تشریفات کاربردی-2

تهیۀ چک لیست کل برنامۀ افتتاحیه ( از فرودگاه تا فرودگاه )

تالیف و تنظیم: محمد صفائیان

شارا- در تمامی برنامه های افتتاحیه، برای کاهش اشتباه، فراموشی، تداخل، یا تغییرات احتمالی در برنامه، تهیة چک لیستِ برنامه الزامی به نظر می رسد.

برای استفادۀ بهتر از فرصت های مناسب به منظور جابه جایی در برنامه، لازم است مسئول تشریفات ، چک لیست برنامه را به دقت مورد توجه قرار دهد تا به راحتی و به سرعت موارد اشتباه پیگیری و نواقص برطرف شود. البته امکان دارد هر برنامه ای چک لیست های متفاوت یا بیش از موارد ذکر شده داشته باشد که باید آن موارد را نیز با چک لیست پیشنهادی یکجا ملاحظه کرد و اقدام لازم را به عمل آورد. در هر جلسه می توان به چک لیست ها و برنامه زمان بندی شده مراجعه و کارهای انجام نشده و ناتمام را بر اساس آن پیگیری کرد.

در اینجا به فهرست کاملی از یک چک لیست پیشنهادی و نکات قابل توجه در یک برنامۀ افتتاحیه اشاره می شود. 

 چک لیست برنامۀ افتتاحیه

1- تهیۀ دو برنامه پیشنهادی به دلیل امکان تغییرات در تعیین زمان قطعی اجرای برنامه

2- تعیین مسیر حرکت از فرودگاه و مکان های مورد نظر با تعیین دقیق تقدم و تاخر

3- انتخاب مسئول کل برنامه

4- انتخاب مسئول برای هر یک از بخش های مراسم اعم از استقبال، سالن توجیه، سالن سخنرانی، مسیر بازدید، ضیافت شام- ناهار، پرده برداری، نقلیه و محل اقامت

5- ارسال لیست میهمانان به حراست ( چهار روز قبل از اجرای برنامه )

6- تشکیل کمیتة برنامه ریزی و سازماندهی و تهیة اسامی کلیة افراد دست اندر کار و تعیین اقلام مورد نیاز

7- هماهنگی با مسئولان دفتر مقام عالی رتبه که دعوت شده است

8- توجیه کلیة افراد نسبت به وظایفشان

9-تدوین برنامة دقیق بازدید (مسیر بازدید)

10- برآورد بودجة لازم

11- سفارش تهیة بروشور، جزوه، و متون چاپی

12- تعیین نوع پوشش رسانه ای

13-تدارک امکانات تهیة گزارش ویدیویی در صورت لزوم

14- طراحی مراسم رسمی استقبال با هماهنگی لازم

15- تدارک پخش سرود ملی در تالار سخنرانی و مکان های دیگر در صورت لزوم 

16- تهیه متن لوح یادبود

17- انتخاب و تهیۀ اطلاعات طرح یا پروژۀ مورد نظر جهت ارائه به مقامات

18- برنامه ریزی امور حراستی

19- پیش بینی وآمادگی وسایل مورد نیاز برای بتن ریزی ( در صورت آغاز عملیات اجرایی )

20- نهایی کردن مسیر بازدید برای  هر طرح جهت پیشگیری از اشتباهات احتمالی و سر در گمی در اجرای برنامه

21- تنظیم برنامۀ استقبال در فرودگاه با هماهنگی مسئولان مربوط

22- تنظیم فهرست استقبال کنندگان در فرودگاه و تحویل کارت شناسایی و دعوتنامه

23- تدارک وسیلۀ نقلیه، تمرین مسیر بازدید، و آموزش رانندگان با همراهی مسئول مربوط 

24- تعیین نحوۀ پذیرایی در اتوبوس ( رفت و برگشت )

25- هماهنگی با فرودگاه برای آماده سازی پلکان هواپیما، تامین سوخت، و پیش بینی پارچه نوشته های مناسب در فرودگاه و مسیر تردد

26- مراقبت و نظافت داخل و بیرون فرودگاه و آماده سازی پاویون فرودگاه منطقه

27- پیش بینی نصب پرچم ملی و پرچم شرکت یا سازمان برگزار کننده در مسیر رفت و برگشت به فرودگاه

