شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| متداول‌ترین‌ نوع‌ ارزیابی‌ که‌ یک‌ کارگزار روابط عمومی‌ باید انجام‌ دهد تدوین‌ گزارش‌ غیر رسمی‌ درباره‌ پیشرفت‌ کار است‌ که‌ معمولاً به‌ صورت ماهانه‌، دو ماه‌ یک بار یا فصلی‌، و به‌ شکل‌ جامع تری‌ در پایان‌ هر سال‌ فراهم‌ می‌آید.

چنین‌ گزارشی‌ یکی‌ از استانداردهای‌ ضروری‌ در هر بنگاه‌ روابط‌ عمومی‌ است‌، هر چند که‌ برخی‌ اوقات‌، ادارات‌ داخلی‌ یک‌ سازمان‌ هم‌ برای‌ اینکه‌ ناظر خارجی‌ را در جریان‌ آخرین‌ کارهایی‌ که‌ در حوزه‌ روابط‌عمومی‌ انجام‌ گرفته‌ قرار دهند، گزارش‌هایی‌ از این‌ قبیل‌ تهیه‌ می‌کنند.

گزارش‌های‌ ارزیابی‌ اغلب‌ از چارچوب‌ یادداشت‌های‌ اداری‌ پیروی‌ می‌کنند. این‌ گزارش‌ها با توضیح‌ کوتاهی‌ درباره‌ هدف‌هایی‌ که‌ برای‌ یک‌ دوره‌ به‌ خصوص‌ تعیین‌ شده‌ بود آغاز می‌شود و سپس‌ به‌ شرح‌ خلاصه‌ای‌ از نحوه‌ دستیابی‌ به‌ این‌ هدف‌ها می‌پردازد. آن‌گاه‌، یکایک‌ کارهای‌ خاصی‌ که‌ انجام‌ گرفته‌ است‌، معمولاً به‌ صورت‌ فهرستی‌ از فعالیت‌ها یا گزارش‌های‌ تبلیغی‌ مطبوعاتی‌، برشمرده‌ می‌شود.

در گزارش‌هایی‌ که‌ پس‌ از پایان‌ سال‌ یا انجام‌ یک‌ پروژه‌ مهم‌ تهیه‌ می‌شود، معمولاً یک‌ بخش‌ نتیجه‌گیری‌ هم‌ وجود دارد که‌ تأثیرات‌ اجرای‌ این‌ پروژه‌ را تشریح‌ می‌کند و اثر آن‌ را بر روند پروژه‌های‌ آتی‌ نشان‌ می‌دهد. این‌ نتیجه‌گیری‌، گزارش‌ را به‌ پیش‌ درآمد طبیعی‌عرضه‌ یک‌ پیشنهاد تازه‌ یا اصلاحی‌ تبدیل‌ می‌کند.

برای‌ اینکه‌ بتوانید مقدمات‌ گزارشی‌ جامع‌ و متقاعدکننده‌ را تدارک‌ ببینید، باید پرونده‌ کارهایی‌ را که‌ انجام‌ داده‌اید و تاریخ‌ آن‌را به‌ دقت‌ بایگانی‌ کنید. مثلاً در صورت‌ امکان‌ باید قادر باشید هر یک‌ از اطلاعیه‌های‌ خبری‌ را که‌ سبب‌ انتشار گزارشی‌ به‌ مطبوعات‌ شده‌ است‌ ردیابی‌ کنید و در صورتی‌که‌ در یک‌ مدت‌ کوتاه‌ اطلاعیه‌های‌ زیادی‌ منتشر شده‌ باشد، انجام‌ این‌ وظیفه‌ مستلزم‌ بایگانی‌ دقیق‌ تمامی‌ آنها است‌.

بریده‌ جراید باید حفظ‌ و به‌ دقت‌ علامت‌گذاری‌ شود (بیشتر بنگاه‌های‌ روابط‌ عمومی‌ نسخه‌هایی‌ از بریده‌ جراید را همراه‌ با گزارش‌ ارسال‌ می‌دارند). به‌خاطر داشته‌ باشید که‌ گزارش‌ ارزیابی‌ در صورت‌ امکان‌ پیش‌ از تقاضای‌ مشتری‌ ارسال‌ شود، به‌ نحوی‌ که‌ هرگز ناگزیر نشوید در برابر شکوه‌ مشتری‌ که‌ می‌پرسد «این‌ اواخر برای‌ من‌ چه‌ کرده‌اید؟» پاسخی‌ انفعالی‌ بدهید.