شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- وقتی در اخبار می‌شنوید که یکی از شرکت‌های خودروسازی، با یکی از برترین خودروسازان اروپایی قرارداد بسته است، احتمالا به این فکر می‌افتید که این شرکت در آینده چشم‌انداز مثبتی را برای سرمایه‌گذارانش تصویر می‌کند. اگر سهام آن را داشته باشید، ممکن است به فکر افزایش سرمایه خود بیفتید و اگر نداشته باشید، ممکن است تصمیم بگیرید در آن سرمایه‌گذاری کنید.

ممکن است در اخبار بشنوید یکی از بانک‌ها با استفاده از یک تکنولوژی جدید به ارائه خدمات آنلاین سریع‌تر و بهتر پرداخته است. این مساله می‌تواند تعداد مشتریان و درآمد بانک را افزایش دهد. در این‌صورت نیز ممکن است به فکر سرمایه‌گذاری در این بانک بیفتید. بدون‌شک اخبار روی تصمیم‌گیری سرمایه‌گذاران تاثیر زیادی دارد. اما معمولا این اخبار چگونه به‌دست رسانه‌ها می‌رسند؟

هر روز هزاران شرکت تولیدی یا خدماتی، بانک و موسسه مالی و غیره، اقدامات جدیدی انجام می‌دهند. ما گاهی از برخی اقدامات آنها خبردار می‌شویم و گاهی نمی‌شویم. برخی شرکت‌ها، در صورتی که محصولی جدید تولید کنند یا با تحولی روبه‌رو شوند، پوشش رسانه‌ای خوبی دریافت می‌کنند؛ برخی نه.

یکی از بخش‌های بسیار مهم در وب‌سایت هر شرکت، بخش «اعلامیه‌های مطبوعاتی» است. این بخش یکی از حیاتی‌ترین وظایف واحد «ارتباط با سرمایه‌گذاران» را شامل می‌شود؛ هرچند که محتوای آن معمولا توسط بخش «روابط عمومی» شرکت تهیه می‌شود. هر شرکتی به نسبت اندازه و حجم فعالیت‌های خود، به انتشار آخرین اخبار درباره محصولات، تغییرات یا برنامه‌های آتی خود اقدام می‌کند.

هرچه شرکت بزرگ‌تر باشد، حجم اخبار و اعلاناتش بیشتر می‌شود. این اخبار ممکن است اهمیت ویژه‌ای در یک یا چند صنعت خاص داشته باشند، به همین دلیل شرکت‌های بزرگ برای تهیه اخبار خود از روزنامه‌نگاران و خبرنگاران خبره استفاده می‌کنند. در مورد شرکت‌های کوچک‌تر یا استارت‌آپ‌ها، ممکن است تهیه مطلب و اخبار از اتفاقات شرکت، به‌عهده یکی از کارمندانی که نگارش بهتری دارد، سپرده شود.

در مواردی که لازم است این اخبار به‌صورت حرفه‌ای نوشته شوند، این کار می‌تواند برون‌سپاری شود. معمولا اخبار مربوط به یک شرکت، در وب‌سایت آن منتشر می‌شوند و با توجه با رابطه‌ای که یک شرکت با روزنامه‌ها و مجلات مرتبط به صنعت خود دارد، این اخبار برای آنها ارسال می‌شود.

در صورتی‌که اخبار مربوط به شرکت و تحول جدید یا محصول نوینی که تولید کرده است بتواند نظر خبرنگاران را به خود جلب کند، روزنامه‌ها یا مجلات ممکن است علاقه‌مند شوند درباره این موضوع بیشتر بدانند، درباره آن و عواقبش برای نشریه خود و خوانندگانشان مقاله‌ای تهیه کنند یا با مدیران مربوطه مصاحبه‌ای ترتیب دهند.

