شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- نظرسنجی های پرشمار نشانگر آنند، که مردم ترجیح می دهند به جای اینکه سخنان پیچیده شده در لفاظی های شیرین مصنوعی را بشنوند، واقعا حرف دل طرف مقابل را گوش کنند. زیرا وقتی کسی کلام خود را با پیرایه های مصنوعی زیبا می کند، در واقع می خواهد آن را قابل عرضه نماید. این از بین بردن اعتبار است، که می تواند در هر دو حوزه شخصی و کاری مشکل ساز شود.

پیرایه بستن به کلام و پنهان کردن منظور اصلی زیر ماسک سخنان زیبا حتی می تواند، سبب گیجی یا گمراهی مخاطب شود. همچنین توهین به شعور وی، اتلاف وقت، و نشانگر بی احترامی به اوست. یعنی دقیقا همان چیزی، که نقطه مقابل کلیه اصول درست و منطقی برقراری ارتباط می باشد. فراتر اینکه وقتی انسان در لفافه سخن می گوید، در واقع طرف مقابل را وادار به سکوت می کند.

همچنین وقتی تلاش دارد اخبار منفی را در الفاظ مثبت بپوشاند، مخاطب به  این الفاظ گوش نمی دهد، و می خواهد بداند واقعیت ماجرا چیست. در صورتی هم که کسی به هر دلیل تلاش کند حقیقت را پنهان نماید، تنها به قوت گرفتن شایعات دامن می زند، و به مولد بودن، رابطه فیمابین و اعتماد، آسیب می رساند.

در واقع راه درست، رک و راست سخن گفتن، و اضافه نکردن سیر داغ و پیاز داغ می باشد. زیرا صاف و پوست کنده حرف زدن، مستقیم، آشکار، و مسئولانه است. در نتیجه نشانگر احترام هم می باشد. مقولاتی که همگی از اصول ارتباط درست به شمار می روند.

آنچه در پی می آید، سه روش برای تمرین رک و راست سخن گفتن است.
1-در میان گذاشتن حقایق
هرگز نباید حقایق را پنهان کرد. مثلا اخیرا دو سازمان می خواستند حقیقت های در پیوند با کارشان را پنهان نمایند، و یا دست کم آن را به نمایش نگذارند. زیرا هزینه های فناوری اطلاعات یکی از آنها از میزان متوسط بیشتر است. مخارج روند صورتحساب دیگری هم، از حد متوسط بالاتر می باشد. هر دوی این شرکت ها نیز دست به اقداماتی زده اند، که به مرور هزینه های خود را کاهش دهند. اما تردید داشتند که آشکارا بگویند، مخارج کنونی شان از حد متوسط بالاتر می باشد. البته مردم نیاز دسترسی آن-لاین به آگاهی از هزینه ها را خواهند فهمید، و به احتمال زیاد از اقدامی که به چنین ارائه ای منجر شود، پشتیبانی خواهند کرد.

2-استفاده نکردن از توضیح سیاستمدارانه
از سیاستمدارانه حرف زدن، نتیجه مطلوبی به دست نمی آید. زیرا بهترین روش این است، که اوضاع را به صراحت و درستی توضیح داد. مثلا دو شرکت مورد اشاره که هزینه شان از حد متوسط بالاتر می باشد و در نتیجه نمی توانند با همگنان خود رقابت موفقیت آمیزی داشته باشند، کار درست را انجام داده اند. یعنی دست اندرکاران هر یک از آنها پشت پرده گفت و گویی درون شرکتی کردند، و متوجه شدند هزینه هایشان با همگنان خود همخوانی ندارد. در نتیجه نمی توانند، با آنها رقابت کنند. اینک که از این مساله آگاهی یافته اند و در صدد اقدام عملی برای رفع آن برآمده اند، کارشان منطقی به نظر می رسد.

3-سرموقع بودن
هرگز نباید از در میان گذاشتن به موقع اطلاعات و طرح مساله ای خودداری کرد. زیرا اگر مساله ای پشت گوش انداخته شود، به مرور بزرگتر و طرح آن مشکل تر می گردد. به موازات چنین روندی انسان هم بیشتر ناراحت می شود، و اوضاع به سوی خراب تر شدن پیش می رود. بنابراین بهتر است هرچه زودتر وقتی را برای اقدام عملی تعیین کرد، اطلاعات ولو ناراحت کننده را در میان گذاشت، و مساله را مطرح نمود. زیرا هر قدر دوران سکوت بیشتر طول بکشد، حواشی در اطراف مساله بیشتر می شود، مساله ای ساده به شکلی بغرنج درمی آید، و می تواند سبب لطمه خوردن به آبرو و اعتبار انسان گردد.
درصورتی که پیامی که انسان باید برساند مشکل باشد، چه می توان کرد؟

آنچه در پی می آید، چند راهنمایی برای چنین مواقعی است:
1-باید فورا سر اصل قضیه رفت
در چنین موقعی باید سخن گفتن در لفاله را کنار گذاشت. زیرا این کار نه تنها سبب ارائه ملایم تر مشکل موجود نمی شود، بلکه مخاطب را دلزده و نگران می کند.

2-مسوولیت پذیری
انسان نباید خود را پشت کلمات پرزرق و برق پنهان کند. یا اینکه جملات غیرضروری بگوید. همچنین باید از به کارگیری کلماتی که نشانگر عدم اطمینان هستند و یا کلی گویی به شمار می روند – مانند احتمالا، شاید، معمولا، اغلب، کلا، اصولا-، خودداری کرد.

3-تشریح شفاف اقدامات و گزینه های موجود برای مشتریان/ خوانندگان
این تشریح باید چنان دقیق و شفاف باشد، که جایی برای تفسیر و تاویل باقی نماند. مثلا اگر هر کس از نوشتاری برداشتی متفاوت داشته باشد، معنی و مفهوم آن این است که نویسنده در برقراری ارتباط با دیگران مشکل دارد.

4-دادن اطلاعات تماس برای مخاطب
نویسنده با ذکر نام و یا برخی اطلاعات دیگرش که می توانند به تماس با او کمک کنند، در واقع مشتریان/ خوانندگان خود را تشویق می نماید که می توانند با شخصی واقعی تماس بگیرند، و از کمک وی برخوردار شوند.

5-لزوم ارائه نوشتار خوب و سلیس
در صورتی که کسی نگارش خوبی ندارد، بهتر است از نویسنده و یا ویراستار بامهارتی کمک بگیرد. اگر برای چنین کاری پول ندارد و یا در شرکتش بودجه ای در نظر نگرفته، بهتر است پیش از ارائه نوشتار خود به مشتری/ خواننده آن را در اختیار فردی مورد اعتماد قرار دهد. زیرا مورد انتقاد دوست یا آشنا قرار گرفتن، از ارائه نوشتار نامناسب به غریبه ها بهتر است.  

منبع: http://iranjavan.net/