) یک نگرش منضبط، داده محرک و روشی برای حذف عیب‌ها در هر فرایند و محصول می‌باشد. این فرایند از ساخت تا فروش را در برمی گیرد و شامل همه محصولات و خدمات ارائه شده از سوی یک سازمان می‌گردد." در واقع شش سیگما یک روش کنترل کیفیت است که در دنیای مدیریت نیز مورد استفاده گسترده قرار گرفته است. "شرکت موتورولا، در سال‌های دهه ۱۹۸۰ برای نخستین بار شش سیگما را رایج ساخت. شرکت الید سیگنال در اوایل دهه ۱۹۹۰ آن را به کار بست و شرکت جنرال الکتریک آن را به پرطرفدارترین فلسفه مدیریتی تاریخ تبدیل نمود. " این مفهوم مانند یک آتش سوزی گسترده به دلیل پیشرفت چرخه زمانی و کاهش فرآیندهای معیوب گسترش یافته است. در دنیای تولید، این مفهوم به معنی کاهش اشتباهات به ۳.۴ خطا در هر میلیون پردازش است.

میزان و ارزش آن در رشته های مختلف تجاری گسترش یافته است. با این حال، استفاده از آن در بازاریابی و روابط عمومی بسیار کمتر توصیه شده است. آیا می توان از شش سیگما برای بهبود استراتژی بازاریابی و روابط عمومی استفاده کرد؟

نظریه
این شش سیگما تماما در مورد کمیت ورودی و تلاش برای کاهش ضایعات است.

فرض بر این است که مشکلی وجود خواهد داشت که در تمام فرآیندها بوجود می آید و سعی می شود آنها را در سطح ریشه ای برطرف سازد که این امر نیاز به بازرسی های کنترل کیفیت و هزینه های مرتبط با کار مجدد را از بین می برد.

فرایندها را می توان با استفاده از متدولوژی شش سیگما، تقویت کرد و در هر دو حالت ابتدا اهداف فرآیندها تعریف می شوند، سپس قابلیت ها اندازه گیری و شناسایی می شوند و بعد از آن گزینه های جایگزین و متغیرهای خارج از کشور مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند.

تفاوت با دیگر روش‌های بهبود سازمانی
"همه افراد یک سازمان بدون توجه به موقعیت سازمانی باید در پیاده‌سازی شش سیگما مشارکت داشته و از آن تأثیر پذیرند. برخلاف دیدگاه بسیاری از افراد که شش سیگما را مجموعه‌ای از راز و رمزهای مهارتی معرفی می‌کنند که تنها قابل دسترسی برای افراد با تحصیلات بالای دانشگاهی است، شش سیگما برای تمامی افراد سازمان قابل فهم است؛ به گونه‌ای که در پایان اجرای آن در یک سازمان، همه افراد مهارت‌های خاصی را به دست خواهند آورند. شش سیگما سیستمی است شامل مجموعه از تکنیک‌ها و ابزارهای بهبود مستمر برای تمرکز بر فرایندها، تحلیل و مقایسه آن‌ها و تخصیص منابع به فرایندهایی که نیازمند توجه بیشتر هستند.

وجه مشترک فرایندهای مختلف یک سازمان این است که کلیه فرایند در معرض وقوع خرابی هستند. تمام فرایندها خرابی ایجاد می‌کنند و این خرابی‌ها باعث دوباره کاری اتلاف هزینه ونیروی انسانی می‌شود. شش سیگما با تعریف معیارهایی که نشان دهنده میزان خرابی در فرایند هستند، امکان مقایسه وضعیت عملکردی فرایندهای مختلف را فراهم می‌آورد و به سازمان برای تصمیم‌گیری در مورد محل تمرکز منابع جهت عملکرد بهتر کمک می‌کند.

از روی عملکرد فرایندهایی که در سطح جهانی فعالیت می‌کنند و تحلیل‌های آماری انجام شده از روی فرایندهای واقعی، فرایندهایی که در سطح شش سیگما فعالیت می‌کنند، نیازهای مشتری را بهتر برآورد می‌سازند. فرایندهای پنج سیگما نیازهای مشتری را برآورد نمی‌سازند و فرایندهای هفت سیگما نیز ارزش افزوده زیادی ایجاد نمی‌کنند؛ بنابراین، شش سیگما انتخاب شده‌است. عدد 4/3 مردودی در یک میلیون فرصت خرابی، نزدیک به خرابی صفر است و در عین حال قابل حصول بوده و می‌تواند به عنوان یک هدف واقعی مطرح باشد.

اصل اساسی شش سیگما
به عنوان اصل و شالوده خود، شش سیگما به تمام افراد سازمان می‌آموزد که کارآمد و مفیدتر باشند.

مؤلفه‌های اصلی شش سیگما
برای رسیدن به اثربخشی و کارآمدی بالاتر با استفاده از روش شش سیگما، سه مؤلفه اصلی مطرح است:

مؤلفه اول مربوط به راهبرد شش سیگماست. این مؤلفه راهبردی، مسؤلیت مدیر اجرایی است.