در این‌صورت، خوش‌شانسی بزرگی نصیب شرکت می‌شود تا این فرصت را بیابد از طریق کانالی به غیر از کانال خود، فعالیت‌هایش را به گوش مردم برساند.از آنجا که حجم مطالبی که توسط شرکت‌ها تولید می‌شوند بسیار زیاد است، یک شرکت باید لزوما تاثیر خاصی بر بازار یا مشتریان یا محیط داشته باشد که روزنامه‌ها به نوشتن مطلب درباره وی علاقه‌مند شوند.

اگر موضوع ارزش خبری داشته باشد، نشریات آن را به عنوان تبلیغ برای شرکت تلقی نمی‌کنند. خوانندگان همیشه به دنبال خواندن قصه‌های جدید و جذاب هستند.اما اگر خبری که شرکت منتشر می‌سازد جذاب نباشد یا به خوبی ارائه نشود، قطعا روزنامه یا مجله‌ای به سراغ آن نخواهد رفت، به همین دلیل نحوه تهیه اخبار شرکت اهمیت ویژه‌ای دارد. این مقالات که معمولا باید یک صفحه و حداکثر دو صفحه باشند، باید نظر روزنامه‌نگاران را به خود جلب کنند، مخصوصا در کشورهای پیشرفته که روزنامه‌نگاران به‌شدت درگیر مسائل مختلفی هستند و وقت بسیار کمی دارند، اخبار شرکت باید آنقدر جذاب و دقیق تهیه شوند که خبرنگار نظرش به آن جلب شود.

اعلامیه مطبوعاتی چه مشخصاتی دارد؟
انتخاب عنوان مناسب و جلب‌توجه کننده یکی از مهم‌ترین بخش‌های مقاله است. مهم‌ترین بخش مطلب که بیشترین ارزش محتوایی را دارد باید در یک یا دو جمله آغازین مقاله بیان شود. مقاله‌ای که تهیه می‌کنید باید کاملا روان و سلیس باشد و شامل جملات و عباراتی نباشد که برای درک آنها لازم است دوبار مطلب را بخوانید.

روزنامه‌نگاران تنها به دو جمله اول مقاله نگاه می‌کنند و اگر جالب باشد مابقی مقاله را به اصطلاح اسکن می‌کنند و در غیر این صورت کلا از آن صرف‌نظر می‌کنند.برای انتخاب مناسب عنوان و موضوع می‌توانید به سایت شرکت‌های برتر دنیا مراجعه کنید و نمونه‌هایی از اعلامیه‌های مطبوعاتی آنها را بررسی کنید. سعی کنید برای اتفاقاتی که در شرکت شما رخ داده نیز مواردی مشابه و مرتبط پیدا کنید. دقت کنید عناوین در عین حال که لازم است جذاب باشند، نباید به اصطلاح غلط‌انداز یا اغراق‌آمیز باشند.

 اگر عنوانی انتخاب کنید که به محتوا مرتبط نیست، خبرنگار خواندن مطلب را تلف کردن وقت خود تلقی خواهد کرد و اگر این مساله برای چندبار تکرار شود، باعث خواهد شد تا دیگر به سایت شما مراجعه نکنند.مثال‌هایی از عناوین خوب این هستند: «آدیداس برند CCM هاکی روی یخ خود را به فروش می‌رساند». «بی‌آاس‌اف (BASF) قیمت‌های خود را افزایش داد»، «نایک آقای جیم شولفیلد را به عنوان مدیر اطلاعات خود معرفی می‌کند» و «مدل موفق آموزش دوگانه: ۶۰۰ جوان در واحد آئودی آلمان دوره می‌بینند».در اخبار شرکت، هرچه می‌توانید از آمار و ارقام بیشتری استفاده کنید.

به‌خاطر داشته باشید این مقالات برای عموم نیستند، بلکه برای جلب‌نظر روزنامه‌نگاران و خبرنگاران هستند. آنها تقریبا همیشه به دنبال منابعی هستند که آمار قابل اعتمادی در اختیارشان قرار دهد. مابقی قصه را خود می‌توانند تهیه کنند.

