تعریف گزارش:
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| گزارش به معنی به جا آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است.
 

ساختار گزارش

ساختار گزارش بطور کلی بر سه اصل تقسیم می شود:
1- مقدمه گزارش
2- متن یا بدنه اصلی
3- پایان گزارش

1) مقدمه گزارش
مقدمه گزارش باید به گونه ای باشد که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست.

برای نیل به این هدف مقدمه باید با جمله ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه گزارش لازم بوده است بطور کلی مقدمه سه اصل را دنبال می کند:

الف- گزارش باید به گونه ای مطرح شود که برای خواننده قابل درک و فهم باشد.
ب- در خواننده نسبت به موضوع علاقه ایجاد کند.
ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد.

2) متن یا بدنه اصلی گزارش
متن یا بدنه گزارش محل ارایه آمارها، داده ها و تحلیل تفسیر و اثبات مدعی است.

3) پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارایه پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش می باشد.

بطور کلی در مورد گزارش می توان گفت:
در مقدمه آنچه را که می خواهید بطور مختصر اعلام کنید، در متن بگویید و در پایان آنچه را گفته اید بطور مختصر یادآوری نمایید.

اقسام گزارش عبارتند از:
الف- گزارش کتبی
ب- گزارش شفاهی
1- گزارش کتبی: ارایه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت مکتوب را گزارش کتبی می نامند.
2- گزارش شفاهی: هرگاه بررسی ها و پژوهش را به صورت سخنرانی و بحث و گفتگو مطرح شود آن گزارش را شفاهی می گویند.

مزایای گزارش کتبی:
- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی
- امکان ضبط و بایگانی برای سالها و بلکه قرن ها
- مستند ساختن آن با اسناد و مدارک
- امکان فصل بندی و طبقه بندی
- استفاده از آن برای تبلیغ در موارد لازم

مشکلات گزارش های کتبی:
- احتیاج به صرف هزینه زیاد برای تهیه کاغذ، وقت و تامین نیروی انسانی به عنوان ماشین نویس.
- دشواری استفاده از تمام اصول گزارش نویسی
- عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارش های کتبی در بیشتر موارد.

مزایای گزارش های شفاهی
- امکان طرح فوری گزارش و بیان آن از نظر صرفه جویی در وقت
- امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه نظر سنجی و پرسش و پاسخ
- آگاهی کامل و فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود
- مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات
- استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل فیلم، اسلاید، اورهد و غیره

مشکلات گزارش های شفاهی
- نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط
- استنباط های گوناگون افراد از مطالب طرح شده
- محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.
- ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگیر موضوع
- قابل استناد نبودن

گزارش ها بر حسب نوع و شکل کلی به دو دسته تقسیم می شوند:
دسته اول: گزارش های رسمی کوتاه
دسته دوم: گزارش های رسمی بلند

الف) گزارش های رسمی کوتاه:
به گزارش هایی گفته می شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسایل ساده اداری و روزمره است. گزارش های رسمی کوتاه استاندارد شده و دارای روش یکنواخت نیست. در این نوع گزارش ها توجه به این نکته ها ضروری است.

1- انتخاب موضوع به نحوی که گویای محتوی متن باشد.
2- آوردن مقدمه ای متناسب با متن (حداقل دو سطر) برای آماده ساختن ذهن خواننده.
3- استفاده از پاراگراف یا عناوین اصلی و فرعی به منظور طبقه بندی گزارش
4- آوردن پیشنهاد یا نتیجه در پایان
5- ارایه یک درخواست و راه حل

ب) گزارش های رسمی بلند:

به گزارش هایی گفته می شود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا ده ها صفحه ادامه می یابد این نوع گزارش ها بیشتر به موضوعات علمی، پژوهشی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می شود.

منبع: سالنامه روابط عمومی/ شماره اول/ انجمن متخصصان روابط عمومی