شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| تصور کنید که اجازه نداشته باشید دیوارها و یا میز کار خود را زینت ببخشید، حالا تصور کنید که اصلا دیوار و میزی وجود نداشته باشد و به جای آن شما باشید و یک لپ تاپ باشد و فرشی از زمین رنگارنگ و عرشی از آسمان آبی؛ واضح است که در چنین فضایی احساسی متفاوت خواهید داشت و احساس متفاوت شما کار کردن متفاوت را نیز به دنبال دارد.

با این تفسیر فضای فیزیکی که شما و همکارانتان در آن مشغول به کارید تاثیر زیادی بر فرهنگ سازمان، انگیزه و بهره وری کارکنان دارد. اگر سازمان برای ایجاد یک فرهنگ پویا و سرشار از خلاقیت تلاش می کند، ساختمان و محل کار شما نیز باید منعکس کننده ی آن باشد.

از دیگر سو اگر کار شما محافظه کارانه است باید فضای پیرامون شما نیز چنین تصویری را در ذهن خود و مخاطب ثبت و ضبط نماید اما فضای فیزیکی باید چیزی بیش از کمک به قالب سازی فرهنگ سازمان را انجام دهد. به عبارتی، محیط کار باید کار گروهی و تعامل دوجانبه را هم پرورش دهد.

اهمیت طراحی فضای کاری
فضای کار حتی بر توانایی سازمان در نگه داشتن نیروهای حاضر و یا جذب نیروهای جدید موثر است. عجیب نیست که کارکنان می خواهند در فضایی روشن و با مبلمان مدرن کار کنند. کارکنان به حریم شخصی هم احتیاج دارند.

آرزو کردن ایده آل ها ساده تر از داشتن آنهاست و به دلایل محدودیت های مالی سازمان، فراهم کردن همه ی آنچه کارکنان می خواهند هیچگاه میسر نیست، اما نباید فراموش کرد که این هزینه ها در درازمدت چند برابر بازده خواهد داشت. من تا کنون به این نتیجه نرسیده ام که مدیری با ایجاد مانع بر سر راه خلاقیت کارکنان توانسته باشد صرفه جویی کند! پس صرفه جویی را هیچگاه بهانه نکنید! کارکنان باید در فضاهای کاری به یکدیگر دسترسی داشته باشند و درباره پروژه ها گفتگو کنند.

در این میان عنصر کلیدی یک فضای کاری خوب یا طراحی مطلوب آن است که کارکنان همیشه بتوانند از یکدیگر اطلاعات بگیرند، از این رو فضای کاری خوب زیربنای یک سازمان یادگیرنده و یاد دهنده نیز تلقی می شود. اگر سازمان می خواهد کار گروهی را تشویق کند طراحی فضای کاری باید تا حد امکان تعامل غیر رسمی و دوستانه را آسان تر کند.

برای مثال، می توانید فضای کاری مشترک برای آموزش، برای دسترسی به رایانه، برای استفاده از خدمات چاپ و نشر و یا حتی برای استراحت ایجاد کنید. امروزه حتی بسیاری از شرکت های خصوصی که کارشان با خلاقیت عجین است از منازل و خانه ها برای استقرار شرکت بهره می گیرند.

پارتیشن بندی، آری یا خیر؟
امروزه پارتیشن ها کم کم جای خود را در فضاهای اداری باز کرده اند، پارتیشن ها برای آن دسته از کارکنان و کارهایی که نیازمند تمرکز حواس است به هیچ وجه مناسب نیستند. فکر کنید شما در حال نگارش این مقاله هستید و همکاری در پارتیشن کناری شما مسئول پاسخگویی به تلفن هاست! البته اگر نوع ارائه خدمت سازمان شما به شیوه ای است که مراجعین باید سلسله وار دریافت خدمت را دنبال کنند پارتیشن بندی می تواند ایده آل باشد.

رعایت سلسله مراتب در طراحی فضاهای اداری بسیار ضروری است، حتی اگر می خواهید با پارتیشن، فضاها را اختصاصی کنید. پارتیشن های کوچک و بزرگ و نزدیک بودن آنها به اتاق های مدیران می تواند در طراحی فضای ذهنی کارکنان موثر باشد. پس به یاد داشته باشید که طراحی فضای فیزیکی، فضای ذهنی کارمندان و در نتیجه فرهنگ سازمانی شما را قالب بندی می کند.

تعادل میان قوانین و سلایق
به کارکنان اجازه دهید هر آنچه برایشان الهام بخش است را در اطراف خود بچینند، حتی از آنها بخواهید که در حد معقولی عکس ها و وسایل شخصی خود را در محل کارشان جانمایی کنند. در این ترفند دو سود نهفته است، نخست آنکه کارکنان احساس تعلق خاطر بیشتری می کنند و دوم اینکه مدیران با مشاهده محیط کار آنان به شناخت حداکثری از روحیات کارمند خود خواهند رسید.

البته ضروری است قبل از اینکه این اجازه طراحی شخصی دکور صادر شود قوانین و خط مشی های سازمان نیز بازگو گردد. کارمندان باید بدانند که چه چیزهایی نامناسب و خلاف قوانین است. توصیه نگارنده این است که محدودیت بیش از حد نباید اعمال شود چرا که تعصبات بیجا و اعمال نظرات شخصی مانع درک متقابل خواهد بود و خلاقیت را در مجموعه خواهد کشت.

روشنایی اتاق
نور و روشنایی محیط در بهره وری و همچنین افزایش روحیه کارکنان نقش موثری دارد. انواع مختلفی از طراحی و مهندسی برای تامین نور محل کار موجود است. تدارک یک سیستم روشنایی خوب و حساب شده نه تنها مزایای ارگونومیکی برای سلامت کارکنان دارد بلکه صرفه جویی در مصرف انرژی را هم به دنبال خواهد داشت. همچنین روشنایی بر افسردگی فصلی که در آستانه پاییز رخ می دهد غلبه خواهد کرد.

دفتر کار در فضای باز!
آیا تا به حال به این پرسش فکر کرده اید که چرا محلی که کار اداری در آن انجام می شود را ساختمان اداری می نامند؟ چون تعدادی زیادی دفتر در آن قرار گرفته است؟ واژه ساختمان اداری در آینده نزدیک رفته رفته به نامی بی مسما تبدیل خواهد شد، امروزه بسیاری از شرکت های صاحب نام مانند گوگل دفاتر کاری به شیوه مرسوم را حذف کرده و در عوض فضاهایی باز را جایگزین کرده اند.

میزگرد!
فلسفه پیدایش واژه میزگرد اصلا عجیب و غریب نیست! یک میز دایره ای شکل! همین! بسیاری از جلسات امروزی نام میزگرد را یدک می کشند اما خبری از میز دایره ای شکل که افراد بتوانند پیرامون آن نشسته و همگی در حین جلسه و تبادل نظر نظاره گر زبان بدن یکدیگر باشند وجود ندارد.

در جلساتی که میزها مستطیلی است ارتباط غیرکلامی از دست می رود، سرعت گفتگوی عادی 100 تا 120 کلمه در دقیقه است و یک انسان معمولی می تواند در مورد 800 کلمه در دقیقه فکر کند اما زبان بدن به تنهایی به مثابه خروجی تمامی این افکار است. امروز بسیاری از سازمان ها لابی هایی با مبل راحتی و کاناپه طراحی می کنند و میزهای دایره ای را تا جای ممکن جایگزین میزهای مستطیل شکل می نمایند تا کار گروهی و گفتگو را مشوق باشند

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)