شارا- مانند هر پدیده و ابزار ارتباطی نو، استفاده شایسته ازایمیل نیز اطلاعات و دانش خاص خود را می طلبد و مسائل ویژه خود را به دنبال دارد.

ایمیل؛("پست الکترونیک" ، "نامه الکترونیک"  یا  "رایانامه") یک وسیله ارتباطی الکترونیک است که اغلب به صورت نوشتاری و گاه به صورت دیداری و یا شنیداری تهیه و از طریق رایانه یا تلفن همراه متصل به اینترنت و با استفاده ازخدمات پست الکترونیک سامانه های یاهومیل، جی میل، هات میل و... برای مخاطبان ارسال می شود.اطلاعات، اخبار، پیامهای شخصی، بازی و سرگرمی، مطالب آموزشی، آگهی های تبلیغاتی و غیره محتوای رایانامه ها را تشکیل می دهند و همکاران، دوستان، خویشاوندان، شرکای تجاری، مشتریان و ... مخاطبان این وسیله ارتباطی هستند.

امروزه بیشتر کاربران اینترنت از ایمیل برای مقاصد ارتباطی، شغلی، تجاری و آموزشی بهره می برند حتی بعضی از افراد چند نشانی ایمیل مختلف دارند. بسیاری از سازمانها و شرکتها، خدمات خود را از طریق پست الکترونیک ارائه می کنند و این ابزار، از دریافت خبرنامه های اینترنتی گرفته  تا خرید الکترونیک، اخذ خدمات غیرحضوری ادارات و نظرسنجیهای اینترنتی درطیف وسیعی از امورارتباطی و خدماتی کاربرد دارد.

رایانامه در کشور ما پدیده جدیدی است و از فراگیر شدن آن تنها چند سال می گذرد با این حال درهمین مدت کوتاه، نیاز به استفاده از آن درکارهای علمی، اداری و تجاری و قدرت بالای آن در اطلاع رسانی و برقراری ارتباط با مخاطبان، رشد چشمگیر کاربردش را به دنبال داشته و دیگر کمتر می توان کسی را یافت که کاربر رایانه و اینترنت باشد اما ایمیل شخصی نداشته باشد.

تعاملی بودن، سرعت بالای برقراری ارتباط، در دسترس بودن در تمامی اوقات، کم هزینه بودن و جهانی بودن ویژگیهایی هستند که پست الکترونیک را محبوب میلیونها انسان در سراسر جهان نموده است.

با این حال مانند هر پدیده و ابزار نو، استفاده شایسته از این وسیله ارتباطی هم اطلاعات و دانش خاص خودش را می طلبد و مسائل ویژه خودش را به دنبال دارد. به عنوان نمونه: نحوه ساختن نشانی ایمیل و پرکردن فرم مربوط به آن درسامانه های اینترنتی، نحوه ارسال و دریافت رایانامه، باز کردن ایمیلها با سرعت محدود اینترنت، اطمینان از محرمانه ماندن نامه های الکترونیک  ارسالی و دریافتی، انتخاب ایمیل برای ارسال به افراد مختلف با اعتقادات و سلیقه های گوناگون، پاسخ دادن به موقع  به ایمیلهای دوستان، همکاران یا طرفهای تجاری، تولید محتوا برای رایانامه های جدید، حفظ اسرار فرستندگان و گیرندگان ایمیل، مزاحمت ناشی از نامه های الکترونیک ناخواسته، انتخاب افراد مناسب برای مراوده ایمیلی، صرف زمان برای مطالعه رایانامه ها، صحت و اعتبار محتوای آنها، قطعیهای گاه و بیگاه اینترنت در کشور و معطل ماندن کاربران پست الکترونیک و واکنش افراد خانواده و محیط کار و تحصیل به ارتباط رایانامه ای ما با دیگران از جمله مسائلی هستند که درارسال و دریافت ایمیلها نقش و تاثیر دارند و مدیریت و اجرای صحیح آنها نیازمند آموزش و تجربه است.

