1. نکته کلیدی خود را ابتدا بگویید.
در اشاره به یک گزارشگر، لید خبرتان را دفن نکنید. وقتی یک مصاحبه رسانه ای انجام می دهید، ابتدا نکته اصلی خودتان را بیان کنید. برنامه ریزی نکنید که آن را در صفحه 45 پرزنتیشن خود نشان دهید.

2. کوتاه بیان کنید.
یک گزارشگر حدود 100 تا 300 ایمیل در طول روز دریافت می کند که می خواهند او را متقاعد کنند که خبرشان دارای ارزش است. صندوق صوتی آنها مملو از این صداهاست. یک ایمیل کوتاه ممکن است به طور کامل خوانده شود. برای افزودن جزئیات، لینک بدهید. استاد روابط رسانه ای استندفورد من و نویسنده اسبق روزنامه سانفرانسیسکو کرونیکل، مارشال ویلسون می گوید: یک جمله نباید بیشتر از 27 کلمه باشد. پیام های کلیدی اگر بخواهند دیده شوند نباید به بیش از نه ثانیه برای بیننده وقت نیاز داشته باشند.

3. ابتدا داستان ها را بخوانید.
پیش از اینکه پم ادستورم در نخستین رویداد رسانه ای با بیل کیتس شرکت کند، به پیشینه شرکت های خودشان مراجعه کرد و تمام مجلات را از ابتدا تا روزی که می خواست صحبت کند را مطالعه کرد. وی سپس توانست مذاکره هوشمندانه ای با خبرنگاران داشته باشد. او موسس شرکت روابط عمومی واگنر ادستروم است.

4. رقابت در متقاعد کردن خبرنگاران.
پیتر جان شوار از کی کیو ای دی در کلاس روابط رسانه ای من در مقطع کارشناسی ارشد دانشگاه استنفورد سخن می گفت. او گفت او احتمال ندارد که یک داستان را دو بار پوشش دهد. با او تماس نگیرید و نگویید، «من من دیدم که موضوع فلان را پوشش داده اید، شرکت من دقیقا همین کار را می کند.» به جز متقاعد کردن افرادی که تاکنون هیچ داستانی نداده اند، این کار برای سایرین امکان کمی دارد، بویژه برای یک خبرنگار در یک رسانه رقابتی.

5. ارائه چیزی ویژه که درباره هیچ چیز نیست.
تک کرانچ از داستان هایی مشارکتی کمک می گیرد اما آنها هیچ چیزی که منحصر به فرد باشد ارائه نمی کنند.

6. پرش به عقب بعد از شکست.
نگذارید روابط رسانه ای عالی مردمی به عقب باز گردند. زمان بندی ممکن است تمام شود. این ممکن است یک سال ساخت روابط را برای خرید اپلیکیشن را در اداره منزل نیاز داشته باشد. برای مثال، این موردی بود که یکی از مشتریان من مطرح می کرد.

7. تماس با خبرنگار صحیح.
اگر داستان شما مربوط به یک نرم افزار بازاریابی اجتماعی بی تو بی است، با نویسنده کسب و کار در رسانه های اجتماعی هافینگتون پست تماس بگیرید و از تماس با یک وبلاگ نویس نخبه در مسائل سیاسی روز خودداری کنید. پروفایل ها را در توییتر چک کنید تا بتوانید روزآمد جزئیات شغل افراد را ببینید. تغییرات در مشاغل خیلی زیاد اتفاق می افتند.

8. وانمود کنید که با مادربزرگتان صحبت می کنید.
از استفاده کردن واژه های تخصصی مانند «ماموریت بحرانی» و مانند آن بپرهیزید و هر چه می گویید را توضیح دهید. اگر یک دستگاه ذخیره سازی در فروشگاه برای 500 فیلم جا دارد، دیگر از گیگابایت صحبت نکنید. وانمود کنید که دارید با مادر بزرگتان صحبت می کنید.

9. به مکان ها بروید.
برای افزایش شانس خود در ملاقات با خبرنگاران، به سراغ آنها بروید و توجه شان را به خودتان جلب کنید. یک گفتگو در کنفرانس صنعتی یا یک ملاقات ترتیب دهید. به یک شهر سفر کنید که گزارش گران در آنجا حضور دارند. من یک ملاقات با لزی لاپوسکی از وایرد و سیلیکون ولی ترتیب دادم که اخیرا در نتیجه آن توانستم مقاله ای فوق العاده را در مورد موضوع مورد نیازم بدست بیاورم.

10. یک داستان کامل بگویید.
داستان سرایی یک آغاز، میانه، انتها و قهرمان دارد. شخص را زمانی وارد کنید که شما با یک گزارشگر در حال صحبت می باشید. در مجموع حقیقت این است که صاحبان شرکت دوست ندارند که مشکلات مشتریان برجسته شود. داستان های فیلم سونی که در قالب «مصاحبه» منتشر شد، مشکلات زیادی را برای آنها به وجود آورد.

11. یک داستان بگویید که قلب ماجرا در آن باشد.
یک مشتری اپلیکیشن یکی از ویژگی های جدید برنامه اش را پیش از اطلاعیه آزمایش کرد. داستانی برجسته در ارتباطات درباره یک مادر بود که سعی می کرد ملاقاتش را به پایان برساند که بتواند کادوی کریسمس را به بچه هایش برساند. این باعث جلب توجه شد. مشتری دیگری داستانی درباره اینکه چطور سه جراحی قلب باز بر روی یک جوان 19 ساله انجام شده است. اینکه وی هنوز سالم است و الهام بخش موسس شرکت نرم افزار تناسب اندام می باشد در حالیکه هنوز در مدرسه است.

12. اخبار را اعلام کنید اما به موقع این کار را انجام دهید.
کمپین شما نیاز دارد که با آنچه که در دنیا اتفاق می افتد همخوان باشد. دقیقا الان به نظر می رسد که فیلم سونی با نام «مصاحبه»، قطعنامه ای برای خریدهای نوروزی در سال جدید است. یک هفته پیش بیل کوسبی این جایگاه را داشت. به زودی کاهش وزن و تناسب اندام، در سوپر بال 2015 و روز ولنتاین مطرح می شود. در آگست این مساله به مدارس باز می گردد.

13. از عناصر غافلگیری استفاده کنید.
اسنپ چت، نرم افزار «ناپدید سازی پیام» زمانی برای ارزشمند شدن از طریق عمومی سازی یافته است و این کار را با رد کردن پیشنهاد 3 میلیون دلاری فیسبوک انجام داد. جای تعجب است که این کار را به خاطر تعیین مقدار مطلق انجام دادند. بعد از آن، هرکسی می داند که آنها بوده اند. گزارشگران دوست دارند که شگفت زده شوند.

14. به صورت بصری ارائه دهید.
همیشه یک عکس از بنیانگذار، عکسی از صفحه اپلیکیشن و سایر گرافیک های دستی داشته باشید. اینفوگرافیک ها و ویدئوها محبوب هستند. برای یادداشت های رسانه اجتماعی، از یک ابزار رایگان گرافیکی مانند کانوا استفاده کنید. یک عکاس باهوش خبری استخدام کنید تا بتوانند کارهای روابط عمومی شما را عکاسی کنند.

15. این را به خودتان بنویسید.
برخی رسانه ها نظیر بازفید، تکچرچ، و وایرد با مود مشارکتی را می پذیرند. وبلاگ من بر روی یک وبسایت محبوب حمایت شده است. اگر مقالات شما خوب است، این می تواند در صفحه اصلی ترویج شود. جسارت شرکت عمومی سرمایه گذاری کاتالیست پارتنرز به عنوان شرکتی شناخته شده است که صاحب مواد منتشر شده خودش است. این به این دلیل است که رئیس ارتباطات بازاریابی آن خودش یک خبرنگار می باشد.

16. روی موضوع خود تمرکز کنید.

این نخستین و تنها تصویر است، بنابراین بنویسید و بازنویسی کنید تا اینکه به موضوع خوبی برسید. گزارشگران و روزنامه‌نگاران روزانه 200 الی 500 ایمیل دریافت می‌کنند. ایمیل شما را چگونه خواهند دید؟ همچنین بسیاری از آنها ایمیل‌های شما رو روی موبایل خود می‌خوانند. فکر کنید که چگونه موضوع ایمیل شما در این حالت به نظر می‌رسد.

17. نوشتن تیتر یک متقاعد کننده.

 این اصل قضیه است. باید تصویرتان از رنگ کافی برخوردار باشد تا خواننده را خسته نکند. کار اصلی شما این است تا بخش‌های عمده از اطلاعات ضروری را در نوشته خود جای دهید. به هم چسباندن و یکپارچه کردن کل داستان وظیفه خبرنگار است. اگر قبلاً داستان را کامل کرده‌اید، این کار سبب می‌شود که جذابیت کار برای آنها از بین برد.

18. داستان خبری را خود توصیف کنید.

باخبری جذاب که داستان شما را به جا و به موقع جلوه می‌دهد ظاهر شوید.

19. مانند یک روزنامه‌نگار فکر کنید.

مخاطب یا روسای آنها چه می‌خواند؟

20. درباره پیشینه اهداف مورد نظر خود تحقیق کنید.

بدانید که در چه زمانی آنها مفید واقع می‌شوند و چه چیزی را پوشش می‌دهند. این امر تاثیری شگرف برجای می‌گذارد.

21. اهداف خود را روی توییتر دنبال کنید. رویه‌ها را برای خبر خود بشناسید،

همچنین داستان‌هایی که یک روزنامه‌نگار با آنها مرتبط بوده است و آنچه که درباره آن‌ها توئیت می‌زنند.

22. یک ایمیل را به صورت همزمان به چندین خبرنگار بفرستید.

اگر قرار است پیرامون یک خبر واحد به بیش از یک نفر ایمیل بزنید، همه را در یک حلقه روی ایمیل تان جای دهید، آنها همکار هستند و در صورتی که آنها را با ایمیل خود گیج نکنید از شما متشکر خواهند بود.

23. برای محتوا از لینک استفاده کنید.

از طریق قرار دادن لینک و اتصال محتوای خود به اطلاعات پس‌زمینه‌ای طولانی‌تر، ایمیل خود را کوتاه نمایید.

24.  گزارش اختصاصی را پیشنهاد کنید.

هنوز هم گزارش‌های خاص با خود یک تن وزن را حمل می‌کنند، و خوب است که از آنها بخواهید تادر زمانی مشخص به شما پاسخ دهند.

25. زبان خاص را بدانید.

سرویراستاران یا تولید کنندگان دارای زبان خاص خود هستند. تمام سعی خود را بکنید تا با آنها از طریق زبان خودشان صحبت کنید.

26. خشک و بی روح بودن نباشید.

 وقتی می خواهید کالای خود را تبلیغ کنید یا خبری از کسب و کار خود را به دست اهلش بسپارید، تعارف و رسمی بودن را کنار بگذارید. این تفکر غلط است که همه جا باید رسمی بود و رسمی رفتار کرد.

عده ای هستند که تمام وقت خود را برای تنظیم و آماده سازی چند خط ایمیل یا گزارش برای معرفی خود و کسب و کارشان اختصاص می دهند. این متن ها آن قدر غیرجذاب، کسل کننده و رسمی هستند که نه تنها خبرنگاران را به انداختن آنها در زباله ترغیب می کنند بلکه مردم عادی را نیز به این کار تشویق می کنند.

نیمی از خبرنگارانی که در نظرسنجی MuckRack شرکت کرده اند می گویند به دلیل سرد و بی روح بودن اخباری که از کسب و کارها به دستشان می رسد، آنها را دور می ریزند.

یکی از اصلی ترین علل دفع چنین اخباری این است که خبرنگاران وقتی چنین گزارش هایی را می بینند تصور می کنند آن را بسیاری از همکاران دیگرشان پوشش داده اند و چیز نو و خلاقانه ای هم در آن وجود ندارد که به آن پرداخت؛ چرا که اخبار مربوط به فروش و کسب و کار می بایست آنچنان کشش و جذابیتی در متن داشته باشند که بتوانند در تیترهای اول جای بگیرند و خواننده را جذب کنند.

همیشه به یاد داشته باشید در بحث کسب و کار، هدف اصلی درست کردن یک تبلیغ نیست بلکه ایجاد حس مثبت و تشویق در خریدار یا خواننده هم است. تسخیر گوش و چشم خواننده یا خریدار نیمی از راه تجارت است.
در این مورد تلاش کنید موارد زیر را رعایت کنید:

- خبرنگاری که خبر خود را به دستش می سپارید را خوب بشناسید. همیشه شناختن اهالی رسانه و کار کردن با آنها بهترین راه برای تبلیغ است. سعی کنید با چند تن از خبرنگاران و سردبیران آشنا شوید و با آنها کار کنید. تلاش کنید مواردی از اصول خبرنویسی بخصوص در موضوع تجارت را یاد بگیرید. سعی کنید اصول صحبت کردن و مکاتبه با اهالی رسانه را نیز بیاموزید چون به دردتان می خورد.

- به شبکه های اجتماعی و مجازی دسترسی پیدا کنید. اتصال به شبکه های اجتماعی در واقع دروازه ارتباط با خبرنگاران و رسانه هاست. سعی کنید در شبکه های اجتماعی فعال باشید، لایک کنید و لایک بگیرید؛ به اشتراک بگذارید و مطالب به روز در صفحه خود بگذارید.

به یاد داشته باشید در حال حاضر شبکه های اجتماعی اولین جایی است که بسیاری از مردم بخصوص خبرنگاران، با شما و کسب و کارتان آشنا می شوند. همیشه شبکه های اجتماعی را جدی بگیرید و در مورد آنها به روز باشید. به یاد داشته باشید هر چیزی که در شبکه های اجتماعی وارد می شود به طیف وسیعی از مخاطبان خواهد رسید.

- روش های بازی در شبکه های اجتماعی را یاد بگیرید. هم اکنون عصر، عصر دنیای دیجیتال، شبکه های اجتماعی و خلاصه نویسی است. مردم فرصت ندارند در این شبکه ها مقاله بخوانند. اصل مطلب خود را به طور خلاصه بنویسید تا دیگران نیز به آن توجه کنند و آن را به اشتراک بگذارند.

- مودب باشید. همیشه سعی کنید ادب را در گفتار و کلامتان حفظ کنید. از کسانی که نوشته شما یا گزارشتان را می خوانند تشکر کنید واز بابت وقتی که برای شما و کسب و کارتان گذاشته اند قدردانی نمایید.

27. آمادگی داشته باشید.

 اگر می‌خواهید شنیده شوید،‌ آمادگی پرسش‌های پس از آن را داشته باشید. بسیاری از شرکت‌ها خبری را از دست می‌دهند زیرا آمادگی پایان دادن به آن را ندارند.

28. تعالی سازی خبر

تعالی سازی خبر، فرآیندی است که شما ایده ها و یا زاویه دید خودتان را در اخبار روز تزریق می کنید و این کار به گونه ای انجام می شود که شما می توانید پوشش خبری را برای خودتان یا کسب و کارتان دریافت کنید.

راه جدید برای دسترسی به افراد در رسانه ها استفاده از روابط عمومی درونی است. اینکه شما محتوایی را تولید کنید که خبرنگاران به دنبال آن می گردند تا از آن داستان های خبری برای مخاطبان خود بنویسند. این تکنیک را تعالی سازی خبر می گویند.

29. به فرآیند اعتماد کنید.

خبرنگارانی را به یک تیم روابط عمومی بیافزایید که می توانند همکاری های استراتژیک را با مشتریان گسترش دهند و به یک تیم در رسیدن به بینش هایی در خصوص گستره رسانه ای، خبرنگاری و چشم انداز نشر کمک کنند. اما این مانند تغییر جریان نیست بلکه در مسیر خود به طور منظم حرکت کنید، مکالمه های خود را باز کنید، از چند نفر در سازمان درخواست کنید که چطور می توانید کاری کنید که همه چیز بهتر کار کنند و با تک تک مشتریان خود صحبت می کنند. این گشودگی به اعتماد و همکاری ها عمق می بخشد و به شما کمک می کند که به مجموعه جامعه کسب و کارتان، تیم خود، مشتریان و خود رسانه دست یابید.

30. لوازم بصری از اهمیت خاصی برخوردار هستند.
رسانه ها به لوازم بصری اهمیت می ده.د. برای مطبوعات، عکس و برای تلویزیون صحنه ها، از نکاتی هستند که نقش مهمی در تهیه خبر دارند. سعی کنید اطلاعاتی را که ارایه می کنید با معنا، با کیفیت و با لوازم بصری همراه باشد.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)