28- تهیة پلاک های تشریفات برای وسائط نقلیه با شماره های مخصوص

29- هماهنگی در خصوص ساعت حضور کادر پرواز در فرودگاه

30- وسائل مورد نیاز در پاویون: چنگال، چاقو، دیس چینی، بشقاب چینی، لیوان کریستال، مبلمان با سرویس مناسب، سرویس بهداشتی، دستمال توالت، مایع دستشویی، صابون

31- رزرو هتل جهت کرو پرواز

32- پیش بینی وسیلۀ نقلیه جهت کرو پرواز

33- تهیة بلیت جهت میهمانان خارجی

34- رزرو پرواز اختصاصی در صورت لزوم

35- تهیۀ فهرست گروه موزیک جهت یگان تشریفات برای استقبال در فرودگاه (در صورت لزوم )

36- لوازم مورد نیاز در پاویون محل برگزاری مراسم شامل: مبلمان، آباژور، دیس چینی، چنگال، چاقو، لیوان و فنجان

37- آماده سازی محل فرود چرخ بال

38- تنظیم متن و طراحی کارت دعوت برای مراسم افتتاحیه

39- چاپ و آماده سازی کارت افتتاحیه برای میهمانان،خبرنگاران،خدمات

40- گوشی و میکروفون برای همراهان در مسیر بازدید (سن هایزر)

41-تهیۀ فهرست و نهایی کردن اسامی مسئولان کشوری، مدعوین محلی، و نمایندگان مجلس

42- نحوه پرده برداری از لوح

43- تهیۀ متن لوح پرده برداری وکنترل سیستم آن

44 ��" عدم استفاده از نوار پرچم کشور ( در صورت افتتاح و برش نوار)

45- آماده سازی قیچی، نوار برش مناسب از قبل ، همراه با یک جلد کلام ا... مجید و سینی مناسب

46- تنظیم لیست اسامی افراد حاضر در قسمت پرده برداری و کنترل روم و تحویل یک نسخه از آن به مسئول مربوط 

47- پیش بینی محل استقرار خبرنگاران با فاصله ای مناسب تا محل پرده برداری برای پیشگیری از ازدحام ، با هماهنگی مسئول مربوط

48- نگهداری افراد همراه به فاصلۀ دو متری تا محل پرده برداری

49- تعیین و توجیه افراد توضیح دهنده

50- رعایت و ملاحظه وقت برنامۀ افتتاح

51- تعیین محل نصب لوح ونحوۀ پرده برداری ( حتی المقدور باروش جدید و همراه با  ابتکار عمل)

52- در صورت کلنگ زنی ، پیش بینی لوازم مورد نیاز از قبیل ( کلاه ایمنی ، دفتر یادبود با خودنویس، و نحوۀ کلنگ زنی مثلاً با لودر یا بیل مکانیکی و یا ... )

53- هماهنگی با گروه حفاظت در مورد برنامۀ انفجار برای آغاز عملیات اجرایی پروژه هایی مانند سد سازی و تدارک چتر و بارانی

54- آماده کردن نقلیه مناسب جهت تردد

55- پیش بینی مجموعه ای شامل بروشور ، دفترچه یادداشت ، خودکار، نقشۀ منطقۀ برنامه و تحویل در فرودگاه مبدا به میهمانان

56- حضور مسؤلان تاسیسات ، برق ، و سیستم صوتی تالار سخنرانی در محل برای مراقبت در طول اجرای برنامه

57- اعلام آماده باش آتش نشانی، اورژانس ، ادارۀ برق در منطقه و مکان افتتاح  هر طرح

58- تجهیز محل اقامت میهمانان در زمان استراحت به ( آب معدنی ، میوه ، شیرینی ، پسته )

59- تعیین همراه و مسئول توجیه برنامه ها برای میهمانان دعوت شده

60- اعلام اسامی کلیۀ میهمانان برنامه به حراست

61- در انتخاب مسیرها سعی شود موارد زیر رعایت شود:

  الف- مسیرها کوتاه و متنوع باشد ( برای استفادۀ حداکثر از زمان )