و اما نکاتی که هنگام استفاده از پست الکترونیک باید بدانیم :

1-    هرمطلبی که ایمیل می شود، لزوما راست و قابل اعتماد واستناد نیست.مانند کتاب، رادیو، تلویزیون، روزنامه، سینما و دیگر رسانه ها، مطالب موجود در ایمیل هم می تواند نادرست یا مجموعه ای از درست و نادرست باشد. بعضی از رایانامه هایی که برای مقاصد تجاری، سیاسی، اعتقادی و غیره ساخته می شوند، مورد تایید مراجع علمی و قانونی نیستند، آلوده به عوام فریبی و تعصب می باشند، محصولات  بی کیفیت و تقلبی را تبلیغ می کنند، موازین اخلاقی را زیر پا می گذارند  و یا آمار و اطلاعات خلاف واقع ارائه می دهند. بنابراین قبل از پذیرفتن و منتشر کردن یک ایمیل به صحت مندرجات آن توجه و درباره اش فکر کنید. درصورت امکان درباره آن مطلب تحقیق کنید واز سایر منابع مانند کتابهای معتبر، لغتنامه ها و دایره المعارفهای اینترنتی، افراد متخصص و صاحب نظر و ... راهنمایی بگیرید.

2- در انتخاب گیرندگان ایمیل دقت کنید. هر مطلبی را نمی توان برای هر کسی فرستاد. جنس، سن، شغل، موقعیت اجتماعی، تحصیلات، نسبت، اعتقادات، سابقه آشنایی طرفین و محتوای ایمیل در رضایت یا نارضایتی دریافت کننده آن تاثیر دارد. بی توجهی به این موارد گاهی باعث سوء تفاهم می شود و نتایج نامطلوب به بار می آورد. به عنوان مثال فرستادن مطالب غم انگیز برای فردی که افسردگی دارد یا ارسال متنی به زبان خارجی برای کسی که آشنایی با آن زبان ندارد، اشتباه است.

3- همیشه سعی کنید پاسخ مناسبی به کسانی که برایتان ایمیل می فرستند، بدهید. اگر فرستنده سوالی از شما کرده یا چیزی خواسته باید به وی پاسخ دهید. اگر رایانامه ارسالی فقط جهت اطلاع شما فرستاده شده می توانید همان ایمیل را مرجوع (ریپلای) کنید و در آن طی چند کلمه اعلام وصول و یا تشکر کنید یا نظرتان را درباره آن ایمیل برای فرستنده ارسال کنید. همچنین می توانید در ازای رایانامه های ارسالی آن شخص، متقابلا یک ایمیل جدید برایش بفرستید. به این ترتیب مخاطبان شما متوجه می شوند که زنده و سلامت هستید، نشانی ایمیلتان عوض نشده، ایمیلهای ارسالی آنها را می خوانید و ارتباط با ایشان برایتان ارزشمند است .

پاسخ ندادن به ایمیل دیگران نوعی توهین تلقی می شود و مانند آن است که کسی با شما حرف بزند یا به شما تلفن کند ولی شما جوابی ندهید. ادامه این سکوت سبب می شود که به تدریج دوستان و آشنایان، دیگر برای شما مطلب نفرستند و در نتیجه در فضای مجازی تنها بمانید. به بهانه هایی مانند وقت نداشتن و نداشتن مطلب برای ارسال متقابل نیز دلخوش نباشید. در دنیای پر شتاب امروز کسی منتظر نمی ماند تا شما هر وقت تمایل داشتید، پاسخ نامه الکترونیک دیگران را بدهید. به یاد داشته باشید که ارتباط یک فرایند دو طرفه است. اگر به توجه دیگران بی توجهی کنید به راحتی از دایره ارتباط با دوستان و شرکای تجاری و اجتماعی حذف می شوید.

البته حساب افراد مزاحم و کسانی که نمی خواهید با ایشان ارتباط داشته باشید، از این مقوله جدا است.

4- اگرایمیلی دریافت کردید که دارای مطالب درست، آموزنده و مفید بود، آن را برای دیگران هم ارسال کنید. به این ترتیب شما یک آموزگار خواهید بود که دانش و روش زندگی بهتر را به دوستان و آشنایان هدیه می دهید.باتوجه به آنکه دوستان شما هم احتمالا آن ایمیل را برای خویشان و دوستانشان می فرستند، یک زنجیره از ارسال رایانامه به وجود میاید که درمدت کوتاهی میلیونها نفر را شامل می شود.

