شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- کرمان از جمله استان های حادثه خیز است. حدود یک ماه می شود زلزله در راس اخبار کرمان قرار دارد. زمین که می لرزد همه به دنبال خبرهای درست و صحیح هستند. نقش روابط عمومی های مرتبط با حوادث ( در اینجا زلزله به عنوان یکی از حوادث طبیعی) در اطلاع رسانی بهنگام و معتبر، بر کسی پوشیده نیست.

پس از هر زمین لرزه نسبتا بزرگ، نخستین اطلاعیه ها، از سوی روابط عمومی ها منتشر می شوند و اگر دیر بجنبند مخاطبینی که تشنه خبر هستند از شایعات و خبرهای ناقص، بسان آب گل آلود و ناسالم می نوشند و عطش خبری شان، برطرف که نمی شود هیچ، ناآرام تر هم می شوند.

متناسب با وظیفه سازمان ها و نهادهای مختلف؛ روابط عمومی های استانداری، فرمانداری، بخشداری، هلال احمر، دانشگاه علوم پزشکی و دیگر دانشگاه ها، آموزش و پرروش، نیروی انتظامی و سایر نیروها، شهرداری، دادگستری و سایر سازمان ها با فعالیت و تاثیرگذاری متفاوت وارد عرصه اطلاع رسانی بحران می شوند.

روابط عمومی های فعال با آنکه در متن هستند معمولا کمتر دیده می شوند و به چشم می آیند. در حوادث و بحران ها، شب و روز ندارند تا تازه ترین و صحیح ترین خبرها را از زبان مدیران یا با صدور اطلاعیه به رسانه ها و مردم برسانند.

همانگونه که پیش از این آمد نحوه عملکرد روابط عمومی ها در بحران، متفاوت است و انتظار می رود تلاش آنها نیز مورد توجه مدیران ستاد بحران قرار گیرد و به فعال کردن ظرفیت های مختلف روابط عمومی ها توجه شود.

روابط عمومی ها البته برای مواقع عادی نیز باید دارای برنامه و دستورکار مشخص باشند. ارتقای آگاهی های عمومی متناسب با حوزه فعالیت یکی از وظایفی است که اگر به درستی انجام شود و مدیران سازمان ها و ستاد مدیریت بحران با اختصاص اعتبار کافی از آن حمایت کنند میزان رفتارهای صحیح در زمان حوادث و بحران ها، از سوی مردم افزایش می یابد. آنها هم چنین باید پس از عادی شدن اوضاع، عملکرد خود را ارزیابی کنند.

کلام آخر آنکه، امید می رود از تلاش مسئولانه روابط عمومی های دستگاه های فعال مرتبط با زلزله اخیر قدردانی، عملکرد آنها ارزیابی و نقاط ضعف و قوت برای کارایی و اثربخشی بهتر و کاملتر، شناسایی گردد.

در ادامه پیشنهاداتی در این راستا ارائه شده است:
الف- پیشنهادبرگزاری مانور اطلاع رسانی در بحران
شیوه اطلاع رسانی قبل؛ حین و پس از حوادث نیز اهمیت ویژه ای دارد و نقش مهمی در مدیریت حوادث و سوانح ایفا می کند.

نبود تمرین های اطلاع رسانی در بحران، منجر به آشفتگی خبری، رهاشدن و سردرگمی خبرنگاران در محیط و اطلاع یابی از منابع نامرتبط و بروز شایعات در زمان حادثه و بحرانی شدن اوضاع می گردد.

لازم است سازمان های مرتبط با حوادث و بحران نیز آموزش ها، تجهیزات و دسترسی های لازم و سریع را در اختیار رسانه های معتبر قرار دهند تا آنها بتوانند اطلاع رسانی خود را با بهترین عملکرد انجام دهند. سرمایه گذاری برای تجهیز رسانه های معتبر، عملیات امداد و نجات را تسهیل و سرعت عمل نیروهای عمل کننده را افزایش و اعتماد عمومی را ارتقا می دهد. پیشنهاد می شود ستاد مدیریت بحران کرمان می تواند نخستین بحران اطلاع رسانی در بحرن را برگزار نماید.
ب- تشکیل و ارتقای سطح فعالیت کارگروه روابط عمومی در ستاد بحران

این کارگروه برنامه های زیر را دنبال می کند:
1- قبل از بحران:
1-1 ستاد بحران باید در این مرحله از روابط عمومی برنامه آمادگی درخواست کند. روابط عمومی ها در این مرحله باید از آموزش های لازم با ارتباطات بحران، برخوردار شوند.

