مقدمه
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  سالها قبل برای کمک به یک سخنرانی خوب از پروژکتورهایی استفاده می شد که اسلایدهایی را به حضار نشان می داد. این اسلایدها حاوی تصاویر مرتبط با متن سخنرانی بودند. امروزه این تصاویر توسط ابزارهای کامپیوتری نشان داده می شود که معمول ترین آنها نرم افزار پاورپوینت است.

نکات مهم در تهیه یک پاورپوینت خوب چیست؟
در تهیه یک پاورپوینت مناسب دو نکته اهمیت بسیار دارد:
◄ سخنرانی جای بمباران اطلاعاتی حضار نیست. یکی از اشتباهات رایج سخنرانان این است که سعی می کنند در زمان کوتاه سخنرانی حجم بالایی از اطلاعات را ارائه دهند. سیاست بهتر این است که چند نکته مهم و کلیدی را در نظر بگیرید و سعی کنید آن نکات را بیشتر توضیح داده و روشن تر کنید. پس سعی کنید از حداقل اسلاید ها استفاده کرده و در طول سخنرانی نکات مهم را تکرار کنید.

◄ سخنرانی یک ابزار شنیداری و پاورپوینت یک ابزار دیداری است. در حین سخنرانی شما با حرف زدن سعی می کنید مطلب مورد نظرتان را به شنونده منتقل کنید. حال اگر صفحات پاورپوینت همان گفتار شما را بصورت نوشته نشان دهد نه تنها چیزی به پرزانتاسیون شما اضافه نکرده است بلکه می تواند تا حدود زیادی مخل آن هم باشد.

وقتی یک اسلاید نمایش داده می شود حضار قبل از اینکه به شما گوش دهند اول شروع به خواندن مطالب آن صفحه می کنند. وقتی خواندن آنها تمام شد تازه شروع می کنند به گوش دادن به شما. در این حین قسمتی از سخنان شما شنیده نمی شود. از آن بدتر قبل از آنکه چیزی را بگویید آنها آن را از روی اسلاید خوانده اند و عملا گفتار شما مطلبی زائد به نظر خواهد رسید. پس در اینجا پاورپوینت است که دارد سخنرانی می کند نه شما.

راه حل این مشکل این است که از قدرت واقعی نمایش دیداری یعنی تصویر استفاده کنیم. تفاوت تلویزیون و رادیو این نیست که تلویزیون گفته ها را بصورت نوشته نشان دهد بلکه چیزی که تلویزیون به رادیو اضافه می کند تصویر و فیلم است.

بهترین کمکی که صفحات پاورپوینت می توانند به سخنان ما بکنند این است که چیزی را که سخن نمی تواند به شنونده القا کند از طریق تصویر بگوید. متاسفانه اکثریت قریب به اتفاق اسلایدهای پاورپوینت که در سخنرانی ها می بینیم فقط نوشته هستند. دلیل آن هم ساده است. تهیه نوشته راحت تر از تهیه یک تصویر یا فیلم است. اگر می خواهید از قدرت واقعی پاورپوینت استفاده کنید سعی کنید بیشتر از تصویر استفاده کنید و تا حد امکان نوشته ها را کم کنید. از تصاویر با کیفیت استفاده کنید. اگر تصاویر شما کیفیت پایینی دارند همان بهتر که اصلا آنها را نشان ندهید.

نکات مهم دیگری که باید در تهیه صفحات به آنها توجه شود عبارتند از:
اندازه حروف: نوشته های اسلاید را طوری بنویسید که دورترین بیننده هم بتواند آنها را به راحتی بخواند. نوشته های کوچک فقط صفحه را پر می کنند. سعی کنید از فونت کوچکتر از 24 استفاده نکنید.

فونت: از فونت های مناسب استفاده کنید. فونت های مناسب آنهایی هستند که به راحتی قابل خواندن هستند. از استفاده از فونت های عجیب و غریب و یا به فرم ایتالیک امتناع کنید. برای عنوان از فونت های Arial یا Verdana استفاده کنید و برای خطوط بعدی میتوانید از Times New Roman استفاده کنید.

رنگ: در هر اسلاید برای نوشته ها حداکثر از دو رنگ استفاده کنید. اسلایدهای رنگارنگ موجب کاهش توجه بیننده به متن می شود. در اسلایدهای متوالی رنگ یا نوع فونت نوشته ها را تغییر ندهید و سعی کنید در تمان صفحات از یک روال ثابت استفاده کنید.

زمینه: برای متن و نوشته ها از رنگ های متضاد استفاده کنید تا خواندن راحت تر باشد. مثلا زمینه سیاه یا آبی تیره و نوشته سفید یا زرد یا زمینه سفید و نوشته سیاه. البته زمینه تیره بهتر است چون توجه بیننده را بیشتر به مطلب جلب می کند.

سادگی: ساده ترین بهترین است. سعی کنید تا حد ممکن از انیمیشن های پاورپوینت که کلمات نوشته شده را به شکل های عجیب و غریب وارد اسلاید می کنند دوری کنید. استفاده از این انیمیشن ها تمرکز حضار را بشدت بهم می زند. بهتر است پدیدار شدن و محو شدن کلمات پیچیده ترین انیمیشن شما باشد.

هماهنگی: سطر های نوشته را با هم نشان دهید نه تک تک.

سعی کنید در هر اسلاید از کلمات کمتری استفاده کنید. صفحات را پر از مطلب نکنید. حضار باید بیشتر به شما گوش دهند نه محتویات پاورپوینت را بخوانند. اسلاید های شلوغ را هچ کسی نمی خواند. بسیاری از اسلاید ها را می توان با حداکثر چند کلمه ساخت. در هر صفحه حداکثر از چهار سطر و در هر سطر حداکثر از چهار کلمه استفاده کنید.

در نوشته ها از کلمات کلیدی استفاده کرده و سعی کنید از نوشتن جملات کامل اجتناب کنید.

بعد از نوشتن تمام متون، مجددا با دقت آن را خوانده و غلط های املایی را تصحیح کنید. غلط املایی اعتماد حضار را به سخنران مخدوش می کند.