مثلا اگر شما یک ایمیل را به فقط 5 نفر از دوستانتان ارسال کنید و هریک از آنها هم آن را برای 5 نفر دیگرازآشنایان شان بفرستند و این کار تنها ده بارادامه پیدا کند ، حدود 980 هزار نفر رایانامه ارسالی شما را خواهند دید.

سعی کنید مبنای انتخابتان برای نشر یک مطلب اهمیت و فایده آن باشد نه مسائل خرافی و تبلیغات بی پایه و ترسهای دروغین مانند آنکه "اگر این ایمیل را طی چند ساعت ارسال نکنی چنین و چنان می شوی" و ...

5- گاهی شما رایانامه ای را دریافت می کنید که دارای مطالب مفیدی است اما شما آنها را می دانستید. اشکالی ندارد. شما می توانید آن را برای همکاران، دوستان و خویشان خود بفرستید. شاید آنها مطلب مذکور را ندانند یا فراموش کرده باشند و با این اقدام شما، دانش و آگاهیشان افزایش یابد.

 6 - سعی کنید هر روز ایمیلهایتان را بررسی کنید و به موارد مهم پاسخ دهید. در غیر این صورت موارد اضطراری را از دست می دهید. برای برخی از مشاغل و افراد حتی زمانهای کوتاه تر به منظور پایش صندوق پست الکترونیک توصیه شده است.

7- به رایانامه فراتر از یک وسیله تفریح نگاه کنید. امروزه ایمیل ابزار انتقال دانش و فناوری، وسیله اطلاع رسانی، مسیر ارتباط با دوستان و خویشاوندان، عامل وحدت اجتماعی، محل ارائه افکار و نظرات، فراهم کننده امکان تبلیغات و بازاریابی، ایجاد کننده امکان دورکاری، تسریع کننده کارها و منتشر کننده اخبار مهم است.

8- از ارسال مطالب غیر ضروری و بدون فایده در قالب رایانامه خود داری کنید. این کار وقت شما و مخاطبانتان را به هدر می دهد و جایگاه شما را در نزد ایشان پایین می آورد.

9- قبل از ارسال یک ایمیل برای دیگران، نام و نشانی فرستندگان قبلی را پاک کنید. این کار چند فایده دارد :

اولا حجم آن را کم و سرعت انتقال و باز شدن آن را افزایش می دهد.

دوم آنکه کسی که می خواهد آن را بخواند، مجبور نیست وقتش را تلف نماید و یک یا چند صفحه نام و نشانی فرستندگان قبلی را رد کند تا به اصل مطلب برسد.

سوم اینکه برخی از افراد تمایل ندارند نام و نشانی پست الکترونیک آنها به دست افراد غریبه برسد. مثلا معمولا خانمها مایلند نشانیشان از دسترس افراد نامرتبط دور باشد یا در محیط کار افراد نمی خواهند برخی کارکنان یا رقبای تجاری و اداری آنها، نشانی ایمیلشان را داشته باشند.

10- نحوه استفاده درست از پست الکترونیک را به افراد تازه کار یاد بدهید.

11- بدانید که از مطلع شدن از یک موضوع تا کامل فهمیدن آن و از کامل فهمیدن تا به یاد سپردن و از به یاد سپردن تا اجرا کردن فاصله زیادی است . پس مطالب مفید را پیوسته ایمیل کنید و متوجه باشید که با یکی دوبار ارسال یک مطلب کسی آن را اجرا نخواهد کرد. بنابراین درآموزش روش درست تغذیه، راه صحیح ورزش یا رانندگی، اهمیت حفظ محیط زیست، نکات اخلاقی و هر مورد و مطلب ارزشمند دیگری باید با حوصله و پایدار باشید و چنین مواردی را مرتبا در طول زمان ارسال کنید تا موثرواقع شوند.البته به یاد داشته باشید که یک رایانامه واحد را مکررا برای کسی نفرستید و هر بار مطلب را به شکل جدیدی ارائه نمایید.

