شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| مقدار حیرت‌انگیزی‌ از کاری‌ که‌ در یک‌ سازمان‌ انجام‌ می‌شود از طریق‌ کنش‌های‌ متقابل‌ گروهی‌ صورت‌ می‌گیرد. این‌ امر در کارهای‌ روابط‌ عمومی‌ بیشتر مصداق‌ دارد، زیرا در این‌ قلمرو افراد گوناگونی‌ هستند که‌ فکرها و نظرات شان‌ باید به‌ حساب‌ آورده‌ شود و از تخصص‌ آنها در تهیه‌ برنامه‌ روابط عمومی‌ مناسب‌ برای‌ مشتری‌ استفاده‌ شود.

کمیته‌های‌ ویژه‌ای‌ منظماً در زمان‌های‌ معینی‌ برای‌ بررسی‌ مسائلی‌ که‌ پیش‌ می‌آید تشکیل‌ می‌شود، در حالی‌ که‌ کمیته‌های‌ دائمی‌ بر مبنای‌ مسائل‌ جاری‌ وجود دارد که‌ به‌ طور مستمر به‌ مسائل‌ نظارت‌ می‌کند و از میان‌ برداشتن‌ مشکلات‌ دائمی‌ را مورد توجه‌ قرار می‌دهد.

 طرح‌ و نحوه‌ کار جلسات‌ ممکن‌ است‌ با توجه‌ به‌ اندازه‌، تعداد شرکت‌کنندگان‌، بانیان‌ جلسه‌، و موضوعاتی‌ که‌ قرار است‌ در آن‌ جلسه‌ مورد بررسی‌ قرار گیرد، تفاوت‌ کند، اما گروه‌هایی‌ که‌ می‌خواهند به‌ طور مؤثرتری‌ کار کنند، باید از قواعد اصولی‌ معینی‌ که‌ در این‌ زمینه‌ وجود دارد پیروی‌ نمایند.

اگر شما در موقعیتی‌ هستید که‌ باید یک‌ جلسه‌ گروهی‌ را راه‌اندازی‌ و اداره‌ کنید، ناگزیر باید دستور کاری‌ برای‌ آن‌ فراهم‌ سازید. این‌ دستور کار همراه‌ با مکان‌ و زمان‌ تشکیل‌ جلسه‌، باید در یک‌ فاصله‌ زمانی‌ قابل‌ قبول‌، برای‌ اعضای‌ شرکت‌کننده‌ از پیش‌ ارسال‌ شود.

در طول‌ جلسه‌ شاید لازم‌ باشد که‌ جریان‌ گفت‌وگوها و مباحثات‌ را در مسیر مناسبی‌ هدایت‌ کنید، تا در زمانی‌ که‌ تعیین‌ شده‌ همه‌ نکات‌ دستور جلسه‌ مورد بحث‌ قرار گیرد. هدایت‌ گروهی‌ مؤثر سرانجام‌ توانایی‌ شما را در گفت‌وگوها بالا برده‌، نقطه‌نظرهای‌ مخالف‌ را به‌ سوی‌ دست‌ یافتن‌ به‌ توافق‌ هدایت‌ کرده‌ و مشارکت‌ برابر همه‌ اعضای‌ گروه‌ را تأمین‌ می‌کند.

هر چند رهبری‌ گروه‌ مطمئناً چشمگیرترین‌ و برجسته‌ترین‌ نقش‌ در جلسات‌ گروهی‌ است‌، ولی‌ مشارکت‌ مؤثر در گروهی‌ که‌ توسط‌ شخص‌ دیگری‌ هدایت‌ می‌شود نیز یک‌ مهارت‌ به‌ شمار می‌رود. مشارکت‌ مؤثر بدین‌ معنا است‌ که‌ به‌ جای‌ کوشیدن‌ برای‌ سلطه‌ یافتن‌ بر مباحثات‌ یا تحمیل‌ نظرات‌ خود به‌ آن‌، به‌ حل‌ و فصل‌ مسائل‌ مهم‌ مورد بحث‌ کمک‌ کنیم‌.

اگر جلسه‌ گروهی‌ خوب‌ اداره‌ شود، مشارکت‌ متعادلی‌ پدید می‌آید که‌ در آن‌ اعضا به‌ یکدیگر احترام‌ می‌گذارند و عقاید و نظرات‌ همدیگر را جویا می‌شوند.

در جلسه‌ای‌ که‌ نتایج‌ مباحثات‌ ارزش‌ این‌ را دارد که‌ به‌ ثبت‌ برسد، باید یک‌ نفر به‌عنوان‌ منشی‌ تعیین‌ شود. در صورتی‌که‌ گروه‌ ملزم‌ باشد که‌ سندی‌ کتبی‌ از صورت‌ جلسه‌ نهایی‌ مذاکرات‌ خود تهیه‌ کند، انتخاب‌ یک‌ منشی‌ برای‌ این‌ کار در درجه‌ اول‌ اهمیت‌ قرار دارد. معروف‌ است‌ که‌ گزارش‌ کمیته‌ها به‌ شدت‌ سرهم‌بندی‌ شده‌ هستند، به‌ نحوی‌ که‌ فکرهای‌ مطرح‌ شده‌ در آن‌ اصالتشان‌ را از دست‌ داده‌ یا تضعیف‌ شده‌اند.

برای‌ اجتناب‌ از فرو افتادن‌ در دام‌ گزارش‌های‌ از این‌ دست‌ گروه‌ باید ترتیبی‌ دهد که‌ افکار و نیز شماری‌ از عقاید مورد حمایت‌ به‌ روشنی‌ در سند نهایی‌ جلسه‌ به‌ ثبت‌ برسد. چنانچه‌ بخش‌های‌ گوناگون‌ سند نهایی‌ توسط‌ افراد مختلف‌ نوشته‌ شود یک‌ نفر باید آن‌ را بازنویسی‌ و ویرایش‌ کند تا سند نهایی‌ از نظر سبک‌ و سیاق‌ نگارش‌ یکدست‌ و هماهنگ‌ باشد.