شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، اغلب اوقات جلسات اداری به جای اینکه راهگشای مسائل و مشکلات حقیقی شرکت یا سازمان باشند، با اتلاف وقت مدیر و کارمندان، بازدهی شرکت را پایین می آورند.

به گزارش زومیت، همه  با این موضوع موافقند که بیزاری از جلسات اداری، موضوعی جهانی است. در همه سازمان ها، جلسات کاری موضوعاتی بدیهی هستند و به نظر می آید مشکلات آنها، سابقه ای تاریخی دارند. در تئوری، مدیران و کارمندان در جلسات کاری باید اطلاعات شان را به روز کنند، با یکدیگر تبادل  نظر کنند و در مورد مسائل مختلف، تصمیم گیری کنند. در واقعیت اما، جلسات کاری معمولا هیچ دستاورد مهمی ندارند.

در جلسات کاری، بحث و گفت وگو تا حدی بالا است که دیگر وقتی برای انجام کار باقی نمی ماند. به همین دلیل است که رهبران و کارکنان، به اندازه ای که در این جلسات وقت خود را هدر می دهند، کاری انجام نمی دهند.

استیو گلدستین، مشاور و کارشناس رهبری، با استفاده از فرآیند حل مسئله که برای ارزیابی همه مشکلات به کار می رود، نگاهی به این معضل داشته است. او مدلی متشکل از چندین عنصر ایجاد کرده که اساساً ماهیت جلسات کاری را تغییر می دهد و باعث می شود که نتایج بهتری به دست آید و با صرفه جویی در زمان، بهره وری بیشتری ایجاد می کند. او در این مدل چهار مرحله را توصیه می کند.

طول جلسات را کوتاه کنید و به حضور شرکت کنندگان نظارت داشته باشید

جلسات کاری را کوتاه و شیرین نگه  دارید. سعی کنید برای هر جلسه ۳۰ دقیقه زمان بگذارید. اگر می توانید تصمیمات را در مدت کوتاه تری اتخاذ کنید، بهتر است طول جلسات از این هم کمتر باشد.

شرکت کنندگان را براساس نیاز به حضور آنها به جلسات دعوت کنید، نه اینکه صرفاً هر اسمی که به ذهن تان آمد در لیست حضار بگنجانید. لازم نیست از یک دپارتمان، سه نفر در یک جلسه حضور داشته باشند. از هر واحد فقط یک نفر را به جلسه دعوت کنید و اجازه بدهید دو نفر دیگر، در این مدت به کارشان مشغول باشند. همان یک نفر می تواند تصمیمات و نتایج را به تیم گزارش بدهد.

دستور کار جلسه و اطلاعات لازم را از قبل آماده کنید

با اطمینان از اینکه دستور کار جلسه روشن و واضح است، بر هدف خود متمرکز شوید. باید کاملاً مشخص باشد که این جلسه با چه هدفی برنامه ریزی  شده، چه چیزی قرار است مورد بحث قرار بگیرد و انتظار دارید چه نتیجه ای از آن حاصل شود.

این اطلاعات را حداقل ۴۸ ساعت قبل از جلسه به کارمندان تان اعلام کنید و به آنها زمان کافی بدهید تا خودشان را برای جلسه آماده کنند و ایده ها و افکارشان را نظم بدهند. به این ترتیب شما در شروع جلسه مجبور نیستید زمان زیادی را برای توضیح و شرح مسائل بگذرانید و می توانید بلافاصله وارد اصل موضوع شوید و به راه حل ها و پیشنهادات بپردازید.

بر هدف متمرکز باشید

یکی از بزرگ ترین مشکلات جلسات کاری این است که اغلب اوقات بحث از مسیر اصلی خود خارج می شود. بسیاری از اوقات بحث به سمت مسائلی کشیده می شود که هرچند جالب هستند، ولی به دستور اصلی جلسه ربطی ندارند. راه حل این است که مسئول هدایت جلسه، مکالمات را به شیوه ای مدیریت کند که موضوع اصلی جلسه، مورد بررسی قرار بگیرد.

به یاد داشته باشید که این جلسه برای حل یک مشکل واقعی تشکیل  شده است، نه برای اینکه افراد افکار مختلف خود را تخلیه کنند. متمرکز بودن بر هدف به شما کمک می کند که به نتایج موردنیاز خود دست  یابید.

برای جلسه یک ناظر انتخاب کنید

یکی دیگر از مشکلات جلسات کاری این است که هیچ کس مسئولیت آنها را نمی پذیرد. مشخص است که هر جلسه، باید یک ناظر و هادی داشته باشد، ولی ازآنجاکه این وظیفه بدون پاداش و قدردانی باقی می ماند، کسی حاضر نیست زحمت و مسئولیت آن را قبول کند.

شما می توانید برنامه ای طراحی کنید که در آن، هر یک از اعضای تیم به ترتیب دو هفته مسئول هدایت جلسات کاری باشد.

وظیفه کارمند موردنظر این است که:

-تمام دعوت نامه ها را ارسال کند.

- به حضور شرکت کنندگان در جلسه نظارت داشته باشد.

- اطمینان حاصل کند که دستور کار جلسه از قبل مشخص  و برای حضار ارسال  شده است.

- محدودیت زمانی جلسه را مشخص کند.

- مناظرات و مباحث را رهبری کند و اطمینان حاصل کند که در پایان جلسه، دستاوردهای مورد نیاز حاصل  شده اند.

گرچه این کار مسئولیت دشواری است، ولی از آنجا که رهبری جلسات هر دو هفته بین اعضای تیم تغییر می کند، آنها متوجه می شوند که چقدر مهم است این رویداد را به شیوه ای مفید مدیریت کنند. به علاوه آنها پی می برند که تیم شان تا چه حد می تواند بازدهی و کارایی بیشتری داشته باشد و در ضمن از صرفه جویی زمان هم استقبال خواهند کرد.

با طی کردن این مراحل می توانید جلسات کاری بهتری داشته باشید و شک نکنید که کارمندان تان هم از این تغییرات راضی خواهند بود.

منبع: فرصت امروز