1-2ستاد مدیریت بحران باید ابتدا اقدام به نیازسنجی نماید و متناسب با نیازهای احصاشده، برای روابط عمومی ها دوره های آموزشی را برگزار کند.

1-3برگزاری دوره های آموزشی را انجمن روابط عمومی استان می تواند برنامه ریزی و برگزار کند.

1-4همچنین تولید و انتشار محتواهای آموزشی در فرم های مختلف از وظایف روابط عمومی در این مرحله است و لازم است گزارش عملکرد خود را به ستاد بحران استان ارائه کنند.

1-5 داشتن طرح عملیات اضطراری وظیفه دیگر روابط عمومی ها است. این طرح متناسب با حوادث مختلف باید تدوین گردد. ستاد بحران باید از طریق دوره های آموزشی به کمک استادان مدیریت بحران، نحوه تدوین طرح عملیاتی در روابط عمومی را آموزش دهد. این طرح باید با آینده نگری و با قابلیت اجرا در عمل (عملیاتی بودن) نوشته شود.

به عبارتی بتواند پاسخگوی نیاز روابط عمومی، در زمان حوادث و بحران باشد.
6-1 تعیین رابط سازمان های مرتبط با بحران با رسانه ها
هر سازمان باید یک نفر را به عنوان رابط رسانه ها و به عبارتی سخنگوی سازمان به ستاد بحران معرفی کند.

7-1 تعیین و معرفی رابطان روابط عمومی ها در شهرها، مناطق و دهستان های استان:
روابط عمومی های هر سازمان مرتبط با بحران، باید در مناطق مختلف، نماینده و رابط خود را با مشخصات کامل، شماره های دسترسی و.... به ستاد مدیریت بحران معرفی کنند.

8-1 در دسترس بودن تجهیزات و امکانات لازم:
هر روابط عمومی باید لیستی از تجهیزات مورد نیاز تهیه و در دسترس داشته باشد تا در زمان بحران، در کمترین زمان ممکن به وظایف خود بپردازد.

2- زمان بحران:
وظایف در این مرحله بر اساس طرح عملیاتی اجرایی می شوند:
2-1: ساماندهی ارتباطات رسانه ای:
روابط عمومی ها باید طبق برنامه های قبلی، راه های دسترسی به اطلاعات را برای خبرنگاران آموزش دیده و خبرنگاران بحران، ترجیحا در ستاد مرکزی خود فراهم کنند تا خبرنگاران مجبور به حضور در منطقه در لحظات اولیه نشوند. این شیوه از انتشار اخبارناقص نیز جلوگیری می کند. سخنگوی سازمان مرتبط با بحران در همین بخش، کار اصلی خود را آغاز می کند.

2-2 اعلام راه های ارتباط مردمی:
روابط عمومی ها باید راه های تماس مردمی را به سرعت اعلام کنند

2-3 راه اندازی تیم اطلاع رسانی و روابط عمومی در منطقه حادثه دیده
از وظایف این تیم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
2-3-1 ساماندهی انتشار اخبار
2-3-2 ساماندهی حضور خبرنگاران
2-3-3 ساماندهی بازدیدها در سطوح مختلف
2-3-4 مستندسازی لحظه به لحظه
2-3-5 تسهیل ارتباطات مردمی با مدیران بحران
2-3-6 فراهم آوردن امکانات اینترنتی لازم برای پوشش اخبار و محتوای چند رسانه ای
2-3-7 وارسی فضای مجازی و پاسخ به شایعات و شبه خبرها
2-3-8 استفاده مناسب از ظرفیت پیام رسان های موبایلی

فعالیت ها در بحران در مهار یک رویداد خطرناک و بازیابی پس از آن تاکید دارد در حالیکه فعالیت های پیش از بحران به دنبال این است که بر رفتارها و سیاست‌ها به گونه‌ای تاثیر بگذارد که مانع به وجود آمدن بحران شود

3- پسا بحران:
3-1 ارزیابی عملکرد و بررسی نقاط ضعف و قوت روابط عمومی ها توسط ستاد مدیریت بحران بر مبنای استاندارهای حرفه ای
3-2 بازبینی در برنامه ها و طرح های عملیاتی و ارتقای آنها با برگزاری جلسات کارشناسی
 

منبع: http://kermanemrooz.com/newslink.php?nid=31821