  12- اگر هنگام ارسال ایمیل و ثبت نام و نشانی گیرندگان آن، نام و نشانی آنها را در مستطیل "بی سی سی" وارد کنید هر یک از گیرندگان فقط نام خودش را می بیند و نام و نشانی هر یک از افراد گیرنده از دید سایر گیرندگان محفوظ می ماند. بدین ترتیب نشانی پست الکترونیک مخاطبان شما محفوظ می ماند.

13- رایانامه یک اثر مکتوب و قابل بازیابی است و از لحاظ حقوقی در برخی سر فصلها قابل بررسی و استناد است. بنا براین لازم است در خصوص محتویات و ارسال آن دقت کافی داشته باشید. در غیر این صورت ممکن است از ایمیل ارسالی شما به عنوان مدرک علیه خودتان استفاده شود.

14- هرگز ایمیلی را که کاملا مشاهده و بررسی نکرده اید، برای دیگران نفرستید. گاهی یک عکس یا فایل پیوست یا یک جمله در رایانامه از چشم می افتد و بعدا درد سر ساز می شود.

15- در فرستادن ایمیلی که فرستنده آن را نمی شناسید، احتیاط کنید. گاهی چنین ایمیلهایی حاوی بد افزار (ویروس رایانه ای) هستند و باعث تخریب رایانه گیرندگان می شوند.استفاده از نرم افزارهای ضد ویروس امنیت رایانه شما را در هنگام کار با پست الکترونیک بالا می برد.

16- مطالعه و بررسی رایانامه های دریافتی به ویژه اگر با سرعت پایین اینترنت همراه شود، زمان زیادی را می طلبد و بعضا باعث مشکلاتی چون : غفلت از وظایف اصلی، کم خوابی، خستگی و آسیب دیدن چشم، نشستن طولانی در برابر رایانه و به دنبال آن کاهش تحرک بدنی و بیماریهای جسمانی می شود. پس بهتر است قبل از آغاز کار، سقف زمانی مجاز را برای خود مشخص کنید و ابتدا به ایمیلهای مهم بپردازید. رعایت اصول ارگونومی و بهداشت کار با رایانه می تواند عوارض نامطلوب مذکور را کاهش دهد.

17- در حفظ و سری نگهداشتن رمز ورود به پست الکترونیک خود دقت کنید و آن را در اختیار و دسترس دیگران قرار ندهید. در صورت لو رفتن این رمز در اسرع وقت نسبت به تغییر دادن آن اقدام کنید. بهتر است هرچند وقت یکبار رمز ورود خود را تغییر دهید. همچنین رمز خود را به خاطر بسپارید و در جای مطمئنی یادداشت کنید چرا که در صورت فراموش کردن آن کلیه سوابق، نامه ها و نشانیهای الکترونیک موجود در صندوق پست الکترونیک خود را از دست می دهید.

18- چنانچه مطالب مهم و ارزشمندی در پست الکترونیک تان دارید، یک رونوشت (کپی) الکترونیک آن را در حافظه های خارجی (هارد اکسترنال، لوح فشرده یا فلش مموری) نگهداری کنید.

19- اگر تا کنون نشانی ایمیل برای خودتان درست نکرده اید، برای این منظور اقدام کنید و کار با آن را بیاموزید. ممکن است در آغاز کمی برایتان مشکل باشد اما مزایای آن در آینده شما را شگفت زده خواهد کرد.

20- امروزه با فناوریهای ارتباطی مختلفی که وجود دارد هر شهروندی می تواند یک آموزگار، یک خبرنگار، یک حافظ محیط زیست، یک مربی اخلاق، یک فعال اجتماعی و یک انسان مفید برای جامعه باشد. از ایمیل در راه گسترش دانش، اخلاق، انسانیت و پیشرفت استفاده کنید و به خاطر داشته باشید که ما در ارتباطات الکترونیک نیز همانند رفتار کردن و سخن گفتن، در برابر خداوند، خرد، وجدان، جامعه و قانون مسئول هستیم.