وقتی متن اخبار را تهیه می‌کنید، بهتر است از مدیران مربوطه نقل قول قرار دهید. خواندن حرف‌هایی که یک مدیر به زبان آورده است تاثیر بیشتری بر مخاطبان می‌گذارد. همچنین از استنباط‌ها و تخصیص مطالب دیگر به این افراد جلوگیری می‌کند. از آنجا که در بسیاری از موارد ممکن است جمله بندی افراد به صورت نگارشی تغییر یابد، بهتر است قبل از انتشار، نقل قول را با مدیر مربوطه کنترل کنید.

مراقب باشید که مقاله و خبری که تهیه می‌شود حتی یک غلط املایی نیز نداشته باشد؛ پس از نگارش، آن را حتما دو یا سه بار بخوانید و پس از آن، مقاله را به دو یا سه نفر از همکارانتان بدهید تا آن را مطالعه کنند. هرچند اخباری که در این بخش تهیه می‌کنید معمولا نباید بیش از یک صفحه باشد، اما می‌توانید به خوانندگان آدرسی بدهید که از آن طریق به اطلاعات بیشتری دسترسی پیدا کنند.

نام و تلفن تماس و ایمیل مدیر مربوطه یا واحد مسوول آن را حتما در انتهای مطلب قرار دهید.محتوای مقاله را بدون حاشیه و جملات تکراری تهیه کنید. برای نگارش مقاله، می‌توانید از راهنماهایی که در اینترنت وجود دارند استفاده کنید یا حتی دوره‌های آموزشی کوتاهی را بگذرانید. در خیلی موارد، روزنامه نگاران زمانی که برای تهیه یک مقاله به جست‌وجو و تحقیق می‌پردازند، ممکن است به سایت و اخبار شرکت شما برخورد کنند. در صورتی که خبری جالب و ارزشمند که مرتبط با تحقیق آنهاست تهیه شده باشد، احتمال خیلی زیاد از آن بهره خواهند گرفت.

چرا اعلامیه‌های مطبوعاتی مهم هستند؟
اعلامیه‌های مطبوعاتی به غیر از اینکه ابزاری باشند تا به رسانه‌ها راه یابید، اهمیت دیگری نیز دارند. با تهیه و انتشار اخبار دقیق شرکت و ارائه آمارها از طریق خود شرکت، می‌توانید جلوی شک و شبهه و شایعات را نیز بگیرید.ممکن است در یک مراسم یا سخنرانی، روزنامه‌ای برخی از آمارها را ناخواسته به اشتباه منتشر کند. در این صورت مخاطبان می‌توانند با مراجعه به سایت شرکت و خواندن اخبار مربوطه، اطلاعات درست را دریافت کنند. خوانندگان این مقالات می‌توانند به سرمایه‌گذاران شما تبدیل شوند. بنابراین مهم است که این اطلاعات و آمارها از طریق سایت رسمی شرکت شما در دسترس قرار بگیرند.پس از تهیه این اخبار و قرار دادن آن روی سایت، ه

مه آنها را در صفحات مربوط به شرکت در شبکه‌های اجتماعی نیز منتشر کنید. به مدیران و کارمندان یادآوری کنید برای نفع جمعی، آنها نیز این اخبار را منتشر کنند تا به گوش مخاطبان بیشتری برسد. فرض را بر این قرار دهید که هریک از این افراد می‌توانند به سرمایه‌گذاران شما بدل شوند.همچنین با قرار دادن امکان به اشتراک‌گذاری مطالب در سایت‌تان از طریق شبکه‌های اجتماعی مختلف، امکان این کار را به بازدیدکنندگان خود می‌دهید تا در وقت خود صرفه‌جویی کنند.

اگر یکی از پیشروهای بازار در صنعت خود هستید و بخش زیادی از اخبار این صنعت به شرکت شما مربوط است، می‌توانید در سایت خود بخشی به عنوان خبرنامه تعبیه کنید که مخاطبان، روزنامه‌نگاران یا خبرنگاران می‌توانند از این طریق در سایت شما ثبت‌نام کنند و به این ترتیب اخبار مربوطه به صورت دوره‌ای برای آنها ارسال می‌شود.

منبع: http://donya-e-eqtesad.com