مؤلفه دوم شش سیگما مربوط به تدابیری است که چگونگی عملکرد گروه‌های پروژه در بهبود یک فرایند نیمه‌کاره را نشان می‌دهد. این مؤلفه از روش‌شناسی مشابه با روش علمی که در مدارس آن را آموخته‌اید استفاده می‌کند. روش علمی به تعریف و تبیین یک مسئله، تحلیل علل ریشه‌ای آن و آزمودن تئوری‌های بهبود مربوط می‌شود. در اصل، این روشی است که به منظور بهبود اثربخشی و کارآیی در شش سیگما به کار می‌رود.

دیگر مؤلفه کلیدی شش سیگما، مسائل فرهنگی است که با استفاده از آن‌ها در سازمان خود، می‌توانید شش سیگما را به چیزی فراتر از مجموعه‌ای از تدابیر و روش‌ها بدل سازید.

اهداف شش سیگما
- کاهش نوسانات و تغییرات
- کاهش ایرادات
- بهبود بازدهی فرایندها
- افزایش رضایت مشتری
- کاهش هزینه‌ها
- بهبود کیفیت
- روشی سیستماتیک جهت حل مسائل
- تقویت بنیه رقابتی سازمان
- کاهش سیکل زمانی (تحویل به موقع)

متدهای شش سیگما
هدف بنیادی روش شش سیگما اجرای راهبردی مبتنی بر اندازه‌گیری عملکرد است و از طریق اجرای پروژه‌های بهبود دهنده،شش سیگما سعی در کاهش نوسانات فرایند و بهبود آن دارد. این کار به کمک دو روش فرعی در شش سیگما انجام می‌شود: DMAIC که به صورت "duh-may-ick" (<ˌdʌ ˈmeɪ ɪk>) تلفظ می‌شود و DMADV که به صورت ("duh-mad-vee" (<ˌdʌ ˈmæd vi> تلفظ می‌شود دو متد شش سیگما هستند.

فرایند DMAIC یک سامانه بهبوددهنده برای بهبود فرایندهایی است که در حال حاضر خارج از مشخصات عملکردی خواسته شده از سوی مشتری یا مدیریت ارشد سازمان هستند. فرایند DMADV یک سامانه بهبود دهنده برای ایجاد فرایند یا محصولات جدیدی است که می‌خواهیم سطح کیفیت آن‌ها شش سیگما باشد. البته زمانی که نتوان عملکرد فرایند موجود را بیش از سطح فعلی بهبود داد باز از این روش می‌توان بهره جست.

هر دوی این روش‌ها توسط افراد کارآزموده آشنا با شش سیگما اجرا می‌شوند.

برنامه های کاربردی برای بازاریابی
ارزشی که شش سیگما می تواند برای بازاریابی به ارمغان بیاورد، تقویت هر فرآیندی است که نیاز به پیشرفت دارد. بازاریابی و روابط عمومی می توانند با DMADV ایجاد می شود، اما حتی فرآیندهای خلاق را می توان با DMAIC تقویت کرد. اگر مدیر بازاریابی شما شک داشته باشد که پروژه های خلاق به دلیل تحقق اهداف استراتژی بسیار آسیب پذیر هستند، می توانند فرآیندهای شش سیگما را برای کاهش تغییرات در نتایج اجرا کنند.

در نمونه های خلاقانه، هنگام تصمیم گیری های کوچک (مانند طراحی و کپی نویسی) به حدس و گمان ها اغلب اعتماد می شود؛ اما فرآیندهای نظارت بر این موارد باید کمتر به حدس و گمان اعتماد کنند و بیشتر به اطمینان از اینکه محصول خلاق به طور مرتب بین پارامترهای انتخابی قرار می گیرد، اعتماد داشته باشند.

بهترین راه برای انجام این کار با استفاده از تجزیه و تحلیل آماری می باشد که برای شش سیگما یکپارچه است. با این وجود، غالباً مدیران در این زمینه به نوعی آموزش نیاز دارند.

یک مدیر ارشد که در شش سیگما باتجربه است می تواند راه هایی را ایجاد کند، اما اغلب مدیران نیاز به حداقل آگاهی از شش سیگما دارند؛ به عنوان مثال آموزش Six Sigma White Belt. نمونه های دیگر در مورد چگونگی چنین تجزیه و تحلیل می تواند به فرآیندهای درگیر کمک کند:

• جدا کردن نیاز بازار و اطمینان از اینکه بخش بازاریابی/ روابط عمومی می تواند آنها را تحویل دهد.

• ایجاد بازاریابی کارآمدتر و مدیریت روابط عمومی؛

• بهبود چگونگی اجرای فرآیند برنامه ریزی استراتژیک؛

• ایجاد درک غنی تر از هر فرآیند بازاریابی و روابط عمومی و افزایش شفافیت آنها، تشویق هر یک از اعضای درگیر برای کمک به پیشرفت کارایی؛

• افزایش توانایی همکاری بین بخش بازاریابی/ روابط عمومی و سایر بخش ها که می تواند منجر به تخصیص کارآمدتر منابع مالی شرکت شود.

روش های زیادی وجود دارد که شش سیگما می تواند با بهبود فرآیندها، درآمد شرکت شما را افزایش دهند.

اگر شما به عنوان یک کارمند از این سیستم به خوبی آگاهی دارید، می توانید به صورت جداگانه توصیه هایی را تهیه کنید که مستقیماً در شرکت صرفه جویی می شود؛ روشی مطمئن برای جلب توجه.

منابع

 https://www.publicrelationstoday.com
https://fa.wikipedia.org