  ب-  مسیرها تکراری نباشند

62- تهیه فهرست میهمانان داخلی شامل : مسئولان کشوری ، مسئولان منطقه ، اعضای مجمع عمومی شرکت یا سازمان ، معاونان و مدیران وزارتخانۀ منظور، نمایندگان مجلس در منطقه، نمایندگان عضو کمیسیون مربوط

63- انتخاب محل توزیع غذا  در ظرف های  یکبار مصرف برای رانندگان یا دیگر همکاران برای جلوگیری از ازدهام

64- هماهنگی تامین خودرو در پاویون مبدا

65- تست فنی کلیۀ خودروها سه روز قبل از شروع مراسم

66- توجیه رانندگان در مکان های مختلف

67- پیش بینی محل استقرار رانندگان

68- پیش بینی سیستم صوتی مطمئن و با کیفیت بالا 

69- هماهنگی در خصوص نوع پذیرایی در خودروها

70- پیش بینی محل و نوع پذیرایی در پاویون نزدیک مراسم و پذیرایی میان وقت شامل: چای، نسکافه، آب میوه، شیرینی، آب معدنی

71- مشخص کردن محل پیاده و سوار شدن در اجرای برنامه بازدید در صورت لزوم

72- تدارک تعداد لازم مینی بوس و دیگر خودروها

73- تامین پارکینگ برای وسائط نقلیۀ مدعوین

74- آماده سازی مکان استراحت موقت در صورت لزوم

75- تنظیم برنامه بر اساس زمان اجرا

76- انتخاب و تعیین مسیر از تالار توجیه تا برنامۀ بعدی

77- انتخاب محل مناسب و پذیرایی قبل از ورود به تالار سخنرانی

78- تهیه خودرو مناسب ( ترجیحاً وانت دیواره دار) برای فیلمبرداران و عکاسان

79- اطمینان از کارکرد درست سیستم صوتی مینی بوس ها و اتوبوس های تشریفات

80- تهیۀ و ارسال کارت ورود برای میهمانان همراه با توضیحاتی جهت توجیه برنامه

81- آماده سازی محل نماز برای میهمانان 

82- تدارک محل مناسب برای پذیرایی و استراحت قبل از شروع مراسم ( نزدیک سالن سخنرانی )

83- طراحی جایگاه سخنرانی

84- تعیین مسئول تالار سخنرانی برای :

الف- تنظیم و انتخاب جایگاه مناسب برای مهمانان (نوع صندلی)

ب - انتخاب قاری، مشخص کردن آیا ت قرآن ، انتخاب مجری، و کنترل متن های مجری

ج- انتخاب مسئول سیستم صوتی ، تصویری، گرمایش و سرمایش ، برق اضطراری و ... برای تالار سخنرانی

85- پیش بینی محلی مناسب و نزدیک به تالار برای دیگر همراهان

86- اختصاص دادن صندلی های سه ردیف اول تالار سخنرانی برای هیئت عالی رتبه و همراهان

87- پیش بینی پخش برنامه های  کوتاه صوتی ـ تصویری برای میهمانان حاضر تا قبل از ورود مقام عالی رتبه

88- تهیۀ کپی از متن سخنرانی  مقام عالی رتبه برای خبرنگاران

89- تعیین فهرست اسامی تقدیر شوندگان و تهیۀ متن لوح تقدیر  

90 - حصول  اطمینان از آماده بودن لوح تقدیرجهت اهدا کردن

91- تعیین محل استقرار میهمانان خارجی در تالار سخنرانی 

92- پیش بینی و آماده سازی دستگاه های مورد نیاز (اورهد ، اسلاید ، ویدئو ،  تابلو ، ماکت)

93- آماده سازی نور تالارسخنرانی و تالار توجیه

94- تأمین لوازم مورد نیاز جهت مصاحبۀ مطبوعاتی شامل : بلند گو ، میکروفون، آب معدنی ، دستمال کاغذی ، صندلی ، حضور به موقع عکاس و فیلمبردار، مترجم همزمان ، مجری

