شارا- تهیه و تنظیم گزارش اداری در روابط ‏عمومی کاربرد بسیار دارد به گونه ‎ای که اکثر امور تحقیقاتی، افکار سنجی، طرح‎ ها و اقدامات روابط‏ عمومی می‎تواند در قالب «گزارش اداری» به اطلاع مدیران برسد. یک گزارش اداری خوب، امکان آن را به مدیر می ‎دهد تا در فرصت اندکی با مهم‎ترین بخش‎ های گزارش آشنا شود.
در تهیه گزارش اداری، برداشتن چهار قدم شامل:

 1- اندیشیدن پیرامون موضوع گزارش،

 2- تهیه نقشه یا طرح گزارش،

 3- گردآوری اطلاعات (تحقیق) و تهیه پیش ‎نویس گزارش

 4- کنترل و تصحیح، ضروری است و گزارش ‎نویس باید سعی کند تا گزارش، ویژگی‎ هایی همچون ارائه اطلاعات کافی و واقعی، سبک رسا و مناسب، هدف معین، سازماندهی مناسب، روشن، کوتاهی و سادگی را داشته باشد.

در تهیه و سازماندهی گزارش می‎ باید به سازماندهی شکل و سازماندهی محتوا توأماً توجه داشت.

* گزارش اداری از نظر شکل:
الف) بخش مقدماتی: شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پیشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمایم
ب) بخش اصلی: شامل مقدمه، متن و نتیجه
ج) بخش پایانی: شامل ضمایم، واژه ‎نامه، نام و فهرست منابع و ماخذ
در مقدمه گزارش اداری، بیان هدف، طرح ضرورت‎ های تهیه گزارش، بیان شیوه یا شیوه ‎های جمع‎ آوری اطلاعات، بیان گره‎ های ناگشوده و بیان اهداف گزارش، لازم است.
در متن گزارش اداری، بررسی دقیق موضوع، بیان سیر تاریخی موضوع، ذکر نکات مثبت گزارش و بیان نکات رها شده در گزارش همراه با ارائه نتایج آن ضرورت دارد.

* گزارش اداری از نظر محتوا:
گزارش باید وضع مناسبی را داشته باشد، بهترین ابزار برای این کار، گردآوری اطلاعات صحیح از راه شنیدن، دیدن و مطالعه است. یک گزارش خوب از نظر محتوا باید جامع، منظم، روشن و رسا و در طرح اهداف گزارش کارآمد باشد و مبنایی مناسب را برای تصمیم‎ گیری مدیریت ارائه بدهد.

* کارشناسان روابط عمومی چهار نوع گزارش اداری را پیوسته تهیه می ‎کنند:
اولین نوع از گزارش‎ های اداری «گزارش دوره ‎ای» است. منظور گزارشی است که حاوی اطلاعات معمولی روزمره هستند و در فاصله‎ های زمانی معین تهیه می‎ شوند، مثل گزارش ماهانه.
دومین نوع از گزارش‎ های اداری «گزارش پیشرفت» است. این نوع گزارش برای نشان دادن پیشرفت امور در مواقع لازم تهیه می‎ شود و هدف آن، مقایسه پیشرفت امور سازمان با برنامه ‎هاست.
سومین نوع گزارش اداری «گزارش آزمایش» است. این نوع گزارش وضعیت و موقعیت گذشته و فعلی سازمان را تجزیه و تحلیل می‎ کند تا بر اساس آن برای آینده برنامه ریزی شود.
چهارمین نوع گزارش اداری «گزارش توصیه‎ ای» است. این گزارش بر مبنای سه نوع گزارش قبلی تهیه می‎ شود و شامل توصیه ‎های مختلف برای بهبود اجرای برنامه‎ های سازمان است.