شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- خبرنامه یکی از بهترین گزینه های انتخابی برای انتقال گاه به گاه اطلاعات در مورد شرکت و تولیدات و خدمات آن است. خبرنامه معمولاً حاوی اطلاعات علمی و کاربردی و نیز مطالب سرگرم کننده است. بنابراین عمر مفید بیشتری نسبت به گونه های دیگر فعالیت های تبلیغاتی دارد.

رعایت نکات زیر در تنظیم خبرنامه باعث وزین شدن واحد روابط عمومی شما خواهد شد. موارد عنوان شده در وهله اول برای خبرنامه های چاپی پیشنهاد شده اند. با این حال قابل تعمیم به خبر نامه های الکترونیکی نیز می باشند:

1) برای خوانندگان تان بنویسید، برای خودتان همواره به روش هایی بیندیشید که برای خوانندگان منافعی دربردارند.

2) پاراگراف ابتدایی (لید) را به گونه ای بنویسید که جذاب باشد. در غیر این صورت هیچ کس، انگیزه ای برای خواندن ادامه مطلب نخواهد داشت.

3) خبرنامه را به گونه ای طراحی کنید که جذاب باشد (از ستون های رنگی و عناصر گرافیکی استفاده کنید.) از بکار بردن نمودار و عکس دریغ نورزید. بخشی از خبرنامه را به مسابقه اختصاص دهید و برای آن جوایزی در نظر بگیرید. برای این بخش فضایی مناسب انتخاب کنید. به منظور جلب نظر خوانندگان به این بخش، استفاده از عناصر گرافیکی ضروری است.

4) از دو رنگ استفاده کنید (رنگ سیاه به همراه یک رنگ غالب. مناسب است)؛ با این کار در مقایسه با خبرنامه های تک رنگ اعتبار بیشتری خواهید یافت.
5) حداکثر از دو یا سه قلم استفاده کنید.

6) طبیعت دوست باشید. در صورت امکان از کاغذهای احیا شده استفاده کنید و بگذارید خوانندگان تان از این موضوع با خبر شوند.

7) نحوه دسترسی (کتبی، تلفنی، الکترونیکی) به ناشر، سردبیر یا کارمندان را درج کنید تا خوانندگان بدانند پیشنهادها و نظریات خود را منتقل کنند.

8) خبرنامه خود را منظم چاپ کنید (در بسیاری از موارد خبرنامه های فصلی مناسب ترند) در صورت امکان خبرنامه را همزمان با سالگرد یک واقعه مهم چاپ کنید.

9) به طور متوالی، نظر سنجی کنید.

خبرنامه راهی مطمئن به سوی جلب نظر مخاطب است. در واقع ابزار ارتباطی مؤثری است که باید آن را در خشی از روابط عمومی خود بگنجانید.

منبع: فصلنامه کارگزار روابط عمومی