95- نصب آمپلی فایر دور از جایگاه سخنرانی 

96- پیش بینی دو میکروفون برای تریبون

97- نصب سه راهی برق به تعداد کافی جهت استفادۀ خبرنگاران در تالار سخنرانی

98- حضور مسئول برق در سالن و استفاده از برق اضطراری

99- حضور کارشناس برق در محل تابلو برق  وتوجیه بودن نقشه سیستم خطوط برق

100- تهیۀ ریز برنامه تالار سخنرانی در چند نسخه

101- حضور مجری و قاری قرآن  یک ساعت قبل از شروع برنامه

102-  تایپ خلاصه گزارش های مربوط به طرح و ارائه به مقام عالی یا میهمانان خارجی ( همراه با ترجمه )

103- حضور مترجم در برنامه 

104- حضور تعداد محدودی از افراد به همراه مقام مدعو در کنترل روم

105- مشخص کردن گزارش دهنده در اتاق کنترل

106- تدارک نمایشگاه جنبی (در صورت لزوم )

107- مهیا کردن  اتاق مصاحبه برای مقام عالی و میهمانان ویژه

108- چگونگی و نوع پذیرایی مقام عالی در محل VIP 

109- تعین محل اقامت مقام عالی رتبه

110- حضور نیروهای خدماتی مورد تائید در محل اقامت مقام عالی رتبه

111- تعیین محل جهت مصاحبۀ مطبوعاتی

112- انتخاب افراد توضیح دهنده در مینی بوس یا اتوبوس در هر طرح (شش نفر برای هر مینی بوس یک نفر) برای توضیح در زمان بازدید از پروژه

113- تهیۀ متن گزارش و ارائه توضیحات بر اساس مسیر بازدید و مشاهده

114- تعیین راهنمای میهمانان  از فرودگاه مبدا و همراهی تا مقصد 

115- تهیه و توزیع کارت میهمانان برای ورود به مکان های مشخص شده  

 116-هماهنگ کردن ترابری کادرپرواز اختصاصی

 117- پیش بینی راهنمای کافی جهت استقرارمیهمانان

118- آماده سازی مسیر تردد از نظر ( نظافت ، روشنایی ، تابلوهای مربوط به طرح ) و تزیین مسیر حرکت از در ورودی تا اتاق توجیه

119- پیش بینی محل اقامت ، استراحت و پذیرایی وسیلۀ نقلیه گروه پرواز

120- استقرار راهنمایان برای راهنمایی میهمانان خارجی و داخلی در تالار سخنرانی

 121- هماهنگی با حراست

122- تهیۀ کارت پاویون ورود ، خروج

123- اعلام اسامی هیئت داخلی و هیئت خارجی به پاویون در صورت لزوم

124- معرفی نماینده تشریفات مستقر در پاویون به مدیر پاویون ها و مشخص کردن نوع پرواز ( عمومی اختصاصی )

125- تهیۀ لیست میهمانان خارجی و ارسال دعوتنامه برای آنها

126- اخذ ویزا و  رزرو هتل جهت میهمانان خارجی

127- پیش بینی وسیلۀ نقلیه برای میهمانان خارجی در تهران

128- هماهنگی در خصوص مترجم همراه هیئت

129- تهیۀ برنامه سفر هیئت خارجی

130- هماهنگی در خصوص مجوز ورود و خروج پرواز اختصاصی هیئت خارجی

131- تهیۀ فهرست سفرا

132- ارسال دعوتنامه برای سفرا

133- تعیین محل اقامت هر میهمان

134- تعیین مسؤل هماهنگی و کارت پرواز برای میهمانان در تهران و منطقه

135- پذیرایی در داخل اتوبوس: آب میوه، نوشابه، آب معدنی، چای، دستمال کاغذی، بیسکویت

136- پذیرایی در پاویون منطقه: پذیرایی با آب میوه، بیسکویت یک نفره، پذیرایی با چای، پذیرایی با قهوه

137- کنترل و تجهیز اتاق های VIP شامل:

     - تخت خواب، تشک، بالش، روبالش، پتو، ملحفه، روتختی، کنسول و آینه، آباژور، تلفن، میز، صندلی، تلویزیون، پیش دستی، چاقو، فولدر (کاغذ پاکت خودکار) یخچال، دمپایی، رخت آویز، سجاده، قرآن، قبله نما، حولۀ بزگ، حولۀ کوچک، صابون، شامپو، خمیردندان، مسواک، آب معدنی، نوشابه، میوه، گل، چای کیسه ای، کافی میت کیسه ای، شکر و قند بسته ای، فلاکس آب جوش

138- پیش بینی تعداد افراد مورد نیاز جهت کارهای خدماتی

139- کنترل و سرویس موجود در اتاق شامل:  نور، شیر آلات، آب سرد و گرم، آرایش داخل اتاق

140- کنترل و تجهیز سرویس های بهداشتی در پاویون و محل برگزاری مراسم از لحاظ : صابون، مایع دستشویی، دستمال توالت، دستمال کاغذی

141-پیش بینی فهرست میهمانان در میز اصلی (هد تیبل) و تهیۀ منوی غذای مخصوص میز اصلی

142- انتخاب مسئول اجرایی کل مراسم و صدور حکم از طرف مقام عالی دستگاه

143- در نظر گرفتن دو خط تلفن مستقیم و یک خط فاکس در اتاق خبرنگاران

144- تهیة لیست خبرنگاران خارجی و محلی

145- پیش بینی محل استقرار خبرنگاران (داخلی و خارجی) و ارائة گزارش های تکمیلی مربوط به طرح

146- دعوت از عکاس و فیلمبردار

147- دعوت از خبرنگاران

148- آماده سازی سرویس بهداشتی، حوزه تالار سخنرانی برای میهمانان و مقام عالی رتبه

منابع

-         کتاب مجموعه قوانین و مقررات تأمین اجتماعی (ویژه کارفرمایان) دفتر قوانین و مقررات- معاونت حقوقی امور مجلس سازمان تأمین اجتماعی/محمد رضا جوان جعفری، علی احسان شفائی، عمران نعیمی- تهران: چاپ دوم- پائیز 1383

-         کتاب ایرانی و کنسولی راهنمای انجام امور کنسولی ایرانیان خارج از کشور/حسین عبدی تهران: وزارت امور خارجه، مرکز چاپ و انتشارات، سال 1384

-         کتاب مجموعه پرسش و پاسخ در زمینه روابط کار /تهیه کننده محمد جواد الهیان- (ویراست 2)- تهران: موسسه کار و تأمین اجتماعی، 1383-338 ص (موسسه کار و تأمین اجتماعی، 100)

-         جزوه  قوانین و مقررات اشتغال اتباع خارجی تهیه کننده: معاونت اشتغال اداره کل اشتغال اتباع خارجی وزارت کار و امور اجتماعی- تهران: وزارت کار و امور اجتماعی

-         جزوه راهنمای مراجعین اداره کل اشتغال اتباع خارجی- از انتشارات معاونت سیاستگذاری و برنامه ریزی کشور- تهران- اداره کل اشتغال اتباع خارجی

-         مجله سفر شماره 211

-         مجله صنعت حمل و نقل شماره 251

-         مجله نشریه کارگزار روابط عمومی

-         کتاب احکام فقهی در سفر آقای محمد حسین فلاح زاده- نشر معروف قم- چاپ چهارم 1383

-         سایتهای اینترنتی  

                        http://www.mardomanco/success/positive.aspx

http://www.fa.gor.ir

http://www.protoclplass.com

http://www.deargrace.com

-         کتاب آئین سخنرانی/ ویل کارنگی

-         کتاب هفتاد و پنج درس زندگی از سیره عملی حضرت فاطمه(س)/حمید رضا کفاش-نشر عابد-چاپ نهم- 1384

-         آئین تشریفات/محمد رئیس- تهران وزارت امور خارجه- مرکز چاپ و انتشارات 1382

-         مجموعه قوانین مصوب سال 1310

-         آئین نامه و فرم های مخصوص اداره کل اتباع خارجی ناجا

-         آئین نامه و فرم های مخصوص اداره کل اشتغال اتباع خارجی (وزارت کار)

-         آئین نامه و فرم های مخصوص اداره گذرنامه

-         آئین نامه و فرم های مخصوص وزارت امور خارجه

-         اصول و آداب تشریفات/ احمد یحیایی ایله ای و برات اله صمدی راد- انتشارات کارگزار روابط عمومی سال 1381

-         آداب معاشرت/ منصور احمدی-تهران- توتیا 1382

-         مقدمه ای بر آداب و آئین تشریفات/ مرکز آموزش های دیپلماتیک وزارت امور خارجه 1376

 منبع مرجع:  شارا (شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران)