شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- امروزه سرویس های مختلف برند گوگلکاربران پرشماری در سراسر دنیا دارد. تا همین یه دهه پیش برند گوگل فقط برای موتور جست وجوگر قدرتمندش نزد کاربران آنلاین شهرت داشت. با این حال اکنون آنها سرمایه گذاری بسیار وسیعی در سایر حوزه های تکنولوژی نیز دارند. به عنوان یک بازاریاب اطلاع از 25 نکته مهم در مورد سرویس گوگل داکس زندگی شخصی و حرفه ای را برای ما بسیار راحت تر خواهد کرد.

اگر با سرویس گوگل داکس زیاد سر و کار دارید، به احتمال زیاد با مایکروسافت آفیس نیز میانه خوبی خواهید داشت. بسیاری از کاربران آفیس با دستیار کمکی این نرم افزار تحت عنوان کلیپی مشکلات بسیاری دارند. این ابزار جانبی به منظور اصلاح نوشتار کاربران و کمک به آنها از طریق حدس زدن کلمات بعدی معرفی شد. با این حال بسیاری از کاربران آن را اعصاب خوردکن و کند یافته اند. به عنوان مثال وقتی در این مقاله قصد تایپ کلمه نکات مهم (Hacks) را داشتم، کلیپی مدام آن را اصلاح می کرد. البته این ابزار سودهای زیادی هم برای کاربران داشته است. به ویژه خبرنگارها از کلیپی بسیار راضی هستند. تجربه کلیپی نشان می دهد که همه کاربران، کم و بیش، اطلاع از نکات مهم یک سرویس یا نرم افزار را جذاب خواهند یافت.

حتما بخوانید: 5 نمونه از جذاب ترین محتوا در شبکه های اجتماعی

اگرچه امسال توجه چندانی به ابزارهایی نظیر کلیپی نشده است، اما این به معنای عدم علاقه کاربران به یافتن نکات مهم پیرامون سرویس های مشهور نیست. در این مقاله من به بررسی 25 نکته جالب و کاربردی حوزه نگارش خواهم پرداخت. البته در اینجا گزینه مورد هدف من نه مایکروسافت آفیس، بلکه گوگل داکس است.

مرحله نصب
1. استفاده از قالب ها
آیا شما نیز مانند من شروع به نگارش در قالب صفحه ای خالی را آزاردهنده می یابید؟ در این صورت با مراجعه به گالری قالب های گوگل شمار بالایی از قالب های از پیش طراحی شده را خواهید یافت.

خوشبختانه در گالری آرشیو گوگل هر نوع قالبی از ساعت برنامه ریزی گرفته تا تصویر لوگوی پس زمینه به راحتی یافت می شود. اگر تیم بازاریابی شما از قالب های معمولی استفاده نمی کند، گوگل فرصت ساخت قالب ویژه را برای شما مهیا کرده است. به این ترتیب با ساده ترین دانش ممکن به راحتی قالب ویژه برندتان را طراحی کنید.

2. افزودن فونت مان به آرشیو فونت ها
بسیاری از برندها در زمینه نگارش مطلب برای بازاریابی و تبلیغات از فونت ویژه خود استفاده می کنند. متاسفانه چنین فونت های ویژه ای به طور عمومی در اختیار همه کاربران و همچنین برندهای دیگر نیست. به همین دلیل به هنگام استفاده از سرویس گوگل داکس شاید فونت ویژه برندتان در فهرست پیشنهادی نباشد. با افزودن فونت برندمان به آرشیو فونت گوگل داکس به راحتی امکان استفاده از آن از طریق هر دستگاه هوشمندی وجود خواهد داشت. مزیت این روش امکان انتخاب انتشار عمومی یا محدود فونت شماست. به این ترتیب دیگر خبری از استفاده غیرقانونی از فونت شما نخواهد بود. به علاوه اگر شما به دنبال فونت خاصی هستید، با کلیک بر روی گزینه «فونت های بیشتر» به راحتی گزینه مدنظرتان را جست وجو کنید.

3. ایجاد میانبرهای کاربردی
بر روی گزینه Tools و سپس Preferences کلیک کنید. در اینجا شما توانایی مدیریت میانبرهای مورد نظرتان را خواهید داشت. به عنوان مثال، اگر شما از سمبل کپی رایت به طور مداوم استفاده می کنید، امکان طراحی میانبری برای دسترسی سریع تر بدان را دارید.
همچنین شما می توانید به راحتی سیستم برجسته سازی حرف نخست هر کلمه (در انگلیسی) را غیرفعال کنید. این کار به ویژه در عرصه بازاریایی و تبلیغات که با محصولات دارای نام های غیررسمی مواجه هستیم، کاربردی خواهد بود.

4. دیکشنری را دور بزنید
بسیاری از برندها واژگان اختصاصی و ویژه ای در صنعت شان دارند. اغلب این واژه ها از سوی دیکشنری گوگل داکس شناسایی نمی شود. به این ترتیب دور زدن دیکشنری این سرویس برای بسیاری از برندها مزایای زیادی به همراه خواهد داشت. اگر شما هم از مشاهده خط قرمز زیر کلمات کلیدی کسب وکارتان خسته شده اید، به بخش Tools ، Personal Dictionary رفته و کلمات مورد نظرتان را در آنجا وارد کنید. به این ترتیب دیکشنری شخصی شما کار دیکشنری گوگل داکس را اصلاح خواهد کرد.

5. چک کردن تنظیمات بخش اطلاع رسانی
پیش از آنکه صندوق ورودی شما پر از یادآوری های گوگل داکس شود، به بخش اطلاع رسانی رفته و در زمینه دریافت هشدار فقط گزینه های مورد علاقه تان را فعال کنید. در غیر این صورت شما همیشه با پیام های این سرویس اذیت خواهید شد.

6. اطلاع از پارامترهای بخش حریم خصوصی
اگر شما بر روی موضوع حساس یا بحث برانگیزی کار می کنید، باید بیش از یکبار بخش حریم خصوصی فایل تان را چک کنید. با کلیک بر روی بخش Share در گوشه سمت راست شمابه بخش Share With Others دسترسی خواهید یافت. در این بخش هر کاربر امکان تنظیم مجوزهای دسترسی سایر کاربران به فایلش را دارد. به عنوان مثال اگر مایل به عدم دانلود فایل تان از سوی برخی کاربران هستید، در این بخش نام آنها را در لیست سیاه قرار دهید.

مرحله فرمول بندی
7. استفاده از میانبرهای کیبورد
میانبرها در هر زمینه ای به خوبی زمان ما را ذخیره می کنند. خوشبختانه گوگل داکس نیز شما بالایی از میانبرها را برای کیبورد کاربران طراحی کرده است. برای اطلاع از فهرست میانبرهای پیش فرض گوگل داکس فقط باید به بخش Help مراجعه کرد. به این ترتیب با شمار بسیار زیادی از میانبرهای کاربردی مواجه خواهید شد.

8. متن تان را دیکته کنید
اگر شما در وضعیت مناسب برای تایپ متن تان نیستید یا همیشه آرزوی استفاده از سرویس صوتی در آفیس را داشته اید (چه کسی اینچنین آرزویی ندارد؟) به راحتی در گوگل داکس از این سرویس بهره مند خواهید شد. با مراجعه به منو Tools شما به آسانی امکان فعال سازی سرویس تایپ صوتی را خواهید داشت.

در زمینه نگارش صوتی همیشه علائم نگارشی دردسرساز می شود. خوشبختانه در نسل جدید ابزارهای صوتی شما امکان استفاده از این علایم را دارید. به این ترتیب با اتمام سطر عبارت «شروع سطر جدید» را بیان کنید. سیستم صوتی به محض دریافت این پیام ادامه تایپ متن را در سطری تازه شروع خواهید کرد.

9. ساماندهی کلمات
برای افرادی که از مرورگر گوگل کروم استفاده می کنند و با ظاهر نرم افزار آفیس هماهنگی بیشتری دارند، امکان استفاده از ابزار جانبی Office Editing Docs وجود دارد. به این ترتیب شما به محض نصب این ابزار با صفحه ای مشابه آفیس مواجه خواهید شد. فرآیند تایپ متن در چنین شرایطی برای افراد سازگار با نرم افزار مشهور مایکروسافت بسیار ساده تر خواهد بود.

10. دسترسی آفلاین به داکس
بسیاری از بازاریاب ها همیشه به اینترنت برای ویرایش فایل های خود دسترسی ندارند. به همین سبب امکان تایپ و ویرایش آفلاین متن برای ما بازاریاب ها همیشه یک نکته کلیدی به حساب می آید. خوشبختانه گوگل داکس در اینجا به فکر ما بوده است. با مراجعه به بخش Offline Sync به راحتی گوگل داکس خود را با نگارش و ویرایش آفلاین متن سازگار کنید.

متاسفانه سرویس آفلاین فقط بر روی گوگل کروم کاربرد دارد. به این ترتیب علاقه مندان به سایر مرورگرها باید اندکی صبر کنند تا نسخه هماهنگ با مرورگرهای دیگر نیز روانه بازار شود.

11. جست وجوی گوگلی پیرامون اثرتان
یکی از مزیت های استفاده از سرویس گوگل داکس امکان جست وجوی آنلاین و آفلاین است. اگر در متن خود به دنبال ایده، کلمه یا هر گزینه دیگری هستید، به بخش Explore از منو Tools بروید. در این بخش شما فرصت جست وجوی کلمات و ایده های مورد نظرتان را خواهید داشت.

12. افزودن بوک مارک
این نکته مهم در مورد گوگل داکس به طور ویژه به هنگام نگارش متن های طولانی و دارای چند بخش متفاوت کاربرد دارد. به منظور بوک مارک کردن بخش هایی از متن تان به منو Insert مراجعه کرده و گزینه Bookmark را انتخاب کنید. به این ترتیب شما امکان افزودن بخش های مختلفی را به بخش بوک مارک تان خواهید داشت.

13. استفاده از تیترهای جانبی برای جداسازی متن
همانطور که در حال ساخت فایل تان هستید، از اختصاص تیتر برای هر بخش متن خود مطمئن شوید. به این ترتیب مخاطب شما به هنگام مطالعه بسیار راحت به بخش های مد نظرش دسترسی خواهد داشت. به منظور انجام این کار بر روی منو Styles کلیک کرده و گزینه Heading 1 را انتخاب کنید. در اینجا شما می توانید به هر میزان که مایل هستید، تیتر برای متن تان تعریف کنید.

حتما بخوانید: 5 نمونه از جذاب ترین محتوا در شبکه های اجتماعی

مرحله همکاری
14. اطلاع رسانی به دیگران در مورد یک تغییر
یکی از سرویس های کاملا کاربردی گوگل داکس بخش همکاری آن است. با این حال اگر شمار بالایی از دوستان یا همکاران بر روی یک فایل به طور همزمان همکاری کنند، کارها سرگیجه آور خواهد شد. به این ترتیب شما نیاز به ارتباط سریع و قدرتمند با سایر اعضای تیم مان خواهید داشت.

به منظور اطلاع رسانی به سایر اعضای تیم در مورد یکی از تغییرات اعمالی تان بر روی فایل بر روی گزینه + کلیک کرده و در بخش ایمیل به آنها ایمیل خودکار ارسال کنید. متن این پیام حاوی اطلاع رسانی در مورد نحوه تغییر اعمالی شما در فایل مورد نظر است.

15. همکاری خود را بر روی زمان واقعی متمرکز کنید
اگر شما از ساعت زمانی واقعی برای همکاری با دوستان تان استفاده کنید، به محض ورودشان به بخش ویرایش فایل مورد نظر با نمایش آواتارشان از حضور آنها مطلع خواهید شد. در غیر این صورت هیچ کاربری از حضور دیگر اعضا در بخش ویرایش فایلی خاص مطلع نخواهد شد.

16. تعیین هویت کاربر ویرایشگر
در بسیاری از مواقع یافتن کسی که بخشی از تغییرات یا نظرات جانبی را در بخشی از متن قرار داده، بسیار حیاتی است. به طور معمول بسیاری از افراد از طریق ارسال ایمیل یا تماس با دیگر کاربران از هویت فردی که تغییر را ایجاد کرده آگاه می شوند. خوشبختانه در اینجا نیز گوگل داکس به فکر کاربرانش بوده است. به این ترتیب با مراجعه به بخش Version History به راحتی نام کاربری فرد اعمال کننده تغییرات را مشاهده خواهید کرد. این فرآیند در عین سرعت بالا بسیار ساده نیز هست.

17. بازبینی بخش Version History
با کلیک بر روی گزینه Version History شما از نحوه اعمال تغییر بر روی فایل تان مطلع خواهید شد. به علاوه با کلیک بر روی Show Changes به راحتی از تغییرات گذشته اطلاع خواهید یافت.

مرحله ویرایش
18. مشاهده تغییرات جدید در یک نگاه
وقتی که شما فقط قصد مشاهده آخرین تغییر اعمالی بر روی فایل تان را دارید، بر روی لینک انتهای بخش منو کلیک کنید. در منو جدید گزینه «مشاهده تغییرات جدید» وجود دارد. با کلیک بر روی آن شما به صفحه اطلاع رسانی در مورد آخرین تغییر فایل تان راهنمایی خواهید شد.

19. رفتن به حالت توصیه
گاهی اوقات ما فقط به بخش توصیه ها نیاز داریم. به منظور فعال سازی این سرویس بر روی صفحه منو کلیک کرده و در آن تب Suggesting را پیدا کنید. با کلیک بر روی این تب شما به راحتی امکان فعال سازی سرویس توصیه را خواهید داشت. این سرویس برای بسیاری از کاربران به هنگام نگارش متن کاربردی است.

نکات اضافی
20. به روزرسانی به افزونه ها
بسته به نوع نیاز و کار شما جست وجوی مطلب از طریق افزونه گوگل داکس در مرورگر کروم کاربردی خواهد بود. به منظور دستیابی به افزونه این سرویس کافی است در آرشیو افزونه های گوگل نام این سرویس را تایپ کنید. به این ترتیب شما همیشه به افزونه گوگل داکس به هنگام جست وجو در اینترنت دسترسی خواهید داشت.

21. افزودن امضای الکترونیکی
بسیاری از کسب وکارها در انتهای متن های خود از امضای ویژه ای استفاده می کنند. به این منظور با مراجعه به بخش Insert و تب Drawing به راحتی فرصت وارد کردن امضای ویژه برندتان به متن را خواهید داشت.

22. افزودن لینک های جانبی
اگر شما افزودن لینک های جانبی به متن تان را فراموش کرده اید، در اینجا یک توصیه جالب برای شما دارم. در ابتدا کلمه یا عبارت مورد نظرتان را برای افزودن لینک جانبی برجسته کنید. سپس بخش Find More به شما توصیه می شود. در این بخش به راحتی امکان افزودن لینک جانبی برای کاربران وجود دارد.

23. ترجمه متن به زبان های دیگر
همانطور که همه ما می دانیم، سرویس ترجمه گوگل اکنون یکی از بهترین هاست. اگر شما در میانه مطالعه متن یا نگارش نیاز به ترجمه سریع عبارت یا کلمه ای داشتید، به بخش Tools رفته و تب Translate Document را انتخاب کنید. به این ترتیب در کمترین زمان ممکن عبارت مورد درخواست شما ترجمه خواهد شد.

24. ارائه فایل مان
شما امکان ارائه فایل تان از طریق Google Hangouts Meet را دارید. به منظور این کار بر روی گزینه Present Now کلیک کرده و اندازه صفحه مورد نظرتان را انتخاب کنید. پس از این کار نمایش شما شروع خواهد شد.

25. یافتن کارمان به صورت ساده تر
هرچه فایل بیشتری در گوگل داکس قرار دهیم، اهمیت نکات کلیدی و راهبردی این سرویس برای ما بیشتر می شود. خوشبختانه گوگل در سرویس درایو امکان جست وجوی فایل های گوگل داکس را تعبیه کرده است. به این ترتیب با درج نام، زمان انتشار یا سایز فایل مورد نظر به راحتی آن را پیدا خواهید کرد.

مترجم: علی آل علی, کیتی سِهل
منبع: hootsuite